Wat is het stelsel van gelden ter goede rekening?
Imprest-systeem is een soort financieel boekhoudsysteem dat is ontworpen voor het volgen en documenteren van hoe contant geld is gebruikt. Het meest voorkomende voorbeeld is een systeem van kleine kassa's dat elke kleine transactie in contanten registreert om een evenwicht in het fonds te behouden dat gelijk is aan het totaal aan kleine contante ontvangsten en extra contanten dat in het fonds overblijft.
Voorbeelden
Een Ltd probeert een reserve te creëren voor het aanhouden van al zijn kleine contante transacties. Als administratieve afdeling van A ltd, begeleidt u hetzelfde met de formele procedures met behulp waarvan het een klein kasfonds kan creëren. Een systeem van gelden ter goede rekening is een van de meest voorkomende vormen van een systeem van gelden ter goede rekening dat wordt gebruikt om kleine transacties vast te leggen in tijden dat het voor de gebruikers lastig of onpraktisch is om de cheques te schrappen.
Kleine geldrekeningen houden gewoonlijk een vooraf bepaald bedrag aan contanten bij dat kan worden gebruikt voor verschillende doeleinden, zoals het vergoeden van de uitgaven van werknemers, het betalen van kleine uitgaven, enz. Een Ltd kan een klein kasgeldfonds creëren door alle de hulp van de volgende stappen-
- Een vooraf bepaald bedrag aan contanten wordt toegewezen voor het creëren van een klein kasfonds. Deze rekening wordt apart geregistreerd in het grootboek van een organisatie.
- In de volgende stap moet het bedrijf al zijn nominale uitgaven die met contant geld worden betaald, identificeren en ze dienovereenkomstig allemaal in het systeem documenteren met bonnen.
- Om een vooraf bepaald saldo te behouden, moet het bedrijf van tijd tot tijd zijn kleine kasfonds aanvullen.
- Het bedrijf moet het kleine kasfonds regelmatig controleren, zodat er geen mogelijkheid is van enige discrepantie tussen het verwachte geldbedrag en het werkelijke geldbedrag.
- De administratieve afdeling moet een gepast onderzoeksproces voeren in het geval dat zij discrepanties constateert.
Voordelen van het stelsel van gelden ter goede rekening
# 1 - Opsporing van fraude
Het systeem van gelden ter goede rekening elimineert de mogelijkheden van ongeoorloofde besteding, aangezien de middelen bestemd zijn voor vooraf bepaalde doeleinden. Dit maakt op zijn beurt het volgen van uitgaven en het melden van discrepanties veel gemakkelijker, wat uiteindelijk helpt bij het opsporen en eerder elimineren van de mogelijkheden van fraude.
# 2 - Minder fouten
De kassamedewerker beoordeelt het kleine kasboek met regelmatige tussenpozen, en in het geval dat er een fout of fouten zit, kan hetzelfde gemakkelijk worden opgespoord en verholpen.
# 3 - Regulering van kleine uitgaven
Kleine uitgaven worden beheerd met de vastgestelde limieten van het voorschotsysteem, waardoor het voor de kleine kassier bijna onmogelijk is om meer uit te geven dan het kleine geld dat op de rekening beschikbaar is.
# 4 - Vermindert de last van de hoofdkassier
Het kleine kasboek ontlast zowel het kasboek als de hoofdkassier van de last van het opnemen van kleine en nominale uitgaven.
# 5 - Eenvoudige en snelle methode
In vergelijking met andere methoden is dit veel te snel, eenvoudig, toegankelijk en handig tegelijk. De methode kan snel worden gebruikt om de aankopen van werknemers te financieren. Het is een van de beste methoden die bekend zijn om nominale aankopen te doen.
# 6 - Gemak in verzoening
De afstemming van het kleine kasboek is ook eenvoudig en ongecompliceerd.
Nadelen van gelden ter goede rekening
# 1 - Verouderd systeem
Het kleine kasboek is een grotendeels verouderd en inefficiënt systeem en voldoet niet aan de behoeften en verwachtingen van de huidige vereisten van het bedrijf. Nu zijn er betere alternatieven zoals prepaidkaarten beschikbaar bij de bedrijven die specifiek zijn ontworpen met het oog op de huidige behoeften en vereisten.
# 2 - Onhandig voor grotere uitgaven
Een van de grootste nadelen van het gebruik van een systeem van gelden ter goede rekening is dat het voor grotere uitgaven veel ongemak veroorzaakt. Het systeem is zeer compatibel en handig voor kleinere uitgaven, terwijl het tegenovergestelde is voor grotere uitgaven.
# 3 - Boekhoudkundige fouten
Aangezien er geen secundair documentatiesysteem is om de nominale contante uitgaven te volgen, kan de kans op boekhoudkundige fouten in het kleine kassasysteem niet worden ontkend.
# 4 - Te hoge uitgaven
Als de uitgavenlimieten niet voor elke nominale transactie worden vastgesteld, kan een organisatie zelfs het risico lopen te veel aan aankopen te besteden.
# 5 - Diefstal
Als er geen passende controles zijn, kan de kleine geldrekening van het bedrijf door werknemers worden misbruikt en zal het moeilijk worden om erachter te komen wie het geld heeft opgenomen.
# 6 - Verduistering
Bij gebrek aan adequate controles is de kans groot dat hetzelfde wordt verduisterd door de werknemers van het bedrijf, aangezien kleine liquide middelen een soort liquide middelen zijn.
Belangrijke punten
- Gewoonlijk worden kleine geldmiddelen gecontroleerd door bewaarders die helpen bij het afhandelen van de rekeningen en contant geld uitdelen aan de werknemers van het bedrijf. In ruil daarvoor levert deze laatste kwitanties die volledig bedrijfsgerelateerd zijn.
- Kleine geldmiddelen worden gevormd met een vooraf bepaald bedrag, en hetzelfde wordt dienovereenkomstig opgenomen in het grootboek van de entiteit.
- De administratieve afdeling van een organisatie is belast met de verantwoordelijkheid voor het bijhouden van het kleine kasboek.
- Alle uitgaven die uit het kleine geld worden betaald, moeten noodzakelijkerwijs samen met de ontvangsten worden gedocumenteerd.
- Systeem van gelden ter goede rekening kan ook worden gebruikt om de loonlijst, dividenden, incentives, bonussen, beloningen en reiskosten van werknemers te dekken.
Conclusie
- De kleine kasrekening is een veelgebruikt systeem van gelden ter goede rekening waarin nominale uitgaven worden geregistreerd. Het kleine kassasysteem is een eenvoudige en gebruiksvriendelijke methode waarmee alle uitgaven kunnen worden aangevuld. Het bovengenoemde systeem kan een organisatie op tal van manieren helpen.
- Organisaties kunnen een systeem van kleine kassa's gebruiken voor het verminderen van fouten, het elimineren van fraude, het beheersen van kleine uitgaven, het verminderen van de last van de senior kassamedewerkers, enzovoort.
- Maar de gebruikers van het systeem van gelden ter goede rekening moeten zich ook bewust zijn van de vele nadelen ervan, zoals de kans op diefstal, verduistering, te hoge uitgaven, enz., En die nadelen dienovereenkomstig gebruiken. De organisaties moeten daarom een reeks beleidsregels opstellen die dicteren hoe met contant geld moet worden omgegaan om alle bijbehorende problemen te vermijden.
