Sjabloon voor het bijhouden van donaties - Gratis download (ODS, Excel, PDF en CSV)

Andere versies

• Excel 2003 (.xls)
• OpenOffice (.ods)
• CSV (.csv)
• Portable Doc. Formaat (.pdf)

Gratis sjabloon voor het bijhouden van donaties

De sjabloon voor het bijhouden van donaties is een eenvoudig sjabloon waarmee organisaties de ontvangen donaties kunnen bijhouden. Het wordt onderhouden door alle organisaties die donaties ontvangen.

Over de sjabloon

• De sjabloon is eenvoudig. U moet de personen die de donaties schenken en de betalingswijze bijhouden. Het totale bedrag is ook een indicator van de totale donatie die voor het jaar is ontvangen.
• Veel grote organisaties ontvangen donaties voor het werk dat ze doen. Het is van vitaal belang om de relevante gegevens van de persoon die doneert en ook het beroep van de persoon te bewaren. Er zijn verschillende gevallen geweest waarin illegaal geld naar liefdadigheidsinstellingen wordt gestuurd om ze er legaal uit te laten zien.
• Belastingdienst en overheidstoezicht houden nauwlettend in de gaten welke schenkingen de organisaties binnenkomen. Al het ontvangen geld wordt intensief onderzocht en elk vermoeden kan leiden tot ernstige onderzoeken en zelfs gevangenisstraf van het goede doel, en ook van de persoon die doneert.
• In het bovenstaande sjabloon worden de juiste gegevens van de donateur bijgehouden. Als de donatie uit een ander land komt, kan de organisatie een andere kolom als land toevoegen.
• Elk record van de transactie moet op de juiste manier door de organisatie worden bijgehouden om zichzelf te beschermen tegen zware kosten. Hier in dit sjabloon is de naam van de donateur het eerste criterium. Het is essentieel omdat de organisatie, zonder naam, de donatie niet zou moeten accepteren.
• De bezigheid van de persoon die geld schenkt, is ook significant. Men moet de bron van inkomen voor de persoon grondig controleren. Als de persoon geld verdient uit illegale bronnen, wordt dat geld niet geaccepteerd in de vorm van donatie.
• De organisatie dient na te gaan of de donateur zich heeft laten registreren als belastingplichtige. Meestal doneren mensen om zichzelf te redden van hogere belastingen. Belastingbesparing is een essentiële drijfveer voor donaties, dus belastingnummers moeten op de juiste manier worden geregistreerd door de organisatie van de persoon die doneert.
• Het contactnummer is ook een essentieel communicatiemiddel. Een organisatie kan het adres ook bewaren als referentie voor de toekomst. De organisatie moet controleren of het adres en de telefoonnummers kloppen.
• De schenking kan op verschillende manieren worden gedaan. Een donatie in contanten is zeer riskant en er moet een goede administratie worden bijgehouden. De organisatie moet alle soorten betalingen op de juiste manier onderhouden en deze moet beschikbaar zijn met de juiste referentie in geval van een audit.
• De totale schenking van de maand en het jaar zal de organisatie helpen om hun uitgaven dienovereenkomstig te plannen. Als de organisatie de gegevens van alle donaties van voorgaande jaren bewaart, kan de organisatie gemakkelijk een analyse maken van het geld dat ze het komende jaar kunnen verwachten, zodat de uitgaven dienovereenkomstig kunnen worden gepland.

Hoe deze sjabloon voor het bijhouden van donaties gebruiken?

Deze sjabloon is gemakkelijk te gebruiken. De organisatie moet de naam, het adres, het belastingnummer en het PH-nummer van de donateur invullen. In het donatietype ziet u een vervolgkeuzelijst en moet u een van de onderstaande opties selecteren:

1. Contant geld
2. Controleren
3. Overschrijving

Het is een cruciale stap, omdat dit de organisatie zal helpen om de instroom bij te houden, die na het jaareinde moeilijk te volgen zal worden. De volgende kolom is de maand. Deze kolom is ook een vervolgkeuzelijst, de organisatie moet een maand selecteren uit de onderstaande opties;

1. JAN
2. FEB
3. MAR
4. APR
5. MEI
6. JUN
7. JUL
8. AUG
9. SEP
10. OKT
11. NOV
12. DEC

Het bedrag moet afzonderlijk worden ingevuld. Zodra het bedrag is gevuld, wordt in de laatste kolom de volledige donatie voor het jaar gegooid. Deze sjabloon is eenvoudig te hanteren, maar is erg belangrijk voor controledoeleinden. Een organisatie zal bij het opstellen van dit sjabloon de grootst mogelijke aandacht moeten besteden. Alle details moeten worden gevalideerd voordat u binnengaat. Elke verkeerde invoer zal tijdens de audit moeilijk te verwerken zijn.