Wat is fondsadministratie?
Fondsboekhouding is een methode die wordt gebruikt door non-profitorganisaties en overheden voor de verantwoording van fondsen of subsidies die zijn ontvangen van individuen, subsidieautoriteiten, overheden of andere organisaties, enz. Die beperkingen of voorwaarden hebben opgelegd aan het gebruik van de fondsen van de subsidies ( voorwaarde kan worden geïmplementeerd op volledige fondsen of een deel van de fondsen volgens de donor).
Uitleg
In het geval van non-profitorganisaties (NPO) en overheden zijn de regels en vereisten voor financiële verslaglegging anders dan die andere organisaties, aangezien deze entiteiten niet winstgericht zijn. Daarom is de belangrijkste focus het volgen en valideren van de verschillende vormen van gebruik van de middelen die voor de entiteit beschikbaar zijn. De NPO's ontvangen twee soorten fondsen: de ene is de subsidie zonder beperking voor het gebruik ervan, en de andere zijn met enige beperking voor het gebruik van de fondsen. Daarom wordt het gebruikt voor de verantwoording van deze fondsen.
Daarom zorgt het voor de splitsing in de behandeling van beide soorten subsidies en biedt het traceerbaarheid tot het gebruik van fondsen met donorspecifieke beperkingen of voorwaarden.
Doelen
- Het fundamentele doel van de fondsadministratie is om afzonderlijke verantwoording af te leggen voor het fonds voor algemene doeleinden en het fonds voor specifieke doeleinden, zodat het bedrag kan worden getraceerd.
- Het houdt de uitgaven bij die voortvloeien uit fondsen en of het gebruik in een dergelijk veld in strijd was met die fondsen (voorwaarden die door de donor worden verstrekt).
- Het wordt gebruikt om de financiële toestand van de entiteit te evalueren en om betrouwbare financiële informatie over de entiteit te tonen voor financiële verslaggeving.
- Het biedt een gerechtvaardigde basis voor de uitgaven die zijn gedaan in het kader van de subsidie voor specifieke doeleinden die voor eventuele investeringsprojecten is ontvangen.
Hoe werkt de financiële administratie?
- Non-profitorganisaties of overheidsorganisaties gebruiken het. Het is een registratie van middelen die voor een bepaald doel van een donor zijn ontvangen. Er kunnen twee soorten fondsen zijn, de ene is beperkt en de andere is onbeperkt. Het beperkte fonds wordt gebruikt voor een bepaald doel, maar onbeperkte fondsen kunnen voor elk doel of voor algemene doeleinden worden gebruikt.
- De non-profitorganisatie hanteert dezelfde standaard als de profitorganisatie. Toch zijn de termen anders in organisaties zonder winstoogmerk, zoals in plaats van een winst- en verliesrekening op te stellen, maakt de NPO een betalings- en ontvangstrekening, een inkomsten- en uitgavenrekening en een balans.
- Betalings- en ontvangstrekening - Alle ontvangsten van het bedrag in een organisatie worden verantwoord aan de ontvangstzijde en alle uitgevoerde betalingen worden weergegeven aan de betalingszijde.
- Inkomsten- en uitgavenrekening - De non-profitorganisatie stelt een inkomsten- en uitgavenrekening op om het gebruik van middelen aan te tonen waaraan zij een toewijzing van het fonds hebben ontvangen. Als het ontvangen inkomen meer is dan de gemaakte kosten, wordt het een eigen risico genoemd en als de uitgaven meer zijn dan het inkomen, wordt het een tekort genoemd.
- Een balans van een overzicht van de financiële positie - de balans is van de non-profitorganisatie is hetzelfde als een winstgevende organisatie. Het toont de waarde van activa en passiva van een vzw.
Voorbeeld
- Een school werkt als een non-profit organisatie. Het heeft een schenking ontvangen voor de reparatie van het gebouw. Ook ontvingen ze geld van een bedrijf om studenten van lekker eten te voorzien. De school ontving ook een schenking voor algemene doeleinden, niet voor een specifiek doel.
- Nu wordt donatie voor reparatie alleen gebruikt voor reparatie van gebouwen. Totdat de uitgave zich niet voordoet, wordt die schenking apart gehouden. Dezelfde donatie die voor voedsel wordt ontvangen, wordt alleen voor dat doel besteed. Maar donaties die voor algemene doeleinden worden ontvangen, kunnen voor elk doel worden gebruikt, zoals voor het salaris van leraren, schoolkosten, enz.
Fondsadministratie versus niet-fondsadministratie
- Fund accounting wordt gebruikt door non-profitorganisaties en de overheid. Het wordt ook gebruikt door portefeuillebedrijven en in de zakenbankieren.
- Niet op fondsen gebaseerde boekhouding heeft geen betrekking op fondsen of contanten. Het behandelt obligaties, kredietbrieven, enz.
- Bij de fondsadministratie kunnen specifieke fondsen worden gebruikt voor het doel waarvoor ze zijn ontvangen. Een algemeen fonds kan worden gebruikt voor de administratie van een organisatie.
- In een niet-fondsorganisatie wordt de bedrijfsentiteit volledig als een afzonderlijk bedrijf behandeld.
- Financieel overzicht omvat betalings- en ontvangstrekening, inkomsten- en uitgavenrekening en balans.
- Financiële overzichten van niet-fondsenboekhouding omvatten handelsrekening, winst- en verliesrekening en balans.
Voordelen
- Het maakt een onderscheid tussen fondsen voor specifieke doeleinden en fondsen voor algemene doeleinden.
- Het verdeelt fondsen afhankelijk van het doel van het fonds dat door de wet wordt bepaald of de donor op het moment dat een subsidie wordt verstrekt. Door fondsen te verdelen, helpt het bij het budgetteren en projecteren van fondsen voor toekomstige doeleinden.
- Dit vereist het opstellen van een ontvangstbewijs en een betaalrekening waarop de rekeningen laten zien hoeveel bedrag er in een jaar of in een bepaalde periode is verzameld en hoeveel bedrag er in een bepaalde periode is betaald. En hoeveel bedrag staat er nog in een fonds?
Nadelen
- Het wordt een uitdaging om het bedrag in afzonderlijke fondsen te houden, waardoor het moeilijk is om het bedrag van het algemene fonds te scheiden van een specifiek doelfonds.
- De rekening geeft niet de werkelijke en werkelijke waarde van het fonds weer. Soms verduistert een non-profitorganisatie het fonds door het gebruik van contanten op te nemen.
- Soms leidt het tot overmatige besteding van een fonds, maar tot minder controle over het fonds; meestal gebeurt het in overheidsorganisatie.
- De fondsadministratie biedt geen kwaliteitsanalyse voor de prestaties van de NPO of overheidsentiteit. Het richt zich alleen op de boekhouding van de verschillende fondsen.
- Met de toename van soorten subsidies of fondsen en het beheer van verschillende verantwoordingsplicht, wordt de boekhouding en het volgen van de fondsen uiteindelijk te gecompliceerd.
Conclusie
Fondsboekhouding biedt essentiële boekhoudmethoden voor de non-profitorganisatie en regeringen om hun fondsen en subsidies van andere partijen te registreren (elke subsidie - subsidie voor algemene doeleinden of specifieke doeleinden). Het legt verantwoording af over de geregistreerde fondsen en transacties tegen haar met de wettelijke verplichtingen die van toepassing zijn op de entiteiten. Helpt de auditors door traceerbaarheid te bieden naar de verschillende fondsen of subsidies die van de donoren zijn ontvangen en de transactie of uitgaven die het management tegen die fondsen heeft gedaan.
