Wat is interne controle in de boekhouding?
Interne controle in de boekhouding verwijst naar het proces waarin het bedrijf verschillende regels, beleidslijnen of de procedure toepast om de juistheid van de informatie over de boekhouding en financiën te waarborgen, de verschillende activa van het bedrijf te beschermen, de verantwoordingsplicht in het bedrijf te bevorderen en het voorkomen van de fraude in het bedrijf.
Voorbeeld van interne controle in de boekhouding
- De bescherming van het geld van het bedrijf is een must in vergelijking met de andere activa, omdat ze gemakkelijker kunnen knoeien. Van de totale activa van het bedrijf is contant geld het meest cruciale bezit dat gemakkelijk in het bedrijf kan worden gestolen, vooral door de persoon die het beheert. Daarom moet het door het bedrijf worden toegepast ter bescherming van contanten van een entiteit.
- Een bedrijf kan verschillende soorten interne controle onderbrengen bij de kassa-afdeling. Allereerst kan het bedrijf een beroep doen op het systeem van functiescheiding bij de kassa. Hierbij kan het van de klant ontvangen geld en het opnemen in het boekhoudsysteem door verschillende personen worden gedaan. Het betekent dat verschillende medewerkers op de kassa-afdeling worden toegewezen voor verschillende activiteiten.
- Bovendien kan een entiteit meer controlesystemen plaatsen. Zeker een bedrijf dat op grote schaal werkt, waar ze meer medewerkers kunnen aanstellen binnen de keten van het geld, zoals aparte medewerkers voor het incasseren van geld, voor het storten van contant geld op de bank en het bijhouden van de administratie in het boekhoudsysteem.
- Met behulp van eenvoudige functiescheiding voeren medewerkers hun taken naar behoren en individueel uit. Het zal uiteindelijk helpen bij het voorkomen van fraude en fouten, aangezien een enkele persoon niet in staat zal zijn om het geld te stelen en minder bedragen aan kasontvangsten in een boekhoudsysteem vast te leggen. Als iemand het probeert, zal een andere medewerker het weten en rapporteren aan de directie van het bedrijf.
Voordelen
De verschillende voordelen zijn als volgt:
- Het zorgt voor de juiste boekhouding van alle transacties van het bedrijf.
- Als er een goede interne beheersing in de organisatie wordt aangebracht, leidt dat tot een vlotte werking van de organisatie en een optimale benutting van de middelen van het bedrijf, waardoor misbruik van de middelen wordt verminderd.
- Het helpt bij het voorkomen van financiële onregelmatigheden in het bedrijf. Als er iets gebeurt, helpt het, als de juiste controles aanwezig zijn, om ze te detecteren en zo snel mogelijk te corrigeren.
- Ze helpen het bedrijf bij het efficiënt en effectief implementeren van het beleid van het management en helpen daarmee bij het bereiken van de verschillende doelen van het bedrijf.
- Met behulp van een dergelijke controle in de organisatie kan het personeelswerk via de manier van werkverdeling goed over de verschillende personeelsleden goed en wetenschappelijk worden geregeld, wat leidt tot een efficiënte en effectieve werking van het personeel en de morele druk op hen legt.
- De kans op niet-naleving van de verschillende wettelijke wetten neemt af, waardoor de kans op de verschillende rechtszaken kleiner wordt.
Beperkingen
- Aangezien de mens betrokken is bij het plaatsen van de interne beheersing in het bedrijf, kunnen daarbij menselijke fouten optreden. Vaak krijgt de persoon die de leiding heeft over het implementeren van de controle niet het juiste begrip van de controle en het doel ervan, of vergeet hij de juiste stap te volgen, die misschien niet het doel van de hele controle vervult. In deze situaties wordt het moeilijk om het juiste interne controlesysteem in de organisatie op te zetten.
- Vaak is de systeembesturing niet op de juiste manier ontworpen, is er onvoldoende scheiding van de taken en is het mensen toegestaan zich te mengen in het werk van anderen. In die gevallen heeft het een negatief effect op de prestaties van het personeel.
- Vaak moet het bedrijf aanzienlijke kosten maken voor de implementatie van de juiste interne controle in de organisatie, wat problematisch wordt voor de zorgen, vooral voor degenen die een kleinschalig bedrijf hebben.
Belangrijke punten
Enkele essentiële punten zijn:
- Een bedrijf kan verschillende regels, beleidslijnen of procedures hanteren als proces. Dit proces dat zorgt voor de juistheid van de boekhouding en financiën, het beschermen van de activa van het bedrijf, het bevorderen van verantwoording in het bedrijf en het voorkomen van fraude in het bedrijf, staat bekend als de 'interne controle'.
- Met behulp van dergelijke controles kan het werk goed en wetenschappelijk worden gereguleerd door de manier van werkverdeling tussen werknemers. Deze controles zullen leiden tot een efficiënte en effectieve werking van het personeel en de morele druk op hen leggen.
- Er is een andere beperking, waaronder de kans op menselijke fouten, aangezien er de betrokkenheid van de mens is bij het plaatsen van de interne controle in het bedrijf, onvoldoende ontwerp, enorme kostenbetrokkenheid, enz.
Conclusie
Dus, in het geval van de interne controle, past het bedrijf verschillende regels, beleidslijnen of procedures toe met als doel de verschillende activa van de organisatie te beschermen, de operationele efficiëntie te bevorderen, de boekhoudkundige gegevens te controleren en de verschillende beleidslijnen en procedures te volgen zoals voorgeschreven door de directie van het bedrijf.
Aanbevolen artikelen
Dit is een leidraad geweest voor wat interne controle is en wat de definitie ervan is. Hier bespreken we een voorbeeld van interne controle in de boekhouding, samen met voordelen en beperkingen. U kunt meer leren over boekhouden in de volgende artikelen -
- Interne audit versus externe audit
- Interne audit
- Lijst met controlewerkzaamheden
- Boekhoudkundige controles
