Wat is de volledige vorm van GL?
De volledige vorm van GL is General Ledger. Het kan worden gedefinieerd als de boekhouding waarin grootboekposten worden geregistreerd. Het biedt een uitgebreid en systematisch overzicht van alle geldtransacties van een organisatie dat wordt gebruikt bij het opstellen van financiële overzichten en het evalueren van het algehele financiële welzijn van een organisatie door gebruikers toe te staan naar het bredere plaatje te kijken.
Classificatie
GL kan als volgt worden ingedeeld:
- Onkostendeclaraties: dit type grootboek wordt gebruikt voor het registreren van alle uitgaven die door een organisatie zijn gemaakt. Huurrekening, elektriciteitsrekening, etc. zijn voorbeelden van een onkostennota.
- Kapitaalgrootboeken: dit type grootboek wordt gebruikt voor het registreren van transacties over kapitaal dat is geïntroduceerd of onttrokken aan een organisatie.
- Inkomensgrootboeken: dit type grootboek wordt gebruikt voor het registreren van alle soorten inkomsten die door een organisatie zijn verdiend en opgebouwd. Ontvangen rente, verkopen enz. Zijn voorbeelden van een inkomensgrootboek.
- Aansprakelijkheidsadministratie: dit type grootboek wordt gebruikt voor het registreren van alle soorten schulden van een organisatie. Schuldeisers, leningen, crediteuren, enz. Zijn voorbeelden van passiva-grootboeken.
- Activa- grootboeken : dit type grootboek wordt gebruikt voor het registreren van alle soorten activumgerelateerde informatie. Bank, contanten, debiteuren, meubels, machinerekeningen, enz. Zijn voorbeelden van een vermogensboekhouding.
Hoe werkt het?
De accountants gebruiken een grootboek voor het opslaan en organiseren van financiële informatie die wordt gebruikt voor het maken van de financiële rapporten van een organisatie. Alle financiële transacties van een organisatie worden geboekt op hun speciale subgrootboekrekeningen. Deze transacties worden vervolgens samengevat en gebruikt voor het opstellen van een proefbalans, die fungeert als een rapportage voor het saldo van elke grootboekrekening. De accountant controleert vervolgens de proefbalans om vast te stellen of er fouten zijn en past deze aan door de nodige journaalboekingen te boeken. De accountant neemt vervolgens de aangepaste proefbalans in gebruik voor het genereren van de financiële rapportages van een organisatie.
Voorbeeld
ABC Limited handelt in meubels. Het heeft op 10 januari 2020 tien meubelstukken voor $ 200 per stuk verkocht aan zijn winkelier voor contant geld. Boek de grootboekposten voor ABC Limited betreffende de bovengenoemde transactie.
Antwoord
De hierboven geboekte boekingen, dwz geld- en verkoopboekingen, worden respectievelijk op de geld- en verkooprekening geboekt. De geld- en verkooprekening voor ABC Limited zijn-
Behoefte aan GL
Het is nodig om de volgende redenen:
- Het helpt bij het identificeren van fraude.
- Helpt gebruikers om fouten en fraude te minimaliseren of te elimineren.
- Hiermee kunnen gebruikers abnormale transacties onmiddellijk stoppen.
- Het grootboek helpt de gebruikers om hun proefbalans te voltooien.
- Het geeft een nauwkeurig overzicht van zakelijke transacties.
- Grootboeken maken het indienen van aangiften inkomstenbelasting gemakkelijk voor de gebruikers, omdat ze onkosten hebben gemaakt en inkomsten allemaal op één plek hebben verdiend.
- Met het grootboek kunnen gebruikers hun kritische financiële overzichten samenstellen met een resultatenrekening, kasstroomoverzichten en balansen. Zo helpt het bij de evaluatie van winstgevendheid, liquiditeit en financieel welzijn als geheel.
Grootboek versus algemeen dagboek
Het verschil is als volgt:
- Definitie: Grootboek kan worden gedefinieerd als een rekening die wordt gebruikt voor het sorteren, opslaan en samenvatten van de financiële transacties van een organisatie, terwijl een algemeen dagboek kan worden omschreven als een boekhouding waarin elke financiële transactie in chronologische volgorde wordt geregistreerd.
- Boekingsbasis: Boekingen worden geboekt op basis van de rekeningen die worden beïnvloed, terwijl in een grootboekboeking wordt geboekt op basis van chronologische volgorde.
- Boekingspunt: een algemeen dagboek is het eerste invoerpunt, terwijl een grootboek het tweede invoerpunt in de boekhouding is voor het registreren van een financiële transactie;
Voordelen
De voordelen zijn als volgt:
- Het grootboek helpt bij het leren van het financiële welzijn van een organisatie op elk moment in de tijd.
- Het fungeert als inzicht in de transactie van een bedrijf. Met het grootboek kunnen de auditors een diepe duik nemen in het leren van de werking van een organisatie.
- Een gedetailleerde analyse van grootboeken stelt de auditors van een organisatie in staat om een diep inzicht te krijgen in het welzijn van een organisatie.
- Het grootboek vergemakkelijkt ook BRS- of bankafstemmingsoverzichten, aangezien alle financiële transacties die bij een bepaalde bankrekening horen, op één plaats worden geregistreerd.
- De classificatiefactor stelt de organisatie in staat om de totalen van de debiteuren in één keer te bekijken.
Nadelen
De nadelen zijn als volgt:
- Duur en tijdrovend : het grootboeksysteem kan zowel erg duur als tijdrovend zijn. Een organisatie moet mogelijk accountants inhuren om hun transacties in het grootboek te boeken. Ook bij dit systeem komt veel werk kijken. Dat is de reden waarom de meeste kleine bedrijfsorganisaties moeite hebben om het GL-boekhoudsysteem te kiezen en te beheren.
- Foutengevoelig: een ander nadeel is dat het kan zijn dat deze zeer vatbaar zijn voor fraude en fouten. De mogelijkheid om fouten en vergissingen te maken is altijd hoog in een grootboek.
Conclusie
Zo stelt General Ledger (GL) de gebruikers van de jaarrekening in staat om naar het bredere plaatje te kijken. Het biedt een systematisch en zinvol overzicht van alle soorten financiële transacties van een organisatie, dat zeer nuttig is bij het opstellen van financiële overzichten. Het stelt gebruikers in staat om het financiële welzijn van een organisatie te evalueren. Het kan worden geclassificeerd als onkostenboek, activagrootboek, kapitaalgrootboek, inkomstengrootboek en passiva-grootboek.
