Wat is het debiteurenproces?
Het debiteurenproces bestaat doorgaans uit vier stappen, waarbij het bedrijf eerst moet beslissen over zijn kredietpraktijken voor klanten, ten tweede de facturering van de goederen die aan hen zijn verkocht, vervolgens het bijhouden van de ontvangen en nog te ontvangen betalingen en ten slotte het vastleggen van de rekeningen Vorderingenaldi door de boekhouding.
Debiteurenadministratie is een type rekening dat een bedrag vertegenwoordigt dat de organisatie van hun klanten ontvangt. De organisaties kunnen betrokken zijn bij de levering van goederen of diensten. De vergoeding voor een dergelijke levering kan worden ontvangen op het moment dat de transactie plaatsvindt of soms op een later tijdstip. Als de vergoeding op een latere datum wordt ontvangen, wordt dat bedrag in de periode tussen de datum van levering en betaling door de organisatie weergegeven als Debiteuren. Het maakt deel uit van de activa van de vennootschap en wordt doorgaans geclassificeerd onder vlottende activa.
Voorbeeld van debiteurenproces
ABC Pvt. Ltd. heeft op 15 februari 2019 goederen aan Mark Inc. verkocht ter waarde van $ 1.000, en het bedrijf heeft Mark Inc. gedurende 3 maanden krediet verleend en daarna zal een enkelvoudige rente van 2% maandelijks in rekening worden gebracht en als de betaling eerder dan 3 maanden is ontvangen, dan is 5% korting toegestaan.
Situatie # 1
Nu, zoals duidelijk is, begint dit proces pas als er op krediet werd geleverd. De voorraad moet worden verminderd met de geleverde hoeveelheid. Om de verkoop in boeken vast te leggen, moet een account met de naam 'Mark Inc.' moet in het systeem worden aangemaakt en de factuur moet worden opgesteld na vermelding van de overeengekomen voorwaarden.
De journaalboeking zou in de boeken worden doorgegeven als:
In de bovenstaande journaalboeking wordt Market Inc. onder debiteurengroepering als vlottende activa in de balans weergegeven totdat de betaling is ontvangen. En geboekte verkopen worden weergegeven onder een resultatenrekening.
De totale kasstroom is in deze situatie nul, aangezien de levering op krediet is verricht.
Situatie # 2
Als de betaling is ontvangen vóór voltooiing van 3 maanden, laten we aannemen dat 15 april 2019, zoals overeengekomen, 5% korting wordt gegeven aan de klant en hetzelfde zou worden opgenomen in boeken door de journaalboeking door te geven als onder (3 accounts tegelijk raken)
Voor de bovenstaande vermeldingen,
- Bank / Cash - Nettobetaling wordt ontvangen na aftrek van korting.
- $ 50 - zijn de kosten voor het bedrijf dat wordt weergegeven in de resultatenrekening
= $ 1000 * 5%
= $ 50
- $ 1000 - De te ontvangen rekening is nul als het bedrag wordt gerealiseerd
De totale instroom van contanten in deze situatie zal $ 950 bedragen, aangezien de betaling eerder werd gerealiseerd na aftrek van de korting.
Situatie # 3
Als de betaling niet binnen 3 maanden is gerealiseerd, moet het bedrijf opvolgen door aanmaningen voor betaling te sturen, en stel dat het bedrag op 15 mei 2019 is ontvangen, dan wordt zoals afgesproken 2% maandelijkse rente van de klant in rekening gebracht. Het zou in boeken worden opgenomen door de journaalboeking door te geven als onder (3 accounts tegelijk raken):
Voor de bovenstaande vermeldingen,
- Bank / contant - De betaling zal worden ontvangen inclusief de in rekening gebrachte rente voor te late betaling
- $ 20 - Inkomen voor het bedrijf weergegeven onder de resultatenrekening
= $ 1000 * 2%
= $ 20 - $ 1000 - De te ontvangen rekening is nul als het bedrag wordt gerealiseerd
De totale instroom van kasmiddelen in deze situatie zal $ 1.020 bedragen, aangezien de betaling te laat is gerealiseerd, inclusief rente voor te late betaling.
Situatie # 4
Als de betaling gedurende een lange tijd niet wordt gerealiseerd of, laten we zeggen dat er geen zekerheid is om hetzelfde geheel of gedeeltelijk te ontvangen, dan wordt het bedrag dat wordt weergegeven als debiteuren beschouwd als oninbare vorderingen voor zover het bedrag niet wordt gerealiseerd. . (Oninbare vorderingen zoals de naam al aangeeft, de schulden of te ontvangen rekening die slecht wordt).
Stel dat in het bovenstaande voorbeeld, als Mark Inc. zegt dat ze insolvent worden en slechts 40% van het bedrag kunnen betalen, dan wordt de resterende 60% geboekt als kosten voor oninbare vorderingen en in boeken opgenomen, waarbij de journaalboeking wordt omzeild zoals onder gelijktijdig)
Voor de bovenstaande vermeldingen,
- Bank / Cash - Nettobetaling voor zover gerealiseerd
- $ 600 - Uitgaven voor het bedrijf weergegeven in de resultatenrekening of kunnen worden afgetrokken van de verkoop en de netto-omzet / -inkomsten worden weergegeven in de resultatenrekening.
= $ 1000 * 40%
= $ 400 - $ 1000 - Debiteuren (dwz de rekening van Mark Inc. in de boeken van een bedrijf) zullen nul zijn als een bedrag voor zover gerealiseerd wordt geboekt onder bank- / geldrekening en het bedrag voor zover niet-realiseerbaar wordt geboekt als oninbare vorderingen.
De totale instroom van contanten in deze situatie zal $ 400 bedragen, aangezien de resterende betaling werd omgezet in oninbare vorderingen.
Voltooiing van het debiteurenproces
Het eindigt wanneer het bedrag van de klant is ontvangen. Op basis van de trends in de branche leveren bedrijven meestal leveringen op krediet. Volgens de boekhoudprincipes moeten bedrijven dergelijke invorderbare bedragen opnemen als vorderingen. Hoe snel een bedrijf zijn vorderingen in contanten kan omzetten, geeft echter aan dat het bedrijf presteert. Daarnaast worden debiteuren gebruikt om verschillende ratio's te meten. Een van de kritische ratio's is de verhouding debiteuren / verkopen.
Bijvoorbeeld, als een bedrijf heeft een jaarlijkse omzet van $ 1.000.000. De vorderingen op de balansdatum bedragen $ 20.000. In dit geval zal de verhouding tussen debiteuren en verkoop van het bedrijf 20.000 * 100 / 1.000.000 zijn, dwz 2.
Als het bedrijf een lagere ratio heeft in vergelijking met de gemiddelde ratio van de branche, betekent dit dat een bedrijf het bedrag sneller van zijn klant kan terugkrijgen dan de anderen. Een lagere verhouding tussen debiteuren en verkopen is beter voor de liquiditeit van het bedrijf.
Conclusie
Het is duidelijk dat als het bedrijf een efficiënt debiteurenproces heeft, het een betere kaspositie heeft en een positieve invloed heeft op marketing, verkoop, klantenservice en de algehele activiteiten. Voor een snellere verwerking past het bedrijf meestal verschillende methoden toe, zoals kortingen aan klanten bij vroegtijdige betaling, uitbesteding en factoring van debiteuren. Het bedrijf kan een incassotraject altijd vroeg starten door herinneringen te sturen en kan de krediettermijn verkorten. Factoringdiensten kunnen worden gebruikt in gevallen waarin een onmiddellijke behoefte aan contanten ontstaat, aangezien het bedrijf zijn te ontvangen rekening met korting aan een andere partij verkoopt en onmiddellijk contanten krijgt. Ook realiseert de derde door uitbesteding namens het bedrijf betalingen van debiteuren en rekent een commissie voor zijn diensten.
