Wat is beheer bij uitzondering?
Beheer bij uitzondering is een bedrijfsbeheerstrategie die stelt dat managers en supervisors alleen oplossingen moeten onderzoeken, onderzoeken en ontwikkelen voor die kwesties waarbij er wordt afgeweken van vastgestelde normen, normen, bedrijfspraktijken of andere financiële doelen zoals winstafwijking, kwaliteitsproblemen, infrastructuurkwesties, enz. in plaats van alle routinematige bedrijfsactiviteiten te onderzoeken en te behandelen.
Uitleg
Management bij uitzondering is het systeem van het signaleren en rapporteren van een situatie aan het management alleen in het geval dat er een daadwerkelijke behoefte is aan personeel op managersniveau. Het basisdoel is managementtijd op de meest efficiënte en best mogelijke manier te gebruiken door ze alleen te betrekken als er een belangrijke afwijking is van de routineuze of normale bedrijfsresultaten.
Als gevolg hiervan hebben ze meer tijd om een belangrijke kwestie met grote verschillen te onderzoeken en kunnen ze hun best doen om het probleem te verfijnen, terwijl andere kleine zaken rechtstreeks door het lagere personeel kunnen worden afgehandeld. Het helpt het management om de hindernissen die besluitvorming vereisen op te sporen en weg te nemen en de best passende maatregelen te nemen. In dit systeem wordt het management voorzien van een beknopt, onveranderd vergelijkend volledig gedetailleerd rapport dat alle belangrijke aspecten van de kwestie omvat.
Hoe werkt het?
Beheer bij uitzondering werkt in de volgende fasen:
# 1 - Meetfase
Bij deze eerste stap van beheer bij uitzondering worden gegevens over bedrijfsactiviteiten verzameld en geëvalueerd, waaronder het meten van de prestaties van alle beschikbare inputs, variërend van inspanningen die worden gebruikt om doelen voor het bedrijf te bereiken, de optimalisatie ervan, de cashflow en de manier waarop financiële middelen worden gebruikt. gebruikt om diensten te verlenen of goederen te vervaardigen voor winst, gebruik en verspilling van grondstoffen en de economie ervan door aankoop, verwerking en opslag tot de levering van afgewerkte goederen.
Deze alle informatie omvat bijna alle factoren die worden gebruikt voor kwantificeerbare metingen, zoals het toepassen van standaarden voor de tijd, voorraadgegevens, balansgegevens, inspectieresultaten gereed product, beschikbare voorraad voor verkoop, gegevens over machinegebruik, vlottende activa, enz.
# 2 - Projectiefase
In deze fase worden de gebruikte metingen onderzocht die nuttig zijn om bedrijfsdoelstellingen te behalen. Op basis van historische gegevens worden projecties opgesteld door statistische kennis toe te passen zoals significantie, waarschijnlijkheid, vertrouwen, standaarddeviatie, steekproefomvang, correlatie. Hierna worden plannen ontwikkeld volgens de prognose. In het huidige scenario wordt een volledige prognosestrategie uitgebreid gecontroleerd op alle mogelijke resultaten, zoals procedures en bestaand beleid, bekwaamheid en toereikendheid van apparatuur en personeel, organisatiestructuur, enz. Indien nodig kunnen plannen worden gewijzigd.
# 3 - Selectiefase
In deze fase wordt, na een grondige screening van alle plannen, de beste geselecteerd en uitgevoerd. Dienovereenkomstig wordt het systeem overgenomen, dat volgens het management het beste is om de bedrijfsdoelstellingen te bereiken.
# 4 - Observatiefase
In deze fase worden de voortgang en prestaties van het geselecteerde proces en de strategie periodiek gemonitord. Het systeem moet eigenschappen bezitten zoals automatisch, betrouwbaar en adequaat. Adequaatheid betekent hier dat de gegevens nauwkeurig moeten zijn, die niet te groot en niet te klein zijn, maar dat ze voldoende moeten zijn om alle relevante informatie te bevatten.
# 5 - Vergelijkingsfase
In deze fase wordt de voortgang van het werk geëvalueerd en vergeleken met een vooraf ontworpen routekaart om eventuele afwijkingen te identificeren. Afhankelijk van de aard van de afwijking, wordt deze gecategoriseerd als grote afwijking, kleine afwijking of een andere klasse van afwijking.
# 6 - Actiefase
Op basis van de in de vergelijkingsfase geconstateerde afwijking worden verdere actiepunten ontwikkeld. Strategieën worden geïmplementeerd met als doel om de capaciteit en prestaties op het gewenste niveau te brengen of om eventuele wijzigingen in de prognose door te voeren om een optimale prestatie te garanderen.
Beheer door uitzonderingsvoorbeelden
Financieel voorbeeld: De Chief Financial Controller (CFC) van Henry Inc. houdt zich intensief bezig met gevarieerde werken, vergaderingen en andere opdrachten. Om de last van zijn werk te verminderen, heeft het management zich eenmaal na een grondige analyse ontwikkeld volgens gedefinieerde limieten waarbuiten materie moet worden gerapporteerd aan CFC en zijn voorafgaande goedkeuring vereist: -
ABP Verkopen en onkosten bedroegen $ 8,00.000 en $ 6,00.000, terwijl de werkelijke verkopen en onkosten $ 6,00.000 en $ 3,00.000 bedroegen. Bepaal of de kwestie moet worden gemeld aan CFC?
Oplossing:
- Opbrengst: De werkelijke opbrengst is $ 6,00.000, wat meer is dan 50% van ABP ($ 8,00.000 x 50%, dwz $ 4,00.000). Ook meer dan $ 5,00.000. Daarom zal deze materie niet aan CFC worden gerapporteerd omdat niet aan de voorwaarden wordt voldaan.
- Uitgaven: de werkelijke uitgaven bedragen $ 3,00.000, wat meer is dan 40% van ABP ($ 6,00.000 x 40%, dwz 2.40.000) en hadden ook de limiet van $ 2,50.000 overschreden, hier wordt de kwestie cruciaal en moet deze worden gerapporteerd naar CFC voor verdere analyse en besluitvorming voor correctie en afstemming met vastgestelde normen.
Beheer bij uitzondering versus passief beheer bij uitzondering
Actief beheer is bij uitzondering wanneer het management van tevoren actief is om met de situaties om te gaan, te assisteren bij problemen en real-time deelneemt aan alle activiteiten en in de gaten houdt wat zijn personeel doet om fouten te overwinnen voordat ze zich voordoen.
De tweede is passief beheer bij uitzondering, waarbij het beheer alleen wordt onderbroken als de gewenste doelen niet worden bereikt en de planning moet worden gewijzigd en corrigerende maatregelen vereist zijn. Deze methode treedt meestal alleen in werking als er zich een ongebruikelijke gebeurtenis voordoet. Elke methode heeft zijn eigen belang en men kan een van beide kiezen op basis van zakelijke vereisten.
Een passieve benadering is handig voor bedrijven met een ontspannen omgeving en voor medewerkers die hun rollen en verantwoordelijkheden begrijpen. Dit kan helpen om het moreel van het personeel te stimuleren en onafhankelijk te zijn. Hoewel een actieve benadering kan worden gebruikt door minder oplettende, nieuwkomers met minder personeel, een strengere organisatie, omdat ze stapsgewijze begeleiding nodig hebben om hun werk te voltooien.
Voordelen
- Het helpt bij het best mogelijke gebruik van de tijd, aangezien managers wordt gevraagd problemen alleen op cruciale niveaus op te lossen.
- Omdat managers vrij zijn van routinewerk, kunnen ze hun volle energie met geconcentreerde inspanningen aanwenden voor kritieke problemen.
- Vanwege de beperkte werkdruk kunnen managers een gedetailleerde analyse van het uit te voeren werk ondergaan.
- Managementactiviteiten en controle worden bij uitzondering vergroot door management.
- Het helpt om gemakkelijk toegang te krijgen tot trends uit het verleden en oud werk.
- Het voorspelt de managementkansen en problemen die zich in de toekomst kunnen voordoen.
- Bij dit proces zijn zowel kwalitatieve als kwantitatieve inspanningen betrokken.
- Het verlaagt de hoeveelheid financiële en operationele resultaten die door het management kunnen worden bekeken.
- Het helpt de ondergeschikte en ondergeschikte medewerkers om hun eigen ideeën uit te voeren om het gewenste doel te bereiken.
Nadelen
- Het is gebaseerd op resultaten uit het verleden waarmee huidige gegevens worden vergeleken. Dienovereenkomstig, als de gegevens uit het verleden niet juist zijn, kunnen er problemen zijn bij de huidige besluitvorming.
- Het heeft een gedetailleerd studie-, observatie- en rapportagesysteem nodig, dus het vereist een financieel analist die samenvattingen en rapporten maakt en deze aan het management presenteert, en vereist dus extra mankracht.
- Het systeem zal niet waarschuwen totdat het probleem zich voordoet, dwz het werkt als correctief in plaats van preventief.
- Het kan menselijk gedrag niet meten. Daarom soms moeilijk te implementeren.
Conclusie
Beheer bij uitzondering is een beheerstrategie die vereist dat het management zijn betrokkenheid alleen verzekert in het geval dat er geregistreerde afwijkingen zijn van de vastgestelde norm, normen en benchmarks. Het helpt indirect ook om het moreel van de werknemers te stimuleren, aangezien ze deel gaan uitmaken van de besluitvorming en het oplossen van problemen, die anders zouden zijn afgehandeld door personeel op managersniveau, wat indirect een gevoel van autoriteit en verantwoordelijkheid bij de werknemers geeft.
