Groepeer gegevens in Excel
Hoe meer gegevens u heeft, hoe meer verwarring het zal veroorzaken in het definitieve overzichtsblad. Als u bijvoorbeeld maandelijkse verkooprapporten van verschillende categorieën laat zien en als er te veel categorieën zijn, kunnen we niet de volledige weergave van de samenvatting in één vensterframe zien. Als de samenvatting meer dan één vensterframe overschrijdt, moeten we naar beneden of naar de andere maand scrollen om de cijfers van de andere maand te zien, dus in dergelijke gevallen is het een goed idee om de gegevens te groeperen. In dit artikel laten we u zien hoe u gegevens in Excel kunt groeperen.
Te veel regelitems in subcategorieën kunnen overweldigend zijn om te zien en erg complex om te lezen; dit vergroot de kans op verkeerd lezen. Het goede is dat Excel flexibel is, en we kunnen de gegevens naar de groep ordenen om een nauwkeurige samenvatting te maken door PLUS- of MINUS-tekens toe te voegen.
Hoe gegevens in Excel te groeperen?
Voorbeeld 1
Hieronder vindt u de samenvatting van het maandelijkse verkoopoverzicht voor verschillende categorieën van het bedrijf.
Zoals u hierboven kunt zien, konden we slechts een samenvatting van twee maanden zien in de weergave van één pagina. Om de samenvatting van andere maanden te zien, moeten we naar rechts op het blad scrollen om de andere resterende maanden te zien om de samenvatting te zien, maar door de gegevens te groeperen, kunnen we zien in een enkele paginaweergave zoals hieronder.
Oké, ik zal je laten zien hoe je het uiteenvallen van de subcategorie van de eerste maand groepeert.
- Stap 1: Selecteer kolommen die we moeten groeperen; in dit voorbeeld moeten we kolommen voor het opsplitsen van subcategorieën groeperen en het enige maandelijkse totaal zien, dus we moeten alleen kolommen voor subcategorieën selecteren.
- Stap 2: Nadat u de kolommen voor de groep hebt geselecteerd, gaat u naar het tabblad Gegevens; onder de overzichtscategorie van het tabblad Gegevens hebben we de optie "Groeperen".
- Stap 3: Klik op de vervolgkeuzelijst in Excel van "Groep" en kies opnieuw "Groep".
Zodra u de optie "Groeperen" selecteert, kunnen we zien dat de geselecteerde kolommen gegroepeerd zijn.
Klik op het "min" -pictogram om alleen het totaal van de maand "Jan" te zien.
- Stap 4: Selecteer op dezelfde manier de kolommen van de tweede maand "Feb" en groepeer de gegevens.
- Stap 5: Een tip hier is dat u niet elke keer op de optie "Groep" op het tabblad GEGEVENS hoeft te klikken; in plaats daarvan, als de groepering van de eerste maand voorbij is, selecteert u de kolom van de tweede maand en drukt u op F4 om de vorige taak nog een keer te herhalen.
Zoals dit herhaal, de stappen voor elke maand om de gegevens te groeperen.
Dus wanneer we de specifieke onderverdeling van de subcategorie van de maand willen zien, hoeven we alleen maar op het PLUS-pictogramsymbool te klikken om de weergave met gegroepeerde kolommen uit te vouwen.
Als ik bijvoorbeeld de waarden voor de opsplitsing van de subcategorieën van de maand "maart" wil zien, moeten we op het pictogram "PLUS" klikken.
Om de kolommen te groeperen, klikt u op het minteken.
Voorbeeld # 2 - Sneltoets om de gegevens te groeperen
Een snelkoppeling is een manier om de productiviteit in Excel te verhogen, dus het groeperen van de gegevens om een sneltoets te hebben.
De sneltoets naar de geselecteerde gegevensgroep is ALT + SHIFT + Pijl-rechts.
- Stap 1: Selecteer eerst de kolommen die u wilt groeperen.
- Stap 2: Druk nu op de sneltoets ALT + SHIFT + Pijl-rechts.
Voorbeeld # 3 - Bekijk samengevouwen (uitgevouwen) en gegroepeerde gegevens snel
Zoals we hierboven hebben gedaan, kunnen we de gegevens groeperen om een samenvatting van één pagina of een samenvatting van één vensterframe in Excel te bekijken. Wanneer we de gegevens linksboven in het werkblad groeperen, kunnen we niveauknoppen zien.
Als u op de knop op het eerste niveau klikt, dwz "1", kunnen we "gegroepeerde" gegevens zien; wanneer we op de niveauknop "2" klikken, kunnen we uitgebreide gegevens zien.
Dingen om te onthouden
- Groeperen is de manier om alleen de belangrijkste gegevens weer te geven.
- Bij het groeperen van de Excel-gegevens moeten we alle gegevenskolommen selecteren die we moeten groeperen en de kolom weglaten die moet worden gezien.
- De sneltoets om de geselecteerde gegevenskolommen te groeperen is ALT + SHIFT + Pijl-rechts.
