Wat is participatieve budgettering?
Participatieve budgettering is het soort budgetteringsproces waarbij het management op lager niveau wordt betrokken bij het proces van besluitvorming en budgetvoorbereiding, samen met het nemen van alle verantwoordelijkheden voor het ondernomen project, zodat de werknemers ook bij het budgetteringsproces kunnen worden betrokken en een gevoel van eigenaarschap en een beter aandeel in het bedrijf om openlijk hun ideeën te delen en deel te nemen aan het creëren van het budget.
Uitleg
Participatieve budgettering is die methode van budgettering waarbij het management op het hoogste niveau de verantwoordelijkheid voor het creëren van het budget deelt met het management op het laagste niveau, omdat managers op een lager niveau beter in staat zijn om het echte beeld op veldniveau te geven, zoals beschikbaarheid van middelen, de tijd nodig om het budget voor te bereiden, hindernissen met betrekking tot verschillende aspecten, enz. dan de topmanagers. Hier worden beide partijen beïnvloed door degene die de begroting opstelt en degene die de begroting impliceert. Het omvat de deelname van alle medewerkers, zodat een eerlijk en realiteitsgestuurd budget kan worden gerealiseerd.
Hoe werkt het?
Participatieve budgettering werkt goed als er een perfecte synergie is tussen hoger en lager management. Het behoeft geen betoog dat managers op het hoogste niveau veel minder bekend zijn over de afdelingskosten en uitgaven van de organisatie. Het zijn de managers op een lager niveau die zich terdege bewust zijn van de kosten en veronderstelde uitgaven van hun respectieve afdelingen. De delegatie van taken moet realistisch zijn om tot een perfecte begrotingsvoorbereiding te komen, wat effectief kan zijn voor de toekomstige koers.
De feiten moeten worden gedeeld door de managers die het meest betrokken zijn bij de afdeling, en het zou nuttig zijn als de organisatie het systeem voor de checks and balances-methode overneemt. Met dit systeem kunnen gegevens op elk niveau worden gefilterd. Telkens wanneer een declaratie van uitgaven / kosten wordt gedeeld door het lagere management en in een hiërarchie wordt doorgegeven, moeten de gegevens worden gecontroleerd door de betrokken afdelingen en verder worden doorgegeven. Op deze manier kunnen alle irrelevante kosten worden vermeden. De twee bekende manieren om participatieve budgettering toe te passen zijn Pure Participative Budgeting en Top-Down cum Participative Budgeting.
Voorbeelden
# 1 - Portugal Participatief Budget (PPB)
Dit soort budgettering stelt de inwoners van het land in staat investeringsbeslissingen te nemen en het project te kiezen waarin ze hun geld willen investeren. Aanvankelijk lieten de beleidsmakers de mensen niet inmenging in het besluitvormingsproces, maar de openbare bijeenkomst en de eenheid van mensen maakten de deelname open voor de markt, en mensen begonnen open stemregelingen te volgen, en deze transparantie maakte PPB succesvol in de land.
# 2 - Oeganda Participatief Budget (UPB)
Dit soort budgettering nodigt budgettaire suggesties uit van alle belanghebbenden en kijkt naar de verschillende prioritaire sectoren van het land. Het systeem van de budgetvoorbereiding is echt heel transparant aangezien iedereen wordt meegenomen om de definitieve blauwdruk op te stellen en UPB wordt wereldwijd geprezen om zijn budgetteringstechniek.
Waarom is participatieve budgettering een effectieve managementtool?
- Het topmanagement leert de problemen / problemen kennen waarmee het lager / middenmanagement wordt geconfronteerd.
- De transparantie in het bedrijf neemt toe naarmate de hogere autoriteiten belangstelling tonen voor het lagere management, en in ruil daarvoor wordt hun vertrouwen in het bedrijf hersteld en wordt het management op het lagere / middenniveau gemotiveerd, waardoor de organisatiedoelstellingen gemakkelijk kunnen worden bereikt.
Participatieve budgettering versus traditionele budgettering
- Participatieve budgettering kan worden gezegd als een zeer moderne benadering en wordt tegenwoordig in de volksmond geïmplementeerd in de organisaties, omdat het een zeer collaboratieve benadering is en het iedereen in de omgeving verantwoordelijk en aansprakelijk maakt voor het uitgevoerde werk, zodat elk werk goed kan worden gedelegeerd en de kosten kunnen worden achterhaald door de betrokken afdeling.
- Traditionele budgettering daarentegen is nu een achterhaald systeem van budgettering, maar toch gebruiken veel bedrijven het. Deze budgettering beperkt de deelname, en alleen de topmanagers nemen beslissingen over de toekomstige kosten / uitgaven en investeringen zonder de realiteitscheck in te zien, wat soms kan leiden tot een gebrekkige voorbereiding van de begroting of onvoldoende budget.
Voordelen
- Participatieve budgettering maakt een nuttige uitwisseling van informatie mogelijk van lager management naar topmanagement. Er kan een gemakkelijke informatiestroom zijn en tijdige rapporten worden gepresenteerd door de betrokken afdeling zelf.
- Aangezien de betrokken afdeling de informatie aanlevert, is er weinig kans op over- / onderbudgetvoorbereiding aangezien de juiste gegevens zijn gedeeld.
- Het ondergeschikte niveau is ook betrokken bij het besluitvormingsproces en iedereen krijgt een open forum om zijn input te geven voor de verbetering van het budget. Dit leidt tot het stimuleren van het moreel van de medewerkers en, in ruil daarvoor, het bereiken van organisatiedoelen.
- Het vertrouwen in zowel superieur als lager hefboombeheer wordt hersteld omdat beide partijen hun werk opnieuw hebben gevalideerd en er interesse in hebben getoond.
- Door deze deelname kan een efficiënte toewijzing van middelen worden gedaan, zou er minimale verspilling zijn en kan een correct, realistisch budget worden gevormd.
Nadelen
De enige negatieve opmerking voor deze budgettering zou zijn dat het tijdrovend is, omdat elk managementniveau hierbij betrokken is, en dus de tijd neemt om de kostenstaat op te leveren, en de kostenkaart kan een belemmering zijn voor het maken van de begroting is de korte tijdspanne.
Conclusie
Participatieve budgettering is een nieuwe budgetteringstechniek, die deelname op alle mogelijke manieren mogelijk maakt, zodat iedereen die een aandeel heeft in het bedrijf kan meedoen en brainstormen over hun ideeën, zodat het budget realistischer en haalbaarder is in het echte leven.
