Accounts Payable Ledger (definitie, voorbeelden) - Stap voor stap

Inhoudsopgave

Definitie van crediteurenadministratie

Definitie van crediteurenadministratie

Accounts Payable Ledger, ook wel bekend als het crediteurenboek, is het subgrootboek dat de details van de verschillende leveranciers of verkopers van het bedrijf opsomt, samen met hun rekeningsaldi, waarbij het uitstaande bedrag wordt benadrukt dat door het bedrijf moet worden betaald.

Het houdt specifieke te betalen informatie bij voor elke factuur, waaronder:

Factuur datum
Factuurnummer
Naam van leverancier / leverancier
Bestelhoeveelheid
Te betalen bedrag

Het saldo van de grootboekrekening voor crediteuren wordt vergeleken met het saldo van de eindboekhouding om ervoor te zorgen dat beide rekeningen overeenkomen. Een dergelijke vergelijking wordt gemaakt als onderdeel van het periodeafsluitingsproces (driemaandelijks / jaarlijks).

Voorbeeld van crediteurenadministratie

Laten we het onderstaande voorbeeld analyseren voor meer begrip:

De aankooptransacties voor Titan Sports Gear Company zijn:

12 maart: $ 20.000 aan goederenvoorraad gekocht, met voorwaarden van 2/15 n 45, FOB-bestemming van Mighty Sun Suppliers
18 maart: geretourneerde goederen ter waarde van $ 3.000, die beschadigd waren tijdens de verzendingen van 12 maart.
27 maart: Betaald voor de koopwaar van de aankoop van 18 maart bij Mighty Sun Suppliers minus de retourzending en korting.

De boekhoudkundige transacties werden geregistreerd volgens de eeuwigdurende inventarisatiemethode in de volgende crediteurenboekingen:

Aankoopdagboek

Goedereninventaris A / C Dr… $ 20.000

A / C voor crediteuren… $ 20.000

Dagboek van contante uitbetaling

Algemeen dagboek

Deze tijdschriften zouden verder worden geboekt in de crediteurenadministratie, zoals hieronder:

Leveranciersaccount: Mighty Sun-leveranciers

Het grootboek van de leverancier / dochteronderneming zou dienovereenkomstig worden bijgewerkt voor Might Sun Suppliers als:

Zoals we in de bovenstaande tabellen kunnen zien, is het leverancierssaldo voor Mighty Sun Suppliers $ 0 (NIL) en het crediteuren-saldo ook $ 0 (NIL). Omdat ze allebei precies overeenkomen, is het niet essentieel om een volledig schema van crediteuren op te stellen. Als er een saldobedrag in behandeling is, zou een apart crediteurenschema moeten worden opgesteld.

De behandeling van debiteuren zou ook op een vergelijkbare manier zijn.

Er moet echter enige voorzichtigheid en consistentie worden gehandhaafd. Dit voorbeeld is slechts voor één leverancier en voor één maand. Er kunnen meerdere vermeldingen en meerdere leveranciers voor een bedrijf zijn. Daarom zou er een goed mechanisme moeten zijn zonder ruimte voor fouten, aangezien verzoening een moeilijke taak kan zijn.

Problemen bij het matchen

Hieronder vindt u de manieren waarop het grootboekbeheer niet meer synchroon kan lopen met de crediteurenadministratie:

Er is een handmatige invoer gemaakt in een van de boeken, en er is geen ander record bijgehouden. Dit zal verzoening moeilijk maken.
Het boeken naar het grootboek (GB) vanuit de module crediteurenadministratie kan op een bepaald moment zijn uitgeschakeld. Dit is vooral het geval bij geautomatiseerde registratie van inzendingen.
Een publicatietaak kan zijn onderbroken vanwege een menselijke fout of een stroomstoring tijdens de taak. Een transactielogboek moet worden overwogen voor niet-saldo boekingen. Indien een complete batch ontbreekt, dient de factuurhistorie te worden vergeleken met het grootboek.
Het is mogelijk dat alle berichten met succes plaatsvinden op het moment van binnenkomst, maar het bestand is in de tussentijd beschadigd. Als preventiemethode moeten kopieën van het bestand worden opgeslagen in een fysiek of elektronisch formaat.

Voordelen van crediteurenadministratie

Dit grootboek kan een snelle momentopname van de huidige leverancierssaldi bieden.
Het is nuttig als model voor interne controle en auditdoeleinden.
Managers en boekhouders kunnen ter voorkoming van fouten het subsaldo vergelijken met het grootboeksaldo.
Het helpt verder bij de scheiding van taken tussen werknemers. Er zou een aparte medewerker zijn die de transactie registreert en een andere die controleert op mogelijke fouten. Het zorgt voor efficiëntie en sterke interne controle.
Deze informatie kan worden gebruikt voor het maken van een verouderingsrapport waarin de naam van de leverancier met individuele achterstallige kennisgevingen wordt weergegeven. Het geeft ook het openstaande bedrag weer voor elke factuur die niet is betaald. De veroorzaakte veranderingen in de cashflow zouden ook worden benadrukt.
Bovendien, als het aantal te late facturen toeneemt, kan dit problemen met de incasso van debiteuren aan het licht brengen. Het wijst erop dat klanten meer tijd nodig hebben om te betalen dan normaal, wat onmiddellijke aandacht kan vereisen.

Conclusie

Het bestaan van een crediteurenadministratie is niet verplicht, maar verdient de voorkeur om de boekhouding schoon en georganiseerd te houden. Dergelijke grootboeken helpen bij het bijhouden van te ontvangen en te betalen betalingen voor meerdere jaren. Het is ook een kritische tool tijdens het auditproces en kan met succes worden gekoppeld in geval van onderzoek van individuele inzendingen.

Registeraccountants of personen met een diploma in de handel kunnen dergelijke taken uitvoeren, waardoor het voor kleine kantoren en verkopers gemakkelijker wordt om dergelijke accounts bij te houden.

Aanbevolen artikelen

Dit artikel is een gids voor crediteurenadministratie en de definitie ervan. Hier bespreken we hoe u het crediteurenboek kunt opstellen, samen met praktische voorbeelden en uitleg. U kunt meer leren over boekhouden in de volgende artikelen -