Wat is salarisadministratie?
De loonadministratie is een boekhoudkundige functie binnen de organisatie die zich bezighoudt met het beheer, de registratie, de bepaling en de analyse van de beloning van de werknemers. Ze werken aan de berekening van belastingen en voordelen, samen met het salaris dat aan de werknemers wordt gegeven.
Uitleg
De boekhoudfunctie kijkt naar de afstemming van personeelsbeloningen zoals pensioenregelingen en fooi. Het bepaalt de belastingen die door elke werknemer moeten worden betaald in overeenstemming met de salarissen die door de organisatie moeten worden betaald. Het bepaalt ook het bedrag dat zou worden ingehouden op de te betalen salarissen.
Deze inhoudingen zijn altijd in overeenstemming met de toepasselijke wettelijke wetten. De inhoudingen volgens de Amerikaanse wetten zijn federale inhoudingen, VAIS, staatsinhouding, ziektekostenverzekering voor werknemers, 401K, staatsbelastingen voor invaliditeit.
Voorbeelden van salarisadministratie
Laten we een voorbeeld nemen van een bedrijf dat $ 1.000 aan de werknemer moet betalen. De toepasselijke federale inkomstenbelastingen bedragen $ 100, de inkomstenbelasting van de staat $ 150 en VAIS moet $ 50 betalen. Help de salarisadministrateur bij het voorbereiden van journaalboekingen en het vastleggen van de transactie.
Antwoord
Hier zou $ 1.000 worden geregistreerd als brutosalarissen onder de kostenrekening van de winst-en-verliesrekening, en daarom zou het als krediet worden weergegeven. Als evenwichtsoefening dient u de rekening VAIS, inkomstenbelastingen van de staat, federale inkomstenbelastingen en te betalen lonen op de balans op te nemen als debet.
Merk op dat wanneer er een stijging is op een passivarekening, deze wordt gecrediteerd, terwijl wanneer er een stijging is op de onkostenrekening, deze wordt gedebiteerd. Het volgende zou de journaalboeking zijn, zoals hieronder weergegeven: -
Soorten salarisadministratie
Er zijn drie basistypen. Deze bestaan uit opgebouwde lonen, handmatige betalingen en initiële opnames.
# 1 - Eerste opnames
- De eerste opnames kunnen worden aangeduid als de primaire transacties die worden uitgevoerd in de boekhouding van de loonlijst. De payroll executive registreert het door de werknemer verdiende brutoloon en de bijbehorende inhoudingen.
- De eerste opnamen bevatten ook en houden rekening met de loonbelasting.
- De werkgelegenheidsbelastingen worden over het algemeen geclassificeerd als federale inkomstenbelastingen.
# 2 - Opgebouwde lonen
- Het opgebouwde loon is het loon dat het bedrijf verschuldigd is aan de werknemers overeenkomstig de door hen betaalde dienst en dat nog moet worden betaald.
# 3 - Handmatige betalingen
- De handmatige betalingen worden geclassificeerd als de betalingen die worden gedaan wanneer werknemers hun diensten aan het bedrijf beëindigen, en de salarisadministrateurs werken dit specifieke regelitem bij om de verrekende rechten van de werknemers vast te leggen.
Salarisboekhoudingsjournaalboekingen
Bij loonadministratie voert de salarisadministrateur boekingen in onder kosten, verplichtingen en activa. De activa- en onkostenrekeningen worden geclassificeerd als debiteringen wanneer ze toenemen en crediteren wanneer ze afnemen. De passiva, aandelen en opbrengstenrekeningen worden geclassificeerd als credits wanneer ze stijgen en debiteringen wanneer hun waarde daalt. De volgende stappen zouden worden uitgevoerd, zoals hieronder getoond: -
- De salarisadministrateur legt de transacties vast onder het grootboek van de salarisadministratie. Deze zouden worden aangemerkt als loonkosten.
- Aangezien deze aan de werknemers worden betaald, zou dit het kostenbedrag verhogen. Daarom zou het in het journaal als debet worden weergegeven. Daarom zou het correct kunnen zijn om te stellen dat de lonen, salarissen en toepasselijke loonheffingen worden gedebiteerd.
- Aangezien dergelijke bedragen worden geboekt in de kostenrekening maar nog moeten worden betaald in het passiefgedeelte, zou dit de passiva-rekening verhogen.
- Dit zou resulteren in de creditering van VAIS-belastingen en lonen op de balans van kortlopende schulden.
- Zodra de salarisbetalingen aan de werknemers zijn gedaan, zou de geldrekening, die een activa- en passiva-rekening is, namelijk het te betalen loon, dalen. Dit zou resulteren in een creditering op een geldrekening en een debitering op de passiva-rekening.
- Een basisjournaalboeking zou als volgt zijn: -
Belang
- Elke grote organisatie bestaat uit een groot aantal medewerkers.
- In dergelijke organisaties speelt het een cruciale en vitale rol.
- Deze functie voert administratieve functies uit die ervoor zorgen dat werknemers hun contributie op tijd ontvangen en dat de organisatie voldoet aan de wettelijke en fiscale wetten.
- Door te zorgen voor een goed en transparant financieel beheer zorgt deze functie ervoor dat de medewerkers op tijd hun juiste contributie krijgen.
- Deze functie bewaakt de besteding van de salarisadministratie en zorgt ervoor dat de organisatie niet te veel van haar financiële middelen verspilt.
- Alle organisaties zijn verplicht om over de betaalde salarissen belasting te betalen aan de interne belastingdienst. Daarom voert deze functie de nodige acties uit om de juiste belasting te berekenen en deze aan de interne belastingdienst te rapporteren.
Voordelen
- Salarisadministratie bespaart een organisatie veel tijd.
- Het biedt een raamwerk voor de berekening van de juiste contributie voor de werknemers.
- Het in-house salarissysteem zorgt voor een betere controle en compliance van de gegevens van medewerkers.
- De functies zorgen ervoor dat de financiële middelen effectief worden gebruikt en dat de organisatie contant geld bij de hand heeft zodra aan alle wettelijke vereisten is voldaan.
- Het zorgt ervoor dat de organisaties hun deadlines voor belastingaangifte halen.
Nadelen
- Het beheren van salarisadministratie kan een zware klus blijken te zijn als dit wordt gedaan met handmatige systemen en zonder software.
- Een interne salarisadministratie kan zelf transformeren in een extra kostenfunctie voor het bedrijf.
- Er is altijd een omvang van menselijke fouten en fraude, die op hun beurt gevolgen kunnen hebben voor de werknemers van het bedrijf.
- De salarisadministratie kan bijvoorbeeld eindigen met een te hoog of te laag eindsaldo van het saldo van de voorzieningsfondsen van alle werknemers als gevolg van kleine boekhoudkundige fouten.
- Evenzo kan de salarisadministratie uiteindelijk meer betalingen van de werknemer inhouden in vergelijking met wat ze had moeten inhouden.
- Soms kan de uitbetaling van salarissen worden vertraagd als gevolg van systeemonderhoud van de loonadministratie.
Conclusie
Salarisadministratie is een essentiële functie voor zowel groei als grote bedrijven. Ze helpen en beheren de salarissen, lonen, bonussen en commissies die aan de werknemers van het bedrijf moeten worden betaald. De afdeling werkt en bepaalt het aantal inhoudingen dat moet worden ingehouden op het te betalen salaris volgens de toepasselijke wettelijke en arbeidswetgeving.
De afdeling heeft drie basistypen van loonadministratieboekingen, die worden geclassificeerd als de eerste opnames, handmatige betalingen en opgebouwde lonen. De afdelingen kunnen wekelijkse, tweewekelijkse en maandelijkse basisbetalingen doen na aftrek van toepasselijke inhoudingen.
