Wat is het onkostennota?
De onkostendeclaratie wordt gedefinieerd als het type rapport dat de uitgaven documenteert die door het bedrijf of door de werknemers van het bedrijf zijn gemaakt en dat maandelijks, driemaandelijks of jaarlijks kan worden bijgehouden.
Uitleg
- Elk klein tot middelgroot bedrijf houdt een onkostendeclaratie bij.
- Het middenmanagementniveau of het afdelingsniveau stellen dergelijke rapporten op.
- Het kan worden opgesplitst in kleinere divisies om te bepalen welk gebied of welke afdeling van het bedrijf de organisatie meer kost.
- Het bedrijf houdt dergelijke rapporten bij voor auditdoeleinden.
- Ze leggen dit rapport voor aan het topmanagement van het bedrijf. Het topmanagement bepaalt welke kosten aan de werknemer worden vergoed en welke niet.
- De terugbetaalde kosten worden vervolgens gebruikt als erkenning van de belastbare en boekhoudkundige winst.
Kenmerken
- De onkostendeclaratie bevat het onkostenbeleid van de werkgever voor zijn werknemers. Het documenteert ook het reis- en entertainmentbeleid volgens welke onkosten niet door de werkgever aan de werknemer worden vergoed.
- Het wordt onderhouden en opgesteld door de onkosten- en salarisadministratie van de organisatie. Wanneer zij het vergoedings- en claimformulier voor de werknemer ontvangen, zijn zij degenen die de details van de door de werknemer gedane uitgaven, zoals gedeeld onder de toepasselijke ontvangsten en bewijzen, verifiëren en het kennisgevingsrapport voor de werknemer opstellen.
Hoe maak je een onkostennota aan?
Verschillende organisaties die in verschillende industrieën actief zijn, hebben verschillende methoden en sjablonen. De afdeling salarisadministratie en onkostendeclaratie van elke organisatie moet echter de volgende stappen volgen om te creëren en te formuleren:
- De salarisadministratie moet goedkeuring hebben voor het onkostenbeleid van de respectieve afdelingen van de organisatie.
- Op basis van het toepasselijke beleid moet de leidinggevende toegang hebben tot het online onkosteninvoersysteem of gegevens invoeren in het geconsolideerde Excel.
- De leidinggevende moet de datum invoeren waarop de kosten zijn gemaakt.
- De leidinggevende moet het onkostenbedrag invoeren en de toepasselijke leveranciersnaam vermelden.
- Na herziening van de ingevoerde informatie, zoals vermeld op de bon, moet de leidinggevende het rapport indienen bij de goedkeuring van het volgende niveau.
Voorbeeld van een onkostennota
Laten we het voorbeeld nemen van ABC Inc. De medewerker reist naar de locatie om een nieuw project te pitchen. Op 23 januari 2019 presenteerde de werknemer een maaltijduitgave van $ 200, de hotelkosten van $ 100, en overige. kosten van $ 250. Op 24 januari 2019 meldde de werknemer entertainment- en filmkosten van $ 130, samen met een maaltijdkosten van $ 230 en een hotelkosten van $ 500.
Help de salarisadministrateur bij het opstellen van het rapport van de gerapporteerde uitgaven van de werknemer.
Oplossing:
Stel het onkostennota op zoals hieronder weergegeven: -
Het volgende zouden de resultaten zijn: -
Kolommen met onkostennota
De kolommen zijn normaal gesproken samengesteld uit de volgende details: -
- Datum van uitgave.
- Het soort of de aard van de uitgaven;
- De naam van de leverancier waar services zijn afgenomen of items zijn gekocht.
- De kosten bedragen.
- De naam van het hoofd van de rekening waar deze moet worden vermeld en belast.
- Aftrek en aanpassingen op eerdere inzendingen van de werknemers;
- Elk accounttype moet een subtotaal krijgen.
- Het totaal van het totaal te vergoeden bedrag zoals gevraagd door de werknemer.
Belang en gebruik
De onkostendeclaraties worden bijgehouden om de verantwoording te stimuleren in termen van bestedingspatroon van de organisatie. Dit zijn de rapporten waarnaar kan worden verwezen in geval van financiële geschillen en auditactiviteiten. Met het juiste onderhoud en verantwoording van deze rapporten op een periodieke en regelmatige basis, zorgt u ervoor dat uw werknemers volledig verantwoord budgetteren om het bedrijf financieel beschermd en levensvatbaar te houden.
Dergelijke rapporten maken zowel werknemer als werkgever verantwoording verschuldigd aan het bedrijfsleven in termen van hun bestedingspatroon. Sommige uitgaven genieten aftrek van het belastbaar inkomen volgens de inkomstenbelastingwetten, en daarom moeten grote bedrijven een geconsolideerd rapport indienen bij de belastingdienst van het land om van dergelijke aftrekposten te genieten. Het kan worden ingediend als een aanvullend document samen met de rapportage van de totale toepasselijke uitgaven in de belastingformulieren tijdens het indienen van belastingen bij de belastingdienst.
Voordelen
- De onkostendeclaratie maakt het voor de auditor gemakkelijker om de details van de onkosten te verifiëren zoals door het bedrijf wordt gedeclareerd.
- Het stelt hen in staat om onkostengegevens te verifiëren met de ontvangstbewijzen zoals beschikbaar en bijgevoegd door de werknemers.
- Het versterkt de interne controle.
- Hierin staat vermeld welke onkostenpost vergoed kan worden en welke niet.
- Er is op de markten veel IT-software beschikbaar waarmee het bedrijf rapporten kan opstellen, formuleren en aanpassen.
Nadelen
- Ze zijn geschikt voor een groot bedrijf en niet voor solo-ondernemers en micro-ondernemingen.
- Deze rapporten komen mogelijk niet overeen met de ontvangstbewijzen zoals bijgevoegd door de werknemers vanwege fouten in de gegevensinvoer van informatie.
- In eenvoudigere bewoordingen zijn de rapporten altijd vatbaar voor verkeerde voorstellingen en boekhoudfraude.
- Het verhoogt de administratiekosten voor het afhandelen van artikelen en het regelmatig bijwerken van onkostenposten in het rapportagesysteem.
- Als de omvang van de organisatie erg groot is, is het erg moeilijk om elke onkostenpost te controleren onder het uitgevaardigde onkostenbeleid.
Conclusie
De onkostendeclaraties kunnen worden beschouwd als rapporten die aangeven welk soort onkostenvergoeding kan worden vergoed en welk soort onkostenvergoeding niet kan worden vergoed. De onkostenvergoeding gebeurt volgens de toepasselijke belastingwetten van het land en het toepasselijke onkostenbeleid van de werkgever. Het kan handig zijn voor grote organisaties die normaal gesproken dagelijks enorme uitgaven moeten doen en helpt bij het stroomlijnen van het algehele proces.
