Wat is een boekhoudsysteem?
Boekhoudsysteem is een systeem dat door bedrijven wordt geïmplementeerd om financiële informatie vast te leggen, waaronder inkomsten, uitgaven en andere boekhoudkundige transacties, en fungeert als een belangrijk hulpmiddel dat de prestaties van het bedrijf bewaakt en volgt en zorgt voor een goede werking van het bedrijf.
Kenmerken
Hieronder staan de functies die een boekhoudsysteem zou moeten hebben.
# 1 - Betrouwbaarheid
De geproduceerde informatie moet betrouwbaar zijn. Het is een essentieel kenmerk. Als de gegevens die in dit systeem worden ingevoerd niet authentiek zijn, zijn de uitkomsten ook niet betrouwbaar. Het is dus niet mogelijk om een goede inschatting te maken van de vooruitzichten van het bedrijf als deze niet betrouwbaar is.
# 2 - Gemakkelijk te begrijpen
Het mag geen ingewikkelde formules bevatten en moet eenvoudig te bedienen zijn. Als het complex is, kan de accountant die het zal afhandelen in de war raken en fouten maken. Het moet eenvoudig zijn om te begrijpen waar een transactie precies plaatsvindt en welk effect de transactie zal hebben op de financiële overzichten.
# 3 - Vergelijkbaarheid
Financiële overzichten die door het ene boekhoudsysteem worden opgesteld, moeten vergelijkbaar zijn met die van andere boekhoudsystemen, wat resulteert in een "appel-tot-appelvergelijking". Berekeningsmethoden moeten voldoen aan de industrienormen, zodat de massa financiële overzichten kan begrijpen.
# 4 - Nieuwste software
Dit systeem zou zich automatisch moeten kunnen ontwikkelen met de alsmaar groeiende financiële wereld. Gebruik dus de nieuwste software die automatisch wordt bijgewerkt. Alles gaat in de wereld van vandaag geautomatiseerd, dus dit systeem zou zich hieraan moeten kunnen aanpassen.
# 5 - Gemakkelijk te gebruiken
Boekhoudsystemen moeten gemakkelijk te gebruiken zijn; het mag niet zo zijn dat een werknemer een rigoureuze training moet volgen om het systeem te begrijpen. Als het eenmaal voor iedereen gemakkelijk te begrijpen is, kan alleen iedereen ideeën voor verbetering brengen. De grafieken en overzichten moeten gemakkelijk te genereren zijn.
Soorten boekhoudsysteem
Ze zijn van twee soorten -
# 1 - Enkele invoer
Dit is een informele manier om financiële transacties vast te leggen. Hier worden geen aparte rekeningen geopend. Alleen uitgaven en inkomsten als en wanneer ze zich voordoen, worden geregistreerd. Het is dus niet mogelijk om grafieken en andere financiële overzichten op te stellen vanuit het single entry systeem. Single Entry wordt meestal onderhouden door kleine bedrijven, omdat ze niet de expertise hebben om de nieuwste systemen te volgen en niet door de autoriteiten worden geaccepteerd voor belastingaangifte.
# 2 - Dubbele invoer
Double Entry is nauwkeurig en wordt gebruikt door alle grote organisaties wereldwijd. Hier worden transacties in afzonderlijke rekeningen ondergebracht en elke transactie heeft twee benen die van invloed zijn op verschillende rekeningen. Het is dus gemakkelijk om fouten te vinden aangezien elke transactie twee poten heeft, dus het kan gebeuren dat het andere been correct is en de auditor van daaruit een trigger krijgt.
Hoe werkt het?
Stap 1: Telkens wanneer er een transactie plaatsvindt, zoals verkoop, aankoop, onkosten of welke transactie dan ook, wordt die transactie geregistreerd in de juiste dagboeken. Dit is dus de eerste invoer die u in dit systeem doet.
Stap 2: Aangezien alle boekhoudsystemen nu geautomatiseerd zijn, wordt elke keer dat u een dagboek boekt, de betreffende boeking in het juiste grootboek gedaan.
Stap 3: Aan het einde van de periode berekent het het saldo van elk grootboek en stelt het dienovereenkomstig financiële overzichten op, zoals balans, kasstromen, enz.
Voorbeelden van boekhoudsysteem
Elk bedrijf heeft verschillende soorten systemen die zijn bedoeld om zijn doel te dienen.
Voorbeeld # 1 - Detailhandel
Detailhandelaren houden zich bezig met het kopen en verkopen van goederen. Dus hun boekhoudsysteem moet worden geconcentreerd op het voorraadniveau en hoeveel korting ze krijgen of geven. Het hele systeem moet dus gebaseerd zijn op verschillende producten en hoeveel er moet worden betaald of ontvangen. Het zou hen moeten helpen met ratio's zoals brutowinstmarge, nettowinstmarge en andere maatregelen die ze nodig hebben bij hun werking.
Voorbeeld # 2 - Aannemer
De meest cruciale factor bij de constructie zijn de materiaalkosten. Dit systeem zou dus meer moeten worden uitgewerkt op verschillende soorten grondstoffen. Het systeem moet in staat zijn om verschillende verhoudingen te gooien, wat de beweging van de kosten laat zien.
Componenten
Er zijn vier componenten van het boekhoudsysteem. De componenten zijn fasen die een transactie helpen vanaf de opname tot de uiteindelijke levering.
# 1 - Invoerapparaten
Dit zijn tools die helpen bij het registreren van de transactie in dit systeem. De primaire invoerapparaten zijn Toetsenborden, Voice Assistants-recorders, Barcodes, scanners, enz. Dus met behulp van de bovengenoemde apparaten voeren we één transactie in het systeem in.
# 2 - Processor
Nadat de informatie is ingevoegd, pikt het systeem de gegevens op en stuurt deze indien nodig naar het juiste grootboek, dagboek of andere grafieken. Deze activiteit wordt informatieverwerking genoemd.
# 3 - Opslag
Zodra de gegevens naar een bepaald grootboek zijn gestuurd, moet dit systeem de gegevens daar opslaan. Het systeem heeft dus de hulp van opslagfaciliteiten nodig om deze taak uit te voeren.
# 4 - Uitgang
Zodra de informatie is gesorteerd en de definitieve verklaringen zijn opgesteld, heeft dit systeem apparaten nodig die helpen bij de uitvoer van de informatie. Dit proces wordt dus uitgevoerd met behulp van een monitor, printer, projector of andere apparaten.
Voordelen
- Het systematisch bijhouden van financiële transacties helpt bij het opstellen van grafieken en andere resultaten die nuttig zijn voor het nemen van economische beslissingen.
- Het helpt bij het identificeren van boekhoudfraude en weglatingen.
- De geproduceerde financiële overzichten helpen bij belastingdoeleinden en een ander controledoeleinden.
Conclusie
Het boekhoudsysteem helpt om financiële transacties systematisch te registreren. Dit is vereist voor het opstellen van financiële overzichten, die wordt gebruikt door belastingautoriteiten en beleggers om geïnformeerde beslissingen te nemen. Ratio's en grafieken worden eenvoudig berekend met behulp van een goed systeem.
