Forensische audit Betekenis
Forensic Audit is een gestructureerd onderzoek van de financiële gegevens van een zakelijke entiteit op een onderzoekende manier om het bewijs te achterhalen dat kan worden gebruikt voor gerechtelijke procedures bij de rechtbank. Het is een stap voor op een interne audit en de persoon die een dergelijke audit uitvoert, moet kennis hebben van de wet en het wettelijk kader, samen met deskundige kennis van boekhouding en audit.
Redenen voor het uitvoeren van forensische audits
# 1 - Belangenverstrengeling
Wanneer een werknemer in een dergelijk geval zijn positie misbruikt voor persoonlijk gewin ten koste van bedrijfsverlies, komt een forensische audit in beeld.
Bijv. Manager die de teveel / ongewenste uitgaven goedkeurt van een werknemer met wie hij persoonlijke relaties heeft. In dit geval zal de manager financieel niet profiteren van deze activiteit, maar op persoonlijk vlak krijgt hij enige invloed op zijn werknemer.
# 2 - Omkoping
In een organisatie die geld aanbiedt of dure geschenken geeft om de dingen voor elkaar te krijgen of de situatie in zijn voordeel te maken, is omkoping.
Bijvoorbeeld, het hoofd van de afdeling Inkoop keurt aankoop bij die leverancier die het materiaal tegen een hogere kostprijs zal leveren of kost minder dan in vergelijking met andere leveranciers. Toch is de kwaliteit van het product niet goed, en hij krijgt een persoonlijke vergoeding van die verkoper.
# 3 - Verduistering van activa
Het is de meest voorkomende en meest voorkomende vorm van fraude. Deze werknemers misbruiken de activa van het bedrijf in hun voordeel.
Bijv. Het vrijgeven van het geld op basis van valse factuurinzending. Het gebruik van de bedrijfsmiddelen voor persoonlijk gebruik is het meest voorkomende briefpapier van het bedrijf. Het gebruik van de bedrijfsinventaris door aan te tonen dat bepaalde inventaris is beschadigd / vervallen (dit gebeurde meestal bij FMCG-bedrijven).
# 4 - Verkeerde voorstelling van financiële overzichten
Dit soort fraude vindt meestal plaats op een hoger niveau van het bedrijf om de betere prestaties van het bedrijf af te zetten tegen de werkelijke prestaties, zodat investeerders niet zullen aarzelen om in het bedrijf te investeren en kredietverstrekkers gemakkelijk leningen kunnen aanbieden tegen de lagere rentetarieven. Het topmanagement zal ook profiteren van bonussen of incentives op basis van de bedrijfsprestaties. Een verkeerde voorstelling van zaken kan worden gedaan door minder voorzieningen voor te betalen kosten of debiteuren te tonen, eventuele voorwaardelijke verplichtingen te verbergen en niet de juiste openbaarmaking te geven over de informatie die de investeerder of kredietverstrekkers kan beïnvloeden.
Stappen van forensische audit
Er zijn vier stappen bij forensische audit:
- Planning van het onderzoek
- Bewijs verzamelen
- Rapporteren
- Gerechtelijke procedures
# 1 - Planning van het onderzoek
Auditors zullen hun onderzoek zo plannen dat er niets achterblijft en het doel van een audit wordt bereikt. Hieronder staan enkele punten die de auditor in gedachten zal houden:
- Identificatie van de fraude die wordt gepleegd
- De periode waarin fraude is gepleegd
- Reden voor fraude of hoofdoorzaak van fraude
- Lees welke medewerkers bij de fraude betrokken zijn
- De schade die het bedrijf lijdt als gevolg van fraude, of het nu financieel of niet-financieel is
- Het verzamelen van bewijs kan worden vastgesteld door middel van fraude in gerechtelijke procedures.
- Maatregelen voorstellen die moeten worden genomen om dit soort fraude in de toekomst te voorkomen
# 2 - Bewijs verzamelen
Het is het meest essentiële onderdeel van forensische audits. Na identificatie zal de fraude-auditor het bewijs verzamelen dat kan worden onderbouwd en aanvaardbaar voor de rechtbank, en deze documenten moeten op een manier zijn die weerspiegelt hoe de fraude is gebeurd, wie heeft begaan en hoeveel verlies het bedrijf heeft geleden.
Voorbeeld - Stel dat een leverancier klaar is met de aankoop van grondstoffen en vermoedt dat er enkele kwaadaardige dingen zijn gebeurd bij die afronding, dan zal de auditor de onderstaande documenten onderzoeken en verzamelen
- Wie heeft de verkoper goedgekeurd
- Of het bedrijfsbeleid volgde op het moment van afronding
- Er is al dan niet een offerte van andere 3-4 leveranciers ontvangen
- Indien genomen dan of al deze offertes met elkaar vergeleken zijn qua prijs en kwaliteit
- Na het finaliseren, of de verkoper dezelfde kwaliteit materiaal heeft geleverd of niet die hij heeft getoond op het moment van selectie;
# 3 - Rapportage
Na het voltooien van het bovenstaande proces, zal een forensisch auditor een rapport opstellen dat een samenvatting is van zijn audit om aan het management / opdrachtgever te presenteren. Het rapport bevat onderstaand punt:
- Observatie / vinden tijdens een audit
- Verzameld bewijsmateriaal ter staving van de fraude
- Hoeveel verlies geleden door het bedrijf
- Hoe de fraude is gepleegd
- Welke stappen moeten worden genomen om dit soort fraude te stoppen
Op basis daarvan kan het rapportmanagement beslissen of ze een gerechtelijke procedure moeten voeren of niet.
# 4 - Gerechtelijke procedures
Als het management besluit dat zij gerechtelijke stappen zullen ondernemen op basis van het forensisch controleverslag, dan dient de accountant tijdens de procedure ook aanwezig te zijn bij de rechtbank om uit te leggen hoe de fraude is gepleegd en hoe het bewijs zijn verklaring ondersteunt. De forensisch auditor zal ook de boekhoudfraude vereenvoudigen in eenvoudige taal, zodat iedereen het gemakkelijk kan begrijpen.
Forensische audit versus interne audit
- Forensic Audit wordt gedaan om de fraude op te sporen als er iets in het bedrijf is gebeurd, terwijl een interne audit wordt gedaan om de fout in de boekhouding of het bedrijfsbeleid te vinden.
- Forensic Auditors dienen deskundige kennis van de wet te hebben, voor internal auditors is dat niet verplicht.
- Bewijs dat tijdens de forensische audits is verzameld, kan worden gebruikt voor gerechtelijke procedures, terwijl bewijs dat is verzameld tijdens een interne audit niet acceptabel is in gerechtelijke procedures.
- Een forensische audit is vereist als het vermoeden bestaat dat een werknemer opzettelijk fraude heeft gepleegd voor zijn persoonlijk gewin. Daarentegen wordt een interne audit uitgevoerd als een normale activiteit om te controleren of alle boekhoudprincipes en boekhoudnormen zijn gevolgd, maar fouten zijn niet intensief gemaakt.
Conclusie
Forensische audit is vereist voor een specifiek doel, zoals het opsporen van fraude of een verkeerde voorstelling van zaken in financiële overzichten door de transactie in het verleden te onderzoeken en bewijs te verzamelen dat zal bewijzen dat er sprake is van fraude en dat in de rechtbank kan worden gebruikt voor gerechtelijke procedures. Terwijl interne audit in wezen gericht is op naleving, beleid, boekhoudnormen en andere controles die bedrijven moeten volgen voor hun werking.
