Wat zijn de verouderde debiteuren?
Veroudering van de debiteuren is een proces waarbij een rapport wordt opgesteld voor onbetaalde klanten, en het genoemde rapport wordt gebruikt door de incassomedewerker van het bedrijf om de facturen te volgen die te laat zijn voor betalingen en om de nodige maatregelen te nemen voor de tijdige terugvordering van inkomsten van de organisatie. Dit zijn de meest kritische activa van elke organisatie, omdat deze gemakkelijk in contanten kunnen worden omgezet.
Componenten van verouderde debiteuren
Ouderdomsvorderingen zijn alleen van toepassing op de basis van het boekhoudsysteem op transactiebasis. Het verouderingsrapport bestaat doorgaans uit kolommen met datumbereiken van 30 dagen en geeft ons de totale vorderingen weer die momenteel vervallen en die voor een lange tijd vervallen zijn. Begrijp alsjeblieft dat dit rapport op een specifieke datum is opgesteld, zoals we de balans opstellen. We kunnen het rapport elk weekend of elk maandeinde of elk kwartaaleinde of halfjaareinde of jaareinde opstellen. Het hangt af van de behoefte van het management.
Nu is het rapport niets anders dan een tabel en bevat de tabel rijen en kolommen. Rijen specificeren de vorderingen voor elke klant. Kolommen zijn als onder:
- Totaal verschuldigd bedrag: totale vorderingen op de klant;
- Nog niet vervallen: van het totaal aantal vorderingen geboekt op de dag dat we het rapport opstellen.
- 1 tot 30 dagen: van het totaal zijn de vorderingen 30 dagen na de vervaldag verschuldigd.
- 31 tot 60 dagen : van het totaal, vorderingen die binnen 60 dagen vanaf de vervaldag vervallen.
- 61 tot 90 dagen: van het totaal, vorderingen die vervallen gedurende 90 dagen vanaf de vervaldag.
- Meer dan 90 dagen: van het totaal, vorderingen die meer dan 90 dagen na de vervaldag vervallen.
Bijvoorbeeld:
- We hebben op 5 april 2019 $ 360.000 verkocht aan Indigo Whales Inc, met een leveringstermijn van 30 dagen. Hier moet het bedrag uiterlijk op 4 mei 2019 door ons zijn ontvangen. Stel dat het rapport is opgesteld op 31 mei 2019. Dus vanaf 31 mei 2019 is dit bedrag binnen 30 dagen vanaf de vervaldatum (dwz , binnen 30 dagen vanaf 4 mei 2019). Het ziet onder kolom 0 tot 30 dagen.
- Stel dat in het bovenstaande voorbeeld het bedrag ook niet in de maand juni 2019 is ontvangen. We hebben op 30 juni 2019 een verouderingsrapport opgesteld voor debiteuren. Dus, zoals op deze datum, is het bedrag meer dan 30 dagen verschuldigd, maar minder dan 60 dagen vanaf de vervaldatum. Daarom zal het 30 tot 60 dagen onder de kolom vallen.
Voorbeeld van een rapport over verouderde debiteuren
Laten we een voorbeeld nemen van een rapport over verouderde debiteuren
Een bedrijf heeft op 30 september 2019 het volgende rapport opgesteld.
Op basis van het bovenstaande rapport kan het management besluiten een voorziening te treffen van $ 114.87.873. De bovenstaande vergoeding is gebaseerd op het bedrijfsbeleid om te voorzien in 1% als een normale vergoeding, 2,5% voor schulden die binnen 30 dagen openstaan, 2,5% voor schulden die binnen 60 dagen maar langer dan 30 dagen openstaan, 4,5% voor schulden die binnen 90 dagen maar daarna openstaan. 60 dagen, 5,0% voor uitstaande schulden na 90 dagen. In de toekomst kan het de schattingen van het percentage herzien.
Voordelen van verouderde debiteuren
De verschillende voordelen met betrekking tot verouderde debiteuren zijn de volgende:
- De totale vorderingen zijn terug te voeren op de balans.
- Vorderingen van elke klant kunnen worden gevolgd met de totale verkoop.
- We kunnen dit rapport vergelijken met het goederenverzendrapport. Als we vinden dat een inkomstenboeking ontbreekt, kunnen we deze dienovereenkomstig boeken.
- Het herstelproces is gestroomlijnd en dus is de cashflow van tevoren beheersbaar.
- Het rapport kan worden gebruikt om de voorziening voor oninbare vorderingen te schatten.
- Het rapport wordt verder gebruikt door het topmanagement om te beslissen of ze zaken met de klant willen voortzetten of niet.
- Het helpt bij het starten van gerechtelijke invorderingsacties voor bedragen die meer dan 2 jaar openstaan (dwz meer dan 730 dagen). Sommige organisaties geven er de voorkeur aan om na 365 dagen juridische stappen te ondernemen.
- Er kan rente in rekening worden gebracht voor bedragen die meer dan 60 of 90 dagen achterstallig zijn. Renteberekeningen worden eenvoudig gemaakt met behulp van een ouderdomsrapport.
Beperkingen van verouderde debiteuren
De verschillende beperkingen met betrekking tot ouderdomsvorderingen zijn als volgt:
- Het ouderdomsrapport kan een misleidende beslissing geven dat de financiële toestand van de klant niet goed is. Het bedrag kan openstaan vanwege een geschil tussen de partijen.
- Het rapport geeft geen redenen voor de vertraging. De incassobureau moet de individuele klanten bellen om de redenen op te sporen.
- Het rapport voorziet niet in het innen van rente wegens onaanvaardbare vertragingen.
- Het rapport geeft niet automatisch een beslissing over het treffen van voorzieningen voor dubieuze debiteuren.
Belangrijke punten over het verouderen van debiteuren
Enkele belangrijke punten met betrekking tot verouderde debiteuren zijn de volgende:
- Zorg ervoor dat het rapport op een specifieke datum is opgesteld. Verouderde debiteuren is een periodiek rapport, maar opgesteld op een bepaalde datum.
- Het kan voorkomen dat een klant 2 dagen voor de rapportdatum het bedrag heeft overgemaakt met een verrekening van 5% korting. Zorg er dus voor dat er geen actie wordt ondernomen tegen die 5% vorderingen. Het kortingsbedrag wordt afgeschreven als een last of met de voorziening voor eerder gemaakte oninbare vorderingen.
- Rente wordt alleen in rekening gebracht voor die klanten, voor wie we hetzelfde in de overeenkomst hebben gespecificeerd. Anders wordt er geen rente in rekening gebracht.
- Als het management heeft goedgekeurd dat een klant het uitstaande saldo nooit zal betalen, zorg er dan voor dat het volledig wordt afgeschreven.
- Zorg ervoor dat alle klanten worden vermeld in het rapport Aging Accounts Receivables.
De bovenstaande beperkingen kunnen worden overwonnen wanneer het rapport wordt opgesteld door computersoftware.
Conclusie
Aangezien we zowel de voordelen als de beperkingen van het verouderingsrapport voor debiteuren hebben gezien, is het duidelijk dat het vooral wordt gebruikt voor besluitvormingsdoeleinden. Dit rapport wordt ook gebruikt voor kredietanalyse van de klant, en bedrijven kunnen beslissen om de kredietvoorwaarden te herzien.
Tegenwoordig besteedt de organisatie de vorderingen uit aan een bedrijf, dat wil zeggen dat het beheer van de vorderingen wordt uitbesteed aan een derde partij. Dit uitbestedingsproces staat bekend als Factoring. Het scheelde de organisatie tijd en geld bij de administratie en inning van debiteuren. Factors brengt echter een nominale vergoeding in rekening op basis van de totale vorderingen voor deze service.
