Wat is Pareto-analyse?
Pareto-analyse is een besluitvormingstechniek op basis van de 80/20-regel waarbij 80% van de voordelen van het project door het bedrijf kunnen worden behaald door 20% van het werk te doen of het 80% probleem van het bedrijf is terug te voeren tot 20% oorzaken. Deze besluitvormingstechniek scheidt statistisch het beperkte aantal inputfactoren die de grootste impact hebben op de uitkomst, wenselijk of ongewenst. Het blijkt dat deze analyse toepasbaar is op verschillende gebieden, van economie tot kwaliteitscontrole.
Pareto-analyse stappen
De stappen die bij de analyse zijn betrokken, omvatten de volgende:
- Identificatie en lijst van problemen - De eerste stap is om alle problemen op te sommen die nodig zijn om opgelost te worden door de input van verschillende middelen te gebruiken, zoals klanten, teamleden, enquêtes, enz.
- Identificatie van de hoofdoorzaak - Nadat het probleem is geïdentificeerd, moet de hoofdoorzaak worden geïdentificeerd met behulp van de verschillende technieken.
- Scoreproblemen - Het scoren van het probleem moet worden gedaan door de nummers aan elk van de problemen toe te wijzen, afhankelijk van het probleem dat men probeert op te lossen.
- Problemen groeperen - Nadat het probleem is gescoord, moeten de problemen worden gegroepeerd op basis van de hoofdoorzaak.
- Elke groepsscore optellen - Scores van elke oorzaakgroep worden dan toegevoegd als een groep met de hoogste score waarbij de hoogste prioriteit wordt gegeven, en de laagste score de laagste prioriteit.
- Noodzakelijke actie ondernemen - Ten slotte, ontwikkel en implementeer een actieplan om problemen op te lossen met de focus op de meest gescoorde problemen als eerste.
Voorbeeld van Pareto-analyse
Meneer X is de eigenaar van het servicecentrum, dat niet naar behoren werkt. Meneer X maakt zich daarover zorgen en wil de problemen oplossen en de algehele tevredenheid van de klant vergroten. Hij besloot voor de Pareto-analyse te gaan.
Stap 1: Identificatie en lijst van problemen
De heer X zet de problemen op een rij met behulp van het aantal klachten dat het servicecentrum heeft ontvangen.
- Telefoongesprekken worden niet snel opgepakt.
- Het personeel van het servicecentrum heeft onvoldoende kennis om klachten van klanten op te lossen.
- Geen vaste tijd voor de technische staf om naar het centrum te komen. Om die reden kan het zijn dat een klant langer moet wachten.
- Alle onderdelen van de gadgets zijn niet beschikbaar, dus; een klant moet mogelijk de tweede keer langskomen na het plaatsen van de bestelling.
- Er is te weinig personeel waardoor ze onder druk staan.
- Het probleem zou kunnen worden opgelost via de telefoon waarvoor de klanten worden gevraagd aan een bezoeker van het centrum.
Stap 2: Identificatie van de hoofdoorzaak
Nadat het probleem is geïdentificeerd, wordt de hoofdoorzaak geïdentificeerd, zoals weergegeven in de tabel.
Stap 3: scoreproblemen
Om het probleem te scoren, wordt het aantal klachten als basis genomen zoals ontvangen door het servicecentrum. De scores zijn weergegeven in de onderstaande tabel.
Stap 4: problemen groeperen
Nadat het probleem is gescoord, moeten problemen worden gegroepeerd op basis van de hoofdoorzaak. In het onderhavige geval zijn er drie onderliggende oorzaken: te weinig personeel in het centrum, gebrek aan opleiding en een slechte organisatie.
Stap 5: Elke groepsscore optellen
De scores van elke oorzaakgroep worden dan toegevoegd als een groep met de hoogste score met de hoogste prioriteit en de laagste score met de laagste prioriteit.
Gebrek aan trainingsproblemen met de hoogste score bij het krijgen van de hoogste prioriteit.
Stap 6: Noodzakelijke actie ondernemen
Ontwikkel en implementeer ten slotte een actieplan om problemen op te lossen met de focus op de meest gescoorde problemen als eerste. Dhr. X zou zich dus meer moeten concentreren op het geven van training aan het personeel, omdat hij hierdoor het grootste voordeel zal behalen. Nadat dit is gedaan, moet hij kijken naar het toenemende aantal personeelsleden.
Voordelen en nadelen van Pareto-analyse
Voordelen
- Pareto-analyse is een van de krachtige tools voor het oplossen van de problemen die eenvoudig en effectief is. Hoewel de techniek is gebaseerd op het vinden van meestal 20% van de fundamentele oorzaken die verantwoordelijk zijn voor de 80% problemen, kan deze toch worden gebruikt voor de oplossingen waar de regel van 80:20 niet van toepassing is.
- De probleemoplossende vaardigheden van de persoon die deze analyse uitvoert, kunnen worden vergroot omdat het de persoon in staat stelt om problemen met betrekking tot het werk te ordenen in samenhangende feiten, en zodra deze feiten duidelijk zijn uiteengezet, kan worden begonnen met plannen om problemen op te lossen.
- De procedures en processen die worden gevolgd bij het aanbrengen van wijzigingen, worden over het algemeen gedocumenteerd tijdens het uitvoeren van deze analyse, wat zal helpen bij een betere voorbereiding en verbeteringen in toekomstige besluitvorming.
Nadelen
- De uitgevoerde Pareto-analyse biedt geen oplossingen voor problemen; helpt eerder alleen bij het identificeren van enkele belangrijke oorzaken die verantwoordelijk zijn voor de meeste problemen.
- Deze analyse is gebaseerd op informatie uit het verleden die eigenaren van kleine bedrijven mogelijk niet nuttig vinden, omdat dit de huidige situatie van het bedrijf mogelijk niet correct weergeeft.
- Het succes is afhankelijk van de nauwkeurigheid van het scoren van elk van de problemen. Bedrijven die er niet in slagen om de juiste score toe te kennen aan elke factor op de Pareto-grafiek, krijgen onnauwkeurige resultaten.
Belangrijke punten van Pareto-analyse
- Het idee van de 80:20 regel stelt dat 80% van het voordeel van het project kan worden behaald door het bedrijf door 20% van het werk te doen, of dat het 80% probleem van het bedrijf terug te voeren is op 20% oorzaken.
- Elk probleem krijgt een numerieke score op basis van het impactniveau.
Conclusie
Pareto-analyse is de techniek voor het prioriteren van het probleemoplossende werk, zodat een aantal problemen kan worden opgelost. Het is gebaseerd op het Pareto-principe, dat ook bekend staat als de 80/20-regel, waarbij het idee van de 80/20-regel stelt dat 80% van het voordeel van het project door het bedrijf kan worden bereikt door de 20% van het werk te doen of het 80% probleem van het bedrijf is terug te voeren op 20% oorzaken. Het laat niet alleen het belangrijkste probleem zien, maar geeft tegelijkertijd ook een score die de ernst van het probleem aangeeft.
