Wat is drieweg-matching?
Three-way matching is het concept waarmee ongeautoriseerde aankooptransacties op drie manieren kunnen worden gevolgd door kruiscontrole, namelijk ontvangst van de bevestiging van de bestelling (inkooporder), ontvangst van de bestelling en de geldigheid van de factuur gegenereerd door middel van informatie van verschillende afdelingen om de ongeautoriseerde transacties te elimineren en de interne controle te verbeteren.
Uitleg
Grote organisaties kopen de voorraad aan volgens de standaardprocedure volgens het beleid van de organisatie. Daarom is de dubbele controle nodig om ongeautoriseerde transacties te beperken. Het is de beheersmaatregel om geldige transacties toe te staan. In een drievoudige procedure worden voornamelijk aankopen gecontroleerd door middel van kruisverificatie. Als er bij een bepaalde stap een fout is, kan het bedrag niet op de factuur worden verrekend totdat de fout is opgelost door ontvangst van een bevestiging of door de herziene factuur van de leverancier. Het is ook een van de methoden voor risicobeheer, aangezien het risico van betaling aan onbevoegde personen of tegen valse rekeningen moet worden gecontroleerd. Soms wordt het een langdurige procedure, maar het is de meest effectieve manier om het risico te beheersen.
Drie-weg afstemmingsproces
- De standaard werkwijze voor inkoop omvat bestellen wanneer de voorraad het bestelniveau bereikt, ontvangst van de offerte, verwerking van offertes naar de inkoopafdeling en vervolgens zal de inkoopafdeling beslissen van welke leverancier de inkoop zal plaatsvinden op basis van prijs, kwaliteit en reputatie van de leverancier en als laatste de uitgifte van de inkooporder.
- Op basis van de bestelbon worden de aankopen gedaan. Na ontvangst van de inkooporder moet de ontvangstorder worden uitgegeven door de afdeling voorraadbeheer en vervolgens moet de factuur door de inkoopafdeling worden doorgestuurd naar de boekhoudafdeling voor een boekhouding hiervan.
- Hierna wordt tenslotte de factuur ter autorisatie gegeven en vervolgens aan de kassamedewerker of kassa voor betaling aan de leverancier.
Hier zal de persoon die bij de betaling betrokken is, voordat hij de betaling autoriseert, het drievoudige afstemmingsproces gebruiken.
Het drievoudige afstemmingsproces omvat:
# 1 - Verificatie van inkooporder
Een inkooporder moet worden geverifieerd door de inkoopafdeling om de naam van de leverancier, datum, hoeveelheid, adres, betalingsinformatie en het bedrag te verifiëren.
# 2 - Verificatie van orderontvangst
Na verificatie van de inkooporder, controleert de kassa-afdeling van de inventarisafdeling de ontvangst van de bestelling om de hoeveelheid van de goederen te matchen zoals op de factuur en zoals ontvangen door de inventarisafdeling.
# 3 - Verificatie door de boekhouding
Na verificatie door de inventarisafdeling, moet de boeking in de boekhouding worden gecontroleerd om het bedrag en de hoeveelheid die in de boeken zijn geregistreerd, te verifiëren.
Als een factuur overeenkomt met alle drie de verificatiestappen, hoeft alleen de betaling te worden geautoriseerd en wordt de factuur geïncasseerd.
Voorbeeld van three-way matching
Aankoopafdeling van A Ltd. geeft een bestelling uit voor het kopen van voorraad van ABC & Co., Mexico van 3000 stuks, en de prijs per stuk is $ 100. De bestelling is geplaatst. De bestelling werd ontvangen, maar vanwege een grote hoeveelheid heeft de winkelier geen kruiscontrole uitgevoerd op het moment van ontvangst van de bestelling. Na controle bleek echter dat er slechts 2850 stuks waren ontvangen en de factuur wordt overhandigd aan de boekhoudafdeling voor de boekhouding en boekhouding en geeft deze verder ter incasso aan de kasafdeling. Bepaal de procedure voor drievoudige verificatie?
Oplossing:
Voordat de factuur voor betaling wordt geautoriseerd, moet de persoon de volgende procedure volgen:
1 - Verificatie door de inkoopafdeling:
De bestelling moet worden gecontroleerd of de bestelling is geplaatst volgens de bestelling of niet. In het onderhavige geval wordt de eerste stap van de drieweg-matching gematcht, dat wil zeggen dat de bestelling wordt geplaatst volgens een inkooporder.
2 - Verificatie door de Inventarisafdeling:
De bevoegde persoon haalt de cijfers op bij de inventarisafdeling. In dit geval worden slechts 2850 inventarisstukken ontvangen, dus de factuur kan niet worden geautoriseerd voor betaling. De bevoegde persoon zal de inventarisafdeling opdracht geven om de factuur van de leverancier te corrigeren.
De inventarisatie-afdeling neemt dan contact op met de bevoegde persoon van ABC & Co. voor uitreiking van de herziene factuur. Na ontvangst van de herziene factuur, moet dezelfde worden opgegeven op de boekhouding om correcties aan te brengen.
3 - Verificatie door de afdeling boekhouding of boekhoudgegevens:
Na de bevestiging van de herziene factuur van de leverancier, moet de bevoegde persoon deze verifiëren met de boekhoudkundige gegevens, en tenslotte zal de bevoegde persoon de factuur tenslotte autoriseren voor betaling.
Op deze manier wordt het korte ontvangstbewijs geïdentificeerd en verholpen.
Gebruik van three-way matching
- Het matchingsproces wordt op drie manieren gebruikt in grote organisaties.
- Het wordt ook gebruikt waar verschillende afdelingen verschillende functies uitvoeren.
- Het wordt gebruikt wanneer een organisatie bezig is met het produceren van meerdere producten.
- Het wordt gebruikt waar de verantwoordelijkheden worden gegeven aan nieuw aangestelde medewerkers.
- Het wordt gebruikt waar de meeste betalingen in contanten worden gedaan.
- Het wordt ook gebruikt als er ongeschoold personeel bij betrokken is.
Voordelen
De verschillende voordelen zijn:
- Het zorgt ervoor dat de betaling aan de juiste persoon wordt gedaan tegen de geldige factuur en waarde van de ontvangen voorraad.
- Het zorgt voor de juiste controles in de organisatie.
- Het minimaliseert of beperkt ongeautoriseerde betalingen.
- Door op drie manieren contant geld te matchen, moet verduistering worden beheerst.
- Fouten kunnen gemakkelijk worden geïdentificeerd in het drievoudige afstemmingsproces.
- Het zorgt ervoor dat dezelfde rekening niet meerdere keren wordt betaald.
- Het proces bevordert de verantwoording van het personeel.
- Via het driewegproces moet de informatie worden geverifieerd; vandaar dat het nauwkeurige informatie wordt en kan worden gebruikt voor toekomstige beslissingen.
Nadelen
Verschillende nadelen zijn de volgende:
- Three-way matching omvat meervoudige verificatie en verzameling van verschillende documenten; daarom is het proces langdurig en tijdrovend.
- Er kan een kans zijn op te late betaling en het opleggen van boetes vanwege het lange proces en vanwege de vertraagde betalingen.
- Relaties met leveranciers kunnen worden bedorven door te late betalingen.
- Kortingen voor vroege betalingen kunnen niet worden gemaakt vanwege langdurige procedures.
Conclusie
Three-way matching is de procedure om de crediteurenadministratie te controleren, waarbij met behulp van de drie stappen de crediteurenadministratie wordt geverifieerd. Hier moet bij de eerste aankoopstap de bestelling worden geverifieerd, vervolgens moeten de cijfers van de inventarisafdeling worden verzameld en geverifieerd, en ten slotte moet deze worden geverifieerd aan de hand van boekhoudkundige posten. Na verificatie op alle drie de niveaus autoriseert de autorisator de factuur voor betaling. Deze procedure duurt echter lang. Daarom is het tijdrovend en kunnen kortingen voor vroege betalingen niet worden toegepast vanwege langdurige procedures.
