Wat is verzoening?
Verzoening is de gewoonte om saldi in rekeningen te matchen om financiële inconsistenties, discrepanties, weglatingen en zelfs fraude te vinden. Elke transactie wordt geregistreerd op twee rekeningen (debet op de ene en credit op de andere) in de boekhouding. Daarom omvat reconciliatie aan het einde van een boekhoudperiode het matchen van saldi en het verzekeren dat de debiteringen (bijschrijvingen) van de ene rekening voor de ene transactie hetzelfde zijn als de creditering (debiteringen) naar een andere rekening voor dezelfde transactie.
Afstemming is ook mogelijk om saldi tussen interne en externe rekeningen te matchen. Een bedrijf kan bijvoorbeeld banktransacties die in zijn boeken zijn geregistreerd, afstemmen op de transacties die aan het einde van de bank zijn geregistreerd om mismatches te achterhalen. Op persoonlijk niveau kan iemand zijn creditcarduitgaven bijhouden en matchen met het bankafschrift om de rekeningverschillen te begrijpen.
Afstemmingsvoorbeeld
- Ervan uitgaande dat een bedrijf banktransacties in zijn boeken afstemt met het bankafschrift. Het bedrijf doet deze oefening aan het einde van de maand. Het ontdekte dat een cheque die op de 31ste van de maand werd uitgegeven, niet van het saldo bij de bank was afgeschreven en de bank bracht bepaalde kosten in mindering op het saldo die niet in de boeken van het bedrijf waren opgenomen.
- Hier komen de saldi in de boeken van het bedrijf en het boek van de bank niet overeen, en moeten boekingen worden gedaan / gecorrigeerd om de juiste saldi in de rekeningen weer te geven. Het bedrijf zal de bankkosten in zijn boeken herkennen en het banksaldo zal worden aangepast om het juiste beeld in de rekeningen weer te geven.
Verzoeningsproces
Het proces van algemene verzoening is als volgt:
# 1 - Vergelijk het ene rekeningsaldo met het andere
In deze eerste stap worden de afschrijvingen en tegoeden gematcht om ervoor te zorgen dat de saldi overeenkomen. Wanneer een bedrijf bijvoorbeeld huur betaalt, debiteert het de huurrekening en crediteert het de contante of te betalen huurrekening. Op de aansluitingsdatum moeten alle afschrijvingen in huur overeenkomen met de tegoeden op de kasrekening en de te betalen huurrekening met betrekking tot de huurkosten.
# 2 - Controleer de invoer in beide accounts
Als er in de eerste stap een mismatch wordt gevonden, moet de accountant de transactie per transactie van de rekening controleren om erachter te komen welke posten de mismatch veroorzaken. De verschillen kunnen voornamelijk ontstaan door typefouten, debitering in plaats van creditering van rekeningen, het doorgeven van boekingen op de verkeerde rekeningen, het niet boeken van boekingen op één rekening, etc.
# 3 - Corrigeer de onjuiste invoer
Zodra de accountant heeft vastgesteld welke posten de mismatch veroorzaken, kunnen die posten worden geanalyseerd en gecorrigeerd om de juiste saldi weer te geven.
# 4 - Breng de rekeningen opnieuw in evenwicht
Zodra de correcties zijn doorgevoerd, moet voor een grondige controle opnieuw worden gecontroleerd op mismatches in de eindsaldi. Omdat een bedrijf in een periode een enorm aantal transacties kan uitvoeren, is het afstemmingsproces meestal niet handmatig mogelijk. Het wordt meestal gedaan met behulp van boekhoudsoftware die fouten weggooit voor controle door de accountants.
Soorten verzoening
Er zijn vijf hoofdtypen afstemming:
- # 1 - Bankafstemming - Transacties in bankafschriften worden afgestemd met geregistreerde aan contanten gerelateerde transacties in de boeken van het bedrijf.
- # 2 - Klantafstemming - De saldi van klanten in de boeken van het bedrijf worden vergeleken met de saldi in de boeken van de respectievelijke klanten.
- # 3 - Afstemming van leveranciers - Saldi van leveranciers in de boeken van het bedrijf worden vergeleken met saldi in de boeken van de respectievelijke leveranciers.
- # 4 - Afstemming tussen bedrijven - Saldi in de bedrijfsboekhouding ten opzichte van een dochteronderneming worden afgestemd met de saldi op moedermaatschappijen in de boeken van een dochteronderneming
- # 5 - Bedrijfsspecifieke afstemming - Afstemmingen zijn specifiek voor de aard van de zakelijke activiteit die het bedrijf onderneemt.
Verzoeningsmethoden
Afstemming kan worden gedaan met behulp van twee methoden, zoals hieronder beschreven:
# 1 - Documentbeoordeling
Dit is een formeel proces van verzoening en wordt algemeen gevolgd. Bij deze methode worden alle rekeningen gecontroleerd om er zeker van te zijn dat de geregistreerde en uitgegeven bedragen hetzelfde zijn. Deze methode maakt doorgaans gebruik van boekhoudsoftware en geeft een uitgebreide, gedetailleerde beoordeling.
# 2 - Analysebeoordeling
Bij deze methode worden saldi afzonderlijk bekeken en vergeleken met wat ze zouden moeten zijn op basis van een specifieke parameter. De meest prominente parameter zouden historische trends en activiteiten kunnen zijn. Tijdens het doorzoeken van een lijst met transacties ontdekte een accountant bijvoorbeeld dat een uitgave zoals huur tien keer zo groot was als in de voorgaande jaren. Dit vereist een nader onderzoek van de rekeningen.
Voordelen
- Afstemming helpt bij het vinden van onnauwkeurige boekhoudposten, inclusief ongepaste behandelingen van boekhoudkundige items
- Het helpt bij het opsporen van weglatingsfouten en commissies, en corrigeert ze onmiddellijk
- Het helpt bedrijven om een negatieve mening van de auditors te vermijden, wat een mogelijkheid is als ze niet de juiste antwoorden krijgen voor mismatches
- Het helpt de bedrijven om synchroon te blijven met de boekhoudpraktijken die worden opgelegd door regelgevende autoriteiten
- Het helpt bij het matchen van de transacties vanaf de bron
- Het helpt bij het opsporen van fraude binnen het bedrijf of in de externe transacties waarbij het bedrijf betrokken is
- Het helpt bij het voltooien van de boekhoudkundige gegevens omdat het de ontbrekende informatie en ondersteunende documenten oplevert
- Het kan helpen om beter geïnformeerde zakelijke beslissingen te nemen, aangezien het de accounts betrouwbaarder en foutloos maakt.
Conclusie
- Bedrijven vertrouwen op financiële informatie die aan de leiders wordt gepresenteerd, daarom wordt het cruciaal dat die informatie foutloos is. Als ze foutloze informatie krijgen, kunnen leiders hun beslissing met vertrouwen nemen.
- Afstemming helpt het boekhoudkundig personeel om eventuele fouten uit de rekeningen te verwijderen, die vervolgens ter besluitvorming aan belanghebbenden kunnen worden voorgelegd. Zoals eerder vermeld, is verzoening een noodzakelijk proces en moet het worden gevolgd door alle organisaties, klein en groot.
- Het is van vitaal belang voor organisaties om regelmatig en tijdgebonden verzoening tot stand te brengen en ervoor te zorgen dat de mensen die de verzoening doen niet dezelfde mensen zijn die de rekeningen hebben opgesteld om belangenconflicten te voorkomen.
