Wat is boekhouden in Excel?
Boekhouding in Excel betekent het vastleggen van dagelijkse financiële transacties van een entiteit, zoals aankoop, verkoop, betalingen, ontvangsten en uitgaven, in een Excel-sjabloon. Voor het registreren van transacties in Excel, moet u eerst Excel instellen / aanpassen volgens de vereisten en vervolgens de dagelijkse transacties in deze sjabloon opnemen en op uw eigen computer opslaan.
Boekhouding met één invoer in Excel
In een systeem met één invoer wordt slechts één kant van de transactie geregistreerd en het effect van deze transacties gaat naar slechts één plaats. Terwijl in het boekhoudsysteem met dubbele boekhouding elke transactie wordt geregistreerd door middel van debet en credit, en dit heeft invloed op twee rekeningen.
In het systeem met één invoer worden transacties geregistreerd door rekening te houden met het doel en het resultaat van de transacties. Bij eenmalige boekhouding zal de nadruk vooral liggen op contante ontvangsten en contante betalingen, in plaats van op de registratie van elke uitgave en inkomsten of activa en passiva.
Boekhouding maken in Excel
Stap 1: Bereid een Excel-sjabloon voor een vastleggingstransactie voor volgens de vereisten terwijl u een entiteit voorbereidt die de hulp kan nemen van boekhoudkundige professionals.
Stap 2: Maak een rekeningschema voor het vastleggen en categoriseren van de transacties volgens de aard van het bedrijf. Over het algemeen is een rekeningschema onderverdeeld in drie categorieën, namelijk:
- Inkomen: voor het vastleggen van het geld dat het bedrijf binnenkomt.
- Uitgaven: voor het vastleggen van het geld dat uitgaat of zaken doet.
- Kosten van verkochte goederen: geld dat wordt besteed aan het maken van de afgewerkte goederen.
Hieronder ziet u het voorbeeldoverzicht van accounts:
Stap 3: Stel de resultatenrekening op met behulp van een rekeningschema om de brutowinst en de nettowinst voor de periode te bepalen. Voor de maandelijkse inkomensverklaring worden 12 winst- en verliesrekeningbladen opgesteld en daarna wordt één jaarrekeningblad opgesteld door alle 12 winst- en verliesrekeningbladen samen te voegen. De stroom van resultatenrekening zal als volgt verlopen:
Stap 4: Bereid een Excel-blad voor waar alle factuurnr. wordt vastgelegd, zodat het kan zijn om bij te houden welke factuur is betaald of welke facturen in afwachting zijn van betaling.
Stap 5: Stel kasstroomoverzichten op om de kaspositie van de entiteit vast te stellen.
Stap 6: Na het voorbereiden van al het bovenstaande Excel-blad om het bestand op een veilige locatie op te slaan door de juiste naam aan de map te geven. We kunnen dit bestand ook met een wachtwoord beveiligen.
Voorbeeld van boekhouden in Excel
Hieronder vindt u het kasboek voor 18 april tot 18 juni dat wordt bijgehouden in de Excel-spreadsheet, waar de instroom en uitstroom van kasmiddelen is geregistreerd door middel van eenmalige boekhouding.
Zoals op 01.04.2018 is het beginsaldo van contanten en bank $ 1000, na het optellen en aftrekken van inkomsten en uitgaven over de periode, komen we uit op een eindsaldo van $ 2564.
Voordelen
Hier volgen enkele voordelen:
- Boekhouding in een Excel-sjabloon vereist geen speciale boekhoudkundige vaardigheid; Daarom is het gemakkelijk om transacties bij te houden.
- Het is minder duur omdat de Excel-spreadsheet op elke computer / laptop beschikbaar is; daarom is het niet verplicht om boekhoudsoftware aan te schaffen.
- Excel heeft verschillende functies die helpen bij het eenvoudig registreren van transacties zoals optellen, vermenigvuldigen, VERT.ZOEKEN, draaitabel, macro's.
- Excel helpt bij de voorbereiding van verschillende grafische presentaties zoals grafieken, staafdiagrammen, cirkels en vele andere.
- Meerdere gebruikers in een kantoor hebben er toegang toe door het Excel-blad te delen in een alleen leesbare modus waarin de enige de gegevens in het Excel-blad kan wijzigen, en anderen kunnen de gegevens alleen bekijken.
Nadelen
Hieronder staan de nadelen:
- In Excel kunnen boekhoudkundige gebruikers de gegevens voorbereiden volgens de vereisten, en hij kan bevooroordeeld zijn tijdens het voorbereiden en presenteren van gegevens aan het management.
- Het is noodzakelijk om de juiste formule in te voeren omdat in Excel de formule handmatig wordt ingevoerd. Als er een fout in een formule zit, verandert het resultaat en dit heeft invloed op de besluitvorming.
- Excel-boekhouding is minder veilig dan gegevensonderhoud in boekhoudsoftware, en hackers kunnen het gemakkelijk hacken, en in een organisatie heeft ook iedereen toegang tot de gegevens.
- Het is niet zinvol en tijdrovend om een grote hoeveelheid gegevens in te voeren in Excel.
- In Excel is het niet mogelijk om automatisch gegevens uit banksoftware of andere software zoals andere boekhoudsoftware te importeren, waardoor we automatisch gegevens uit andere software kunnen importeren.
Conclusie
Boekhouding in het Excel-blad is handig voor die organisaties die zich in de beginfase van hun bedrijf bevinden en hun uitgaven niet willen verhogen door geschoolde mankracht aan te werven en boekhoudsoftware aan te schaffen. Het is gemakkelijk om boekhoudkundige transacties in Excel te houden in vergelijking met het registreren van transacties in boekhoudsoftware. Toch is het tegelijkertijd minder veilig en niet bruikbaar voor een groot aantal transacties, en is de kans op fouten erg groot.
