Proefbalans in de boekhouding (definitie, fouten) - Hoe voor te bereiden?

Inhoudsopgave

Wat is een proefbalans in de boekhouding?

Wat is een proefbalans in de boekhouding?

Proefbalans is het boekhoudrapport waarin eindsaldi van verschillende grootboeken van het bedrijf zijn en worden gepresenteerd in de debet / credit-kolom volgens hun saldi, waarbij debetbedragen worden vermeld in de debetkolom en creditbedragen worden vermeld in de credit-kolom en het totaal van beide moet gelijk zijn.

Aan het einde van het boekjaar worden de saldi van alle grootboekrekeningen geëxtraheerd. Ze worden opgeschreven in proefbalans (een soort financieel rapport) en tenslotte opgeteld om te zien of het totaal van respectievelijk de debetsaldi en het totale creditsaldo moeten worden opgeteld. Het kan ook worden vermeld als een overzicht van het totaal van de debet- en creditsaldi die uit de verschillende rekeningen in het grootboek zijn gehaald om de wiskundige nauwkeurigheid van de boeken te onderzoeken.

Doelstellingen van de proefbalans

Er zijn verschillende doelstellingen voor het voorbereiden van de proefbalans die hieronder worden vermeld:

Om saldi te hebben van alle rekeningen van het grootboek om de noodzaak te vermijden om door de pagina's van het grootboek te gaan om het te achterhalen.
Beschikken over materiaal voor het opstellen van de jaarrekening van de organisatie.
De rekenkundige nauwkeurigheid van de boekhouding hebben vanwege de overeenstemming van de proefbalans.
Bewijs hebben dat de dubbele invoer van elke transactie is geregistreerd vanwege de overeenkomst.
Om te begeleiden bij het identificeren van fouten.

Hoe bereid ik een proefbalans voor?

De volgende methoden kunnen worden gebruikt om een proefbalans voor te bereiden:

Totale methode. Deze methode stelt dat het totaal van respectievelijk het debet- en creditbedrag van elke rekening wordt weergegeven in de twee kolommen van het bedrag ertegen, dwz één voor het debetsaldo en een andere voor het creditsaldo .
Evenwichtsmethode. Bij deze methode wordt het verschil van elk bedrag afgetrokken. Indien het debetsaldo groter is dan het creditsaldo, wordt het verschil in de debetkolommen vermeld.

Van de twee hierboven genoemde voorbereidingsmethoden wordt de balansmethode, die de tweede is, in de praktijk meestal gebruikt omdat deze het opstellen van financiële overzichten vergemakkelijkt.

De volgende zijn stappen die nodig zijn om te nemen voor de voorbereiding van de proefbalans.

Aan het einde van het boekjaar worden alle rekeningen en grootboeken afgesloten.
Eindsaldi van het grootboek moeten worden geboekt.
Fouten moeten worden geïdentificeerd.
Er moet tijdelijk een tussenrekening worden gegenereerd om het totaal van de proefbalans bij te houden totdat de correctieboekingen zijn gemaakt.
Aan het einde van het jaar zijn aanpassingsboekingen vereist, die voorheen niet waren verantwoord voor de opname van de proefbalans.

Fouten in de proefbalans

De correspondentie van de proefbalans wordt niet vermeld als definitief bewijs voor de absolute nauwkeurigheid van de boeken. Het geeft alleen de wiskundige precisie van de boekhouding aan. De proefbalans kan het eens zijn, en toch kunnen er enkele fouten van de volgende typen verborgen blijven.

Fout bij weglating - Als de boeking niet in een dochterboek is opgenomen, worden zowel het debet als het credit weggelaten. En de overeenstemming van de proefbalans wordt op geen enkele manier beïnvloed.
Fouten compenseren - Dit zijn de fouten die zichzelf compenseren in het nettoresultaat. Dat wil zeggen, over- of onderkrediet van verschillende rekeningen wordt geneutraliseerd door overkredieten of onderkrediet in dezelfde mate als andere rekeningen. Bijvoorbeeld, onder het boeken van $ 500 aan de debetzijde van een bepaalde rekening zou worden gecompenseerd door een onderboeking van $ 100 aan de kredietzijde van een andere rekening en het weglaten van het boeken van $ 400 aan een derde rekening. Deze fout kan ook worden geneutraliseerd door meer dan $ 500 aan de debetzijde op een andere rekening of rekeningen te boeken.
Principiële fouten - Deze fouten hebben geen invloed op de overeenstemming van de saldibalans, aangezien ze het gevolg zijn van het debiteren of crediteren van verkeerde boekhoudkoppen, wat in strijd zou zijn met de fundamentele principes van dubbele boekhouding. Bijvoorbeeld: $ 1.500 uitgegeven aan de uitbreiding van het gebouw ten onrechte gedebiteerd op de reparatierekening in plaats van op de bouwrekening, heeft geen invloed op de overeenstemming van de Proefbalans. Dergelijke fouten doen zich dus voor wanneer een actief wordt behandeld als een uitgave of verplichting als een inkomen of vice versa.
Een verkeerde invoer in een dochterboek - Als een kredietaankoop van $ 450 van James ten onrechte als $ 540 in het aankoopboek wordt geschreven, wordt een dergelijke fout niet bekendgemaakt. Omdat de boeking aan zowel de debetzijde van de aankooprekening als de creditzijde van de rekening van James het verkeerde bedrag van $ 540 zal zijn, zal het proefsaldo overeenkomen.
Een item naar de juiste kant plaatsen maar op de verkeerde rekening - Als een aankoop van $ 100 van Carl James is bijgeschreven op Mathew Woods in plaats van Carl James, zal het een dergelijke fout niet detecteren.

Er zijn volgende fouten die worden onthuld als gevolg van het meningsverschil.

Een bijzonder boek uit een dochteronderneming in het grootboek is niet geboekt - Een aankoop van $ 500 van Anthony werd bijvoorbeeld niet op zijn rekening bijgeschreven. Als gevolg van deze fout zal het cijfer van de diverse schuldeisers dat in de proefbalans wordt weergegeven, met $ 500 afnemen en zal het creditsaldo respectievelijk $ 500 minder zijn in vergelijking met het debetsaldo.
Invoer van onjuist bedrag in grootboekoverzicht - Voorbeeld, een verkoop op krediet van $ 1000 aan Anya heeft haar account ten onrechte op $ 100 geboekt. Het effect van deze fout is dat het aantal verschillende debiteuren wordt verminderd met $ 900, en het totaal van de debetzijde van de proefbalans zal $ 900 minder zijn dan het creditsaldo.
Een bedrag invoeren aan de verkeerde kant van het grootboekoverzicht: bijvoorbeeld die korting van $ 10 die een klant ten onrechte heeft geboekt op het krediet in plaats van de debetzijde van de toegestane korting. Als gevolg van deze uitkomst van een fout zal in de proefbalans de kredietzijde met $ 20 overschrijden. Dat wil zeggen, het foutbedrag wordt verdubbeld.
Onjuiste opname in de grootboekrekeningen - Voorbeeld dat aan het einde van het boekjaar bij het optellen van de kapitaalrekening een kredietbedrag van $ 9.900 ten onrechte wordt beschouwd als $ 8.900; Als gevolg van deze fout zal het krediettotaal van de proefbalans $ 1.000 tekort komen.
Verkeerde opsomming van dochterondernemingen - Een verkoopboek is bijvoorbeeld $ 50 overschaduwd. Vanwege de uitkomst van dit type fout zal de kredietzijde in de proefbalans $ 50 zijn om hoger te worden omdat het verkoopaccount zal verschijnen op de hoger cijfer aan de kredietzijde in de proefbalans.
Dubbel boeken van een item in het dochterboek op een grootboekrekening - Dat is een betaling van $ 500 aan een schuldeiser die tweemaal op zijn rekening is geboekt.
Bedrag weglating van een rekening in de proefbalans - De saldi van bank en contanten zijn mogelijk weggelaten.
Saldo van verschillende rekeningen onjuist geboekt - Bijvoorbeeld dat een saldo van $ 52 op een vaste rekening ten onrechte is geboekt als $ 25.
Het saldo van een account is aan de verkeerde kant ingevoerd - Dat is het saldo van de commissie die ten onrechte op de debetrekening is vermeld in plaats van op de creditrekening.
Een verkeerde opsomming van de proefbalans zal tot onenigheid leiden.

Locatie van fouten

Elke keer dat er onenigheid is, moeten belangrijke stappen worden ondernomen om de reden voor verschillen te achterhalen:

Controleer de totalen opnieuw en ontdek het werkelijke verschil.
Het verschil in het totale bedrag wordt in tweeën gedeeld en kijk of er een saldo van hetzelfde bedrag in de proefbalans zit. Het kan zijn dat een dergelijk saldo aan de verkeerde kant is opgenomen, waardoor het verschil van het dubbele bedrag is ontstaan.
Als de bovenstaande stappen de fout niet lokaliseren, moet het verschil in de proefbalans worden gedeeld door 9. Als het verschil zelfs deelbaar is door 9, kan de fout optreden als gevolg van omzetting of verplaatsing van cijfers. Omzetting vindt plaats wanneer 54 wordt geschreven als 45 of 98 als 89 enzovoort. Een transplaatsing vindt plaats wanneer de cijfers van de cijfers naar links of rechts worden verplaatst. Dat wil zeggen, wanneer $ 5, 450 wordt geschreven als $ 54. 50. Als er een transpositie of transpositie van cijfers is, kan de zoekopdracht worden beperkt tot getallen waarin deze fouten mogelijk zijn gemaakt.
Controleer of elk saldo van alle rekeningen, inclusief contanten en banksaldi, is betrokken.
Het verifiëren van de beginsaldi is precies naar voren gehaald op de rekening van dit jaar.
Als de ongelijkheid een enorm bedrag is, vergelijk dan de proefbalans van het huidige jaar met die van het voorgaande jaar en kijk of de cijfers onder vergelijkbare accounthoofden vrijwel hetzelfde zijn als die van het voorgaande jaar en of hun saldo op hetzelfde valt. kant. Als het verschilcijfer van beide jaren enorm is, is de oorzaak van het verschil vastgesteld.
Als de bovenstaande stappen de fout niet detecteren, worden de volgende stappen genomen om te controleren:
- Bekijk de totalen van de dochterboeken.
- Controleer de boeking die is gemaakt vanuit het tijdschrift of de dochterboeken in het grootboek.
- Controleer of de saldi uit het grootboek zijn gehaald.
- De saldi-lijst wordt opnieuw gegoten.

Als al deze pogingen de fouten niet kunnen lokaliseren, moeten alle boeken met de belangrijkste invoer worden gegoten en moet de boeking in het grootboek opnieuw worden gecontroleerd.

Tussenrekening en proefbalans

Als het ondanks de bovenstaande stappen niet mogelijk is om de fouten te lokaliseren, wordt het verschil van de proefbalans overgeboekt naar de tussenrekening en dus bijgeteld. Als er later fouten optreden, kunnen deze worden opgespoord via de tussenrekening. De tussenrekening wordt geëlimineerd wanneer alle fouten zijn gelokaliseerd.

Voorbeeld: De volgende proefbalans is opgesteld.

Bijzonderheden	Debetsaldo ($)	Kredietsaldo ($)
Kasrekening	12.220	0
Kapitaalrekening	0	45000
Bankrekening	14.000	0
Aankoopaccount	22.000	0
Verkoopaccount	0	12.500
Meubelrekening	5.000	0
Retourneert uitgaande rekening	0	1.000
Kortingsrekening	0	20
Tekeningen Account	1.000	0
Telefoonhuurrekening	400	0
Stationair account	200	0
Huur rekening	1.000	0
Salarisaccount	2.500	0
Retourneert inkomende rekening	200	0
TOTAAL	58.520	58.520

Beperkingen

Het kan alleen worden opgesteld in die zorgen waar het dubbele boekhoudsysteem wordt aangenomen, wat niet nuttig is in het systeem met één boekhouding. Deze systeembasis met dubbele invoer is erg duur en kan niet worden overgenomen door kleine bedrijven.
Hoewel de proefbalans rekenkundige nauwkeurigheid van de boekhouding biedt, worden bepaalde fouten niet onthuld. Om deze reden wordt gezegd dat het saldo van het spoor geen sluitend bewijs is voor de nauwkeurigheid van de boekhouding.
Als de nauwkeurige proefbalans niet is opgesteld, zullen de definitieve rekeningen de stand van zaken van de organisatie niet beoordelen zonder onjuistheden van materieel belang. Wat de verschillende groepen personen ook zijn, conclusies trekken en beslissingen nemen, het zal niet correct en nauwkeurig zijn en zal dergelijke personen misleiden.