Volledig formulier van GRN - Goederen ontvangen nota
De volledige vorm van GRN is Goods Received Note. De GRN verwijst naar het bedrijfsdocument dat door de klant wordt ingevuld op het moment van ontvangst van de goederen van de verkoper om de ontvangst van alle goederen te bevestigen zoals overeengekomen tussen de betrokken partijen, en het wordt vaak vergeleken met de inkooporder (PO ) alvorens de betaling aan de verkoper van de goederen uit te voeren.
Eigenschappen van GRN
In productie- en andere soorten organisaties, waar het organisatorische proces het transport van de goederen van de ene plaats naar de andere of het transport van de buitenmarkt naar het magazijn omvat, speelt de goederenontvangstbon een zeer belangrijke rol. Soms kan de verwerkingstijd langzamer zijn dan normaal, wat kan worden getraceerd op de goederenontvangstbon.
Een van de belangrijke kenmerken van een goederenontvangstbon is dat, wanneer de goederen naar de winkel worden vervoerd, de winkelmanager dit document meeneemt als bewijs of de goederen overeenstemmen met de vereiste hoeveelheid, of de vereiste hoeveelheid zoals vermeld in de nota is daadwerkelijk ontvangen of niet. De goederenontvangstbon wordt dus ook een bewijs en wordt de audittrail.
Wat moet worden opgenomen in de goederenontvangstbon?
Gewoonlijk is in de organisatie de voordruk van de goederenontvangstbon van de winkelafdeling. Daarom moet het management hen goed trainen in termen van wat er op de goederenontvangstbon moet worden vermeld. De volgende lijst is opgesteld met de belangrijke dingen die in GRN moeten worden opgenomen:
- Bovenaan de GRN staat de naam van de leverancier van de goederen.
- Het wordt gevolgd door de datum en tijd van de uitgifte en de datum en tijd van ontvangst van de goederen van de winkel.
- Het juiste adres van de plaats waar de goederen vervoerd dienen te worden en waar de goederen geleverd dienen te worden samen met de juiste pincode.
- De beschrijving van de goederen die worden vervoerd en de hoeveelheid van elk soort product, het tarief en de prijs van de goederen.
- Het einde van de GRN wordt gedaan door de handtekening en naam van het geautoriseerde personeel van zowel de leverancier als de winkelmanager en de bediende die de goederen moet ontvangen.
Proces van GRN
Het volgende is het proces van GRN:
- De ontvangst van de factuur en het uitladen van de goederen naar de winkels.
- De fysieke verificatie van het aantal ontvangen goederen samen met de omschrijving van de goederen.
- Als de goederen betwist zijn of van een geringe hoeveelheid zijn, wordt de leverancier gecontacteerd om het tekort te vragen.
- Nadat de hoeveelheid is gecontroleerd, wordt de kwaliteitstest uitgevoerd.
- Een bevestiging wordt door challan gedaan en naar de leverancier gestuurd.
- Na bovenstaande stap zal de ontvangende afdeling het GRN in 5 exemplaren voorbereiden. Origineel voor hen, en de rest voor de inkoopafdeling, de boekhoudafdeling, één voor de winkelmanager en één voor de persoon die de aanvraag tot bestellen doet.
- Op basis hiervan worden boekingen gemaakt in de grootboeken van winkels.
Belang
- Voor elke boekhoudafdeling is de goederenontvangstbon een essentieel document, aangezien deze het objectiviteitsbeginsel van de boekhouding dient. Elke inschrijving in de boekhouding moet verplicht worden gestaafd met het bewijs in gedocumenteerde vorm.
- Verder worden de goederen geverifieerd bij de GRN voordat de producten aan de verkoper worden betaald. Om de kans op fouten en fraude te verkleinen, moet in een organisatie ook een ander het werk van een persoon controleren en is een persoon niet bij meer dan 1 continu proces betrokken. Daarom wordt het organisatorische werk door GRN door verschillende mensen geïnspecteerd.
- Aangezien de werkelijke fysieke hoeveelheid goederen wordt gecontroleerd met de goederenontvangstbon, wordt alleen betaald voor de werkelijk ontvangen goederen. Hierdoor wordt een onrechtmatige betaling vermeden.
- Dit document legt ook een belangrijke rol bij de leverancier. De leverancier kan met de hulp van de GRN bewijzen dat de goederen vanaf hun einde zijn verzonden, aangezien de GRN een officieel juridisch document is en als bewijs kan worden aanvaard in de rechtbank.
Goederenontvangstbonus versus goederenverzendbon
Hieronder volgen de verschillen tussen Goederenontvangstbonnen en Goederenverzendnota:
- De verzendafdeling van de leverancier verhoogt de goederenverzending (GDN) terwijl de ontvangende afdeling van de koper de goederenontvangstnota voorbereidt.
- Zonder verhoogd GDN kan de boekhoudafdeling van de leverancier de factuur niet verhogen, terwijl zonder GRN de afdeling inkoper geen betalingen of boekingen kan doen.
Voordelen
Dit zijn de voordelen van de goederen die een nota hebben ontvangen:
- Het werkt als bewijs voor auditors en wordt daarom opgenomen in de audit trail procedures.
- GRN toont de werkelijk ontvangen hoeveelheid, en daarmee kan het verlies van hogere betaling aan de leveranciers worden gedetecteerd.
- Het is een afleverbewijs. Het is een juridisch afdwingbaar document en kan bij de rechtbank worden ingediend.
- Het personeel van het logistieke team wordt aansprakelijk gesteld in geval van fouten of fraude, aangezien de hoeveelheid altijd moet overeenkomen met de hoeveelheid GRN. Bij het team ontstaat een gevoel van verantwoordelijkheid en alertheid.
- De financiële afdelingen van grotere bedrijven kunnen dit document gebruiken voor vergelijkingsdoeleinden om te zien hoeveel hoeveelheden goederen zijn besteld en hoeveel er daadwerkelijk is ontvangen en in de boeken is geboekt.
Conclusie
GRN is de afkorting die wordt gebruikt voor goederen die de notitie hebben ontvangen. Zoals de naam al aangeeft, hebben de goederen een bevestiging ontvangen van de ontvangst van de goederen door de klant of de koper van de verkoper, die door de koper wordt gevuld wanneer de goederen daadwerkelijk worden ontvangen. Het is een officieel juridisch document en kan in de rechtbank als bewijs worden aanvaard.
