Wat zijn originele boeken?
In boeken met originele boekingen, ook wel het eerste boekingsboek genoemd, worden de volledige journaalboekingen vastgelegd en bewaard met alle ondersteunende documenten en details van de transacties, die het bestaan en de nauwkeurigheid van de financiële transactie die is geboekt voordat deze plaatsvindt gehercodeerd of overgedragen in de individuele grootboeken.
Uitleg
Met originele records wordt bedoeld de eerste journaalboeking van de transactie die samen met de ondersteunende documenten en details met betrekking tot de transactie wordt bewaard. Het houdt gegevens bij van alle soorten transacties, zoals onkostendeclaraties, facturen, contante transacties, banktransacties, enz. Wanneer alle details van de transacties alleen in de oorspronkelijke boekhouding worden geregistreerd, kan dezelfde transactie verder worden geboekt in de afzonderlijke grootboeken. die het soort transacties bepalen.
Voorbeeld van originele boeken
Zoals de verschillende typen, kunnen er meerdere voorbeelden voor zijn. Enkele voorbeelden kunnen zijn:
- Kasjournalen: de oorspronkelijke boekhouding waarin alle soorten betalingen en ontvangsten die met contant geld zijn gedaan, worden geregistreerd en bijgehouden. Voor de periode waarin een record wordt geboekt, wordt elke transactie die de beweging in of uit het geld van de organisatie met zich meebrengt, met alle ondersteunende of bewijsstukken in de kasjournalen geboekt.
- Bankdagboeken: hetzelfde als kasboekjes, worden ook bankboekjes bijgehouden voor de periode, die alle transacties bevat die betrekking hebben op de verplaatsing van bedragen van de bankrekeningen van de organisatie.
- Verkoopdagboeken: Verkoopdagboeken zijn de boeken waarin de oorspronkelijke boekingen van elke transactie rechtstreeks verband houden met de verkoopomzet van de organisatie.
- Aankoopdagboeken: Aankoopdagboeken zijn de boeken waarin de oorspronkelijke boekingen voor de transactie betrekking hebben op aankopen.
Soorten originele boeken
Over het algemeen zijn er twee typen, die als volgt worden weergegeven:
# 1 - Speciale tijdschriften
Speciale tijdschriften zijn de speciale boeken met originele invoer waarin afzonderlijke tijdschriften worden voorbereid voor verschillende soorten transacties. Nadat alle transacties in de afzonderlijke boeken zijn geboekt, worden deze transacties, oftewel saldi, overgeboekt naar hun individuele en afzonderlijke grootboeken. Voorbeelden van dergelijke tijdschriften zijn -
- Verkoopdagboek: wordt gebruikt om de transactie voor de verkoopfacturen te registreren wanneer de goederen op krediet zijn verkocht.
- Aankoopdagboek: wordt gebruikt om de transacties van aankopen voor de organisatie te registreren wanneer de goederen op kredietbasis bij de leveranciers zijn gekocht.
- Kasboek of kasboek: wordt gebruikt om de contante betaling of ontvangst vast te leggen.
- Verkoopretour en inkoopretourdagboek: wordt gebruikt om de gegevens van de verkoopretour en de teruggestuurde inkoop vast te leggen. Enzovoort.
# 2 - Algemeen dagboek
Algemene dagboeken zijn de dagboeken die worden gebruikt om de transacties vast te leggen die niet in een speciaal dagboek of eenvoudiger termen worden geregistreerd; het zou kunnen worden gezegd als de inschrijvingsboeken voor de transacties die niet in aanmerking komen voor speciale of specifieke inschrijvingsboeken.
Componenten
Aangezien de oorspronkelijke boeking de transacties opslaat, evenals de details van de transacties, moeten sommige gespecificeerde componenten worden vermeld voor het boeken van een transactie in de boeken. Deze componenten zijn als volgt:
- Transactiedatum: Voordat een transactie in het journaal wordt geregistreerd, is het verplicht om de datum te vermelden waarop dezelfde transactie plaatsvindt of wordt geregistreerd in de boekhouding. Als het journaal datumgewijs wordt bijgehouden, is het raadzaam de transactie in de juiste datumfunctie in te voeren.
- Relevante partij en transactiegegevens: in het geval dat de transacties worden geregistreerd in het speciale dagboek, moet de transactie de partij vermelden bij wie de credittransactie is geplaatst, dwz de leverancier in geval van een aankooptransactie, maar in het geval dat de transactie is geboekt in het dagboek van de transactie moet de gegevens van de relevante partijen vermelden.
- Commentaar: het commentaar bij de transactie geeft de details van de transactie en verklaart de reden voor de transactie of de aard van de transactie is een korte vorm.
- Geef de referentie naar het originele document: het moet de referentie bevatten naar het originele document op basis waarvan de transactie is geboekt, dwz het factuurnummer in geval van aankoop, enz.
- Monetaire details: de invoer moet het geldbedrag vermelden dat bij de transactie betrokken is.
- Geef de grootboekrekening op: het moet de relevante grootboekrekening vermelden waarin dezelfde transactie zou worden geboekt na de succesvolle volledige registratie in de originele boeken.
Voordelen
- Met het bijhouden van gegevens in de oorspronkelijke boekhouding, worden dagelijkse transacties in de boeken opgenomen en wordt de kans op weglating van een transactie verkleind.
- Aangezien de boeken alle details van de transactie bevatten, evenals een samenvatting van de transactie in de vertellingen, kan elke fout in de transactie gemakkelijk worden geïdentificeerd tijdens de verzending in de individuele grootboekrekening.
- De transacties worden in chronologische volgorde geregistreerd, dus het is relatief eenvoudiger geworden om ze te categoriseren en over te boeken naar relevante grootboeken.
Nadelen
- De tijdschriften zijn omvangrijk en hebben veel volumes, waardoor het erg moeilijk is om met de gegevens om te gaan.
- Het is niet gemakkelijk om een bepaalde transactie te vinden, tenzij de persoon de datum van de transactie kent.
- Het achteraf boeken van alle transacties in het individuele grootboek kost veel tijd.
Conclusie
Books of Original Entry helpt de organisatie om de transacties dagelijks vast te leggen met alle ondersteuning en details. Het helpt om de transacties in preformvolgorde te houden en de rangschikking ervan in chronologische volgorde maakt het handig om de gegevens te behouden en de fout of weglating van de transactie wordt verminderd. Het helpt altijd bij het volgen van de gegevensstroom van de financiële overzichten naar de belangrijkste journaalboeken.
