Wat is de klokkenluidersregeling?
Klokkenluidersregeling is een reeks regels en richtlijnen voor alle belanghebbenden van een bedrijf, of het nu de werknemers, contractanten, aandeelhouders, verkopers of andere personen zijn die moeten worden opgevolgd wanneer ze zien dat er iets illegaals of onethisch gebeurt binnen de organisatie, opzettelijk of onopzettelijk en dergelijke handelingen zijn niet in het algemeen belang of ondermijnen het belang van de aandeelhouders.
Uitleg
Het bovenstaande beleid is bedoeld om de belanghebbenden bewust te maken van wat valt onder de reikwijdte van illegale of onethische praktijken die moeten worden gemeld via het klokkenluidersproces. Het geeft hen een complete reeks acties die ze in verschillende situaties moeten ondernemen en vertelt hen ook hoe ze zichzelf kunnen beschermen in het geval ze geconfronteerd worden met de woede van de mensen die betrokken zijn bij de illegale of onethische acties.
Deze activiteiten kunnen eenvoudige vormen van corruptie zijn of zelfs ernstige misdrijven zoals het witwassen van geld, en daarom moeten de belanghebbenden zeer alert en op de hoogte zijn van dergelijke activiteiten en deze onmiddellijk melden.
Doel van de klokkenluidersregeling
- Werknemers aanmoedigen: Het hebben van een klokkenluidersregeling moedigt werknemers aan om te goeder trouw melding te maken van een plek die ze zien en wangedrag, omdat ze ervan op de hoogte worden gebracht dat ze dergelijke gevallen moeten melden, en er zal voor hun anonimiteit worden gezorgd.
- Bewustwording creëren: Medewerkers worden bewust gemaakt van de mogelijke issues die onder deze categorie vallen, dus ook voor educatieve doeleinden. Anders kunnen dergelijke handelingen onopgemerkt blijven.
- Gids voor belanghebbenden: Het beleid bevat een stapsgewijze handleiding voor wat de werknemer of een andere aandeelhouder moet doen als hij wangedrag ziet gebeuren en aan wie hij dergelijke gevallen ook moet melden. Daarom wordt de resolutie snel en efficiënt bereikt. Als een dergelijk beleid ontbreekt, weet de belanghebbende misschien niet wat hij moet doen om een incident te melden.
- Corporate Governance: Corporate governance is het proces waarin de belangen van gespreide aandeelhouders en externe belanghebbenden worden beschermd omdat ze geen deel kunnen uitmaken van de dagelijkse activiteiten van het bedrijf en daarom kwetsbaar zijn voor wangedrag.
Verplichtingen van een klokkenluidersregeling
Een van de meest essentiële aspecten van een klokkenluidersregeling is de anonimiteitsclausule . Een klokkenluider moet ervan overtuigd zijn dat het klokkenluiden hem op geen enkele manier in gevaar brengt, of het nu gaat om het verlies van zijn baan of het vertrouwen van zijn collega's, of soms zelfs een bedreiging voor zijn leven of de juridische gevolgen van acties. Als de klokkenluider zich veilig voelt, meldt hij een incident. Anders zal hij dat niet doen, en daarom kan het het doel van het beleid tenietdoen.
Verder moet het de klokkenluider bewust maken van het feit dat hij onder welke omstandigheden interne actie moet ondernemen en wanneer hij externe actie moet ondernemen. Soms kan het nemen van een interne actie ertoe leiden dat de persoon die wangedrag vertoont, wordt getipt, en dan kan hij alert worden en een tijdje laag blijven liggen om te voorkomen dat hij wordt gepakt.
Klokkenluidersbeleid versus ethisch beleid
Ethische code van een bedrijf of in het algemeen is een veel bredere term en behandelt veel andere aspecten van correct gedrag of belanghebbenden van het bedrijf, afgezien van alleen die aspecten die worden behandeld door het klokkenluidersbeleid, en daarom is dit beleid een ondergroep van het grotere ethische beleid.
Bij investeringsbankieren geven de klanten bijvoorbeeld soms geschenken aan portefeuillebeheerders voor hun goede prestaties. Dergelijke geschenken kunnen niet worden geaccepteerd als ze de waarde van het aanvaardbare schenkingsbeleid van de investeringsbank overschrijden. Zelfs als dergelijke geschenken binnen aanvaardbare grenzen vallen, moeten ze openbaar worden gemaakt als ze een aanzienlijke waarde hebben. Dit om de objectiviteit van de portefeuillebeheerders te behouden en te voorkomen dat zij buitensporige risico's nemen.
Schenken is niet per se illegaal. Het is gewoon een bedrijfsbeleid om ze niet te accepteren. Dit vereist geen actie van de klokkenluider.
Als de portefeuillemanager echter voorkennis aan zijn familieleden doorgeeft en zij hiervan profiteren, en de portefeuillemanager krijgt daar een aandeel in, dan is klokkenluiden vereist.
Voordelen
- Houdt wangedrag in de gaten : het hebben van een beleid leidt ertoe dat alle belanghebbenden zich bewust zijn van wat wangedrag is. Bovendien hebben ze de angst om te worden blootgesteld als ze wangedrag vertonen, omdat ze weten dat die persoon die wordt blootgesteld niet bedreigd zal worden vanwege de anonimiteit en daarom zou het melden van wangedrag efficiënt zijn.
- Snelle rapportage en oplossing: in grotere organisaties is het niet altijd mogelijk om alle afdelingen en kantoren over de hele wereld te monitoren. Daarom kunnen wangedragingen niet worden gemeld als het alleen de plicht van de toezichthouder is om erop toe te zien. Het beleid helpt bij het delen van een dergelijke verantwoordelijkheid, en wie erachter komt over dergelijk wangedrag, kan dit zo snel mogelijk melden, en daarom kan het snel worden opgelost.
Nadelen
- Anonimiteit niet gehandhaafd: soms, wanneer het beleid niet efficiënt van kracht is, kunnen de belanghebbenden aarzelen om een incident te melden omdat ze in het verleden hebben gezien dat de anonimiteit niet goed wordt gehandhaafd. Het is een praktische zorg, en daarom vreest iemand die wangedrag ziet, de verkeerde kant op van degenen die zulk wangedrag begaan.
- Geschil: als het wangedrag enorm is, komt de pers in beeld en eist de algehele reputatie van het bedrijf. Daarom wordt er soms geen actie ondernomen.
- Uitdagingen waarmee klokkenluiders worden geconfronteerd: hoewel er wettelijke bescherming is voor klokkenluiders, worden sommige klokkenluiders geconfronteerd met acties zoals overplaatsing naar een ander kantoor of een afdeling of moeten ze hun baan misschien helemaal opzeggen. Bovendien vinden ze het soms moeilijker om elders te werken vanwege hun klokkenluidersgeschiedenis.
Conclusie
Al met al is klokkenluidersbeleid een must in alle organisaties, groot of klein, om wangedrag te voorkomen en de belangen van alle stakeholders, zowel intern als extern, te behartigen. Het moet de anonimiteit handhaven, zodat het de klokkenluiders kan aanmoedigen om op te treden als ze wangedrag zien.
In de praktijk is klokkenluiden echter niet vrij van gevaar, aangezien de klokkenluider voor uitdagingen kan komen te staan, zoals ontslagen worden of het niet kunnen krijgen van een nieuwe baan of zelfs levensbedreigingen. Daarom is een goede uitvoering van het beleid van groot belang.
