Definitie boekhoudafdeling
Boekhoudafdeling verwijst naar de afdeling in een bedrijf dat zorgt voor het opstellen van financiële overzichten, het bijhouden van het grootboek, het betalen van rekeningen, het opstellen van klantenrekeningen, de loonlijst en meer. Met andere woorden, ze zijn verantwoordelijk voor het beheer van de algemene economische voorkant van het bedrijf. Het is voor elk bedrijf, of het nu een klein bedrijf is dat buitenshuis opereert of een grote multinational, onmogelijk te lang te functioneren zonder enige vorm van boekhouding.
Functies van de boekhoudafdeling
- Alle zakelijke transacties nauwkeurig en volledig op een systematische manier bijhouden en registreren, zodat deze op elk moment kunnen worden opgevraagd en bekeken.
- Om adequate interne controles binnen de organisatie te handhaven om haar waardevolle middelen te beschermen.
- Een basis bieden voor prestatiebeoordeling en verantwoording afleggen in de hele organisatie.
- Om de kosten van de bedrijfskosten bij te houden en de aanpassing van bestaande activiteiten te adviseren met de bedoeling om de bedrijfskosten te verlagen.
- Het senior management ondersteunen bij het besluitvormingsproces door middel van de juiste presentatie van de financiële gegevens.
- Plannen op basis van anticipatie op zakelijke behoeften en verwachte beschikbaarheid van middelen.
Rollen en verantwoordelijkheden
- Een van de belangrijkste verantwoordelijkheden is om alle financiële gegevens op de juiste manier te verzamelen en vervolgens de financiële overzichten / rapporten op te stellen. Deze rapporten worden gebruikt bij het opstellen van budgetten, prognoses en andere besluitvormingsrapporten. Daarnaast worden deze rapporten ook gebruikt voor communicatie met geldverstrekkers, investeerders en andere belanghebbenden.
- Onderhoud van een gezonde relatie met de leveranciers door ervoor te zorgen dat ze op tijd worden betaald. Ze moeten echter op zoek gaan naar mogelijkheden om geld te besparen door gebruik te maken van kortingen / incentives als gevolg van tijdige of vooruitbetalingen. Tegelijkertijd moet de boekhoudafdeling er ook voor zorgen dat het minimumbedrag per betaling wordt uitgegeven, maar zonder kosten voor te late betaling.
- Houd debiteuren en openstaande facturen bij en adviseer in het geval er incassomaatregelen nodig zijn. De boekhoudafdeling moet ervoor zorgen dat de klanten de facturen op tijd betalen en een hartelijke / vriendschappelijke relatie met hen onderhouden.
- Het is als enige verantwoordelijk voor de salarisadministratie. Ze moeten ervoor zorgen dat alle werknemers op tijd en nauwkeurig worden betaald. Bovendien moet de afdeling ervoor zorgen dat de werknemersbelastingen nauwkeurig worden beoordeeld en dat de betalingen tijdig aan de staat en federale autoriteiten worden gedaan.
- Ze moeten financiële controle behouden via aansluitingen en naleving van de toepasselijke boekhoudnormen, zoals US GAAP. Al deze praktijken zijn geïmplementeerd om fraude en diefstal te voorkomen. Als financieel controller dient de afdeling zorg te dragen voor goed onderhoud van de procedures zonder enige speling.
Structuur boekhoudafdeling
De meeste bedrijven hebben meer dan één personeelslid op hun boekhoudafdeling en daarom moeten ze een organisatiestructuur opzetten om het beheer te stroomlijnen. Over het algemeen bestaat het uit Chief Financial Officer (CFO), Financial Controller, Managers en Accountants. De opbouw is als volgt:
- De CFO staat aan de top van de afdeling en rapporteert rechtstreeks aan de eigenaar van het bedrijf of de Chief Operating Officer (CEO).
- De Financial Controller rapporteert aan de CFO en heeft meer specifieke verantwoordelijkheden binnen de afdeling.
- De Finance Controller heeft doorgaans een team van managers: Payroll Manager, Accounts Receivable Manager en Accounts Payable Manager.
- Elke divisiemanager heeft doorgaans een team van accountants.
Waarde van de boekhoudafdeling
De boekhoudafdeling speelt een cruciale rol bij het runnen van een bedrijf, omdat het helpt bij het volgen van zowel inkomsten (geld in) als uitgaven (geld uit) terwijl wordt voldaan aan alle wettelijke vereisten. Bovendien biedt het ook kwantitatieve financiële informatie aan het management, kredietverstrekkers, investeerders en andere belanghebbenden, die het gebruiken om weloverwogen zakelijke beslissingen te nemen.
Sleutelposities van de boekhoudafdeling
De volgende zijn enkele van de belangrijkste posities:
- Chief Financial Officer (CFO): De CFO's staan meestal aan de top van de financiële afdeling van grote ondernemingen. Ze zijn verantwoordelijk voor het toezicht op de financiële gezondheid van het bedrijf en het beheren van de algemene financiële afdeling, waaronder financiële planning en rapportage, korte en lange termijn bedrijfsstrategie, audits, intern risicobeheer, enz. Ze helpen het senior management ook om de financiële implicaties te begrijpen van verschillende lopende activiteiten - binnen en buiten de organisatie.
- Financieel controleur: de financiële controllers werken samen met de CXO's en zijn verantwoordelijk voor de financiële boekhouding en het opstellen van rapporten over projectbeheer, budget en meer. Hun belangrijkste focus ligt echter op het beheren van onmiddellijke financiële problemen.
- Treasury Manager: De Treasury Managers helpen bij het formuleren en ontwikkelen van verschillende treasury-beleidslijnen, waaronder identificatie van de beste investeringsmogelijkheden, geoptimaliseerd gebruik van kredietfaciliteiten, verlaging van financieringskosten, enz.
- Accounting Manager / Chief Accountant / Accounting Supervisor : deze managers zijn verantwoordelijk voor het bijhouden en rapporteren van alle financiële transacties. Ze bepalen en handhaven ook de boekhoudprincipes op basis van het auditbeleid en de wettelijke vereisten.
- Accountant: De accountants spelen een cruciale rol op een boekhoudafdeling omdat ze betrokken zijn bij het meten en interpreteren van alle financiële informatie.
