Wat is een systeem met één invoer?
Single Entry System in Accounting is een boekhoudkundige benadering waarbij elke boekhoudkundige transactie wordt geregistreerd met slechts een enkele boeking in de boekhouding die gericht is op de resultaten van de onderneming die worden weergegeven in de resultatenrekening van het bedrijf.
In eenvoudige bewoordingen: een systeem met één invoer registreert een transactie met een enkele invoer en houdt slechts één kant van elke transactie bij. Het is de oudste methode om financiële transacties vast te leggen en is minder populair dan het dubbele boekingssysteem en wordt voornamelijk gebruikt voor boekingen in de resultatenrekening. Deze term wordt gebruikt om de problemen te beschrijven die verband houden met de rekeningen van een onvolledige transactie en wordt in de volksmond 'Voorbereiding van rekeningen op basis van onvolledige gegevens' genoemd.
De kerninformatie betreft kasontvangsten en uitbetalingen in plaats van activa en passiva. De primaire vorm is het kasboek, dat een uitgebreide vorm is van het chequeregister. Het heeft voornamelijk kolommen die specifieke bronnen en gebruik van contanten registreren, en begint met de beginsaldo en eindigt met de eindsaldo. Het systeem met één invoer wordt voornamelijk gebruikt in het handmatige boekhoudproces en door kleine bedrijven die niet over de financiële mogelijkheden en middelen beschikken die nodig zijn voor een volwaardig boekhoudsysteem. In hoofdzaak alle geautomatiseerde boekhoudsystemen maken gebruik van dubbele boekhouding.
Voorbeeldformaat van een boekhoudboek met één boekhoudsysteem
Hieronder ziet u het voorbeeldformaat -
Het is een onnauwkeurige en onwetenschappelijke manier om transacties vast te leggen waarbij er geen verband is tussen de transacties of de beschikbare informatie. Er is geen registratie van echte en persoonlijke rekeningen, en het kasboek combineert zakelijke en individuele transacties.
Soorten boekhoudsysteem met één boeking
# 1 - Pure enkele invoer
Hierin is geen informatie beschikbaar over verkopen, aankopen en kas- en banksaldi; alleen persoonlijke accounts worden in aanmerking genomen. Deze methode kan in de praktijk niet worden gebruikt, omdat het geen informatie geeft over contant geld of de dagelijkse transacties
# 2 - Eenvoudige enkele invoer
Deze rekening wordt bijgehouden op basis van een dubbel boekingssysteem, maar er worden slechts twee rekeningen in aanmerking genomen, namelijk de persoonlijke en de geldrekening. Er worden alleen gegevens ingevoerd vanuit deze accounts en er wordt geen rekening gehouden met een ander account.
# 3 - Quasi enkele invoer
Bij dit type boekhouding worden naast de persoonlijke en geldrekeningen ook andere dochterrekeningen bijgehouden. De belangrijkste zijn verkoop-, inkooprekeningen en rekeningboeken. Kortingen worden ook geregistreerd in het persoonlijke account. Aanvullende essentiële informatie zoals lonen, huur, salarissen is ook beschikbaar. Deze methode wordt gebruikt ter vervanging van een boekhoudsysteem met dubbele boekhouding
Door naar de typen te kijken, kunnen we in het algemeen vaststellen dat het boekhoudsysteem met één boeking kan worden gedefinieerd als het systeem dat een combinatie is van dubbele invoer met één invoer en geen invoer
Voordelen
- Het is relatief eenvoudig en gemakkelijk te implementeren
- Er zijn geen professionals vereist, middelen met een basiskennis van boekhouding of zaken kunnen een systeem met één invoer uitvoeren
- Dit type boekhouding is geschikt voor kleine bedrijven die zich in de beginfase bevinden en startups
- Baten en lasten worden dagelijks verantwoord
- Er worden slechts beperkte rekeningen geopend, aangezien alle transacties met betrekking tot een persoonlijke rekening worden geregistreerd met betrekking tot persoonlijke en echte rekeningen
- Zoals vermeld in het vorige punt, dat er beperkte rekeningen worden geopend en de boeken schaars zijn, zijn de uitgaven om deze rekeningen bij te houden ook beperkt
- Dit systeem is puur gebaseerd op de resultatenrekening. Daarom wordt het gemakkelijker om de winst en het verlies te bepalen
Houd er rekening mee dat winsten onder dit systeem slechts een schatting kunnen zijn en daarom niet noodzakelijk waar en correct kunnen zijn
Problemen
# 1 - Activa
In termen van bijhouden of volgen, volgt dit systeem geen activa. Zo kunnen ze gemakkelijker worden verloren of gestolen
# 2 - Gecontroleerde verklaringen
Het dubbele boekingssysteem is nodig voor het controleren van financiële overzichten die nodig zijn voor de checks and balances van elke rekening. Het is onmogelijk om verklaringen te controleren in een systeem met één invoer. Zelfs als iemand het wil doen, zullen ze de enkele boeking moeten omzetten in dubbele boekingen en deze in evenwicht moeten brengen voor controle
# 3 - Verhoogd risico op fouten
In dit systeem is er geen controle voor andere accounts en kan deze niet worden gecompenseerd. Dit probleem maakt het uitdagender om een controle te houden of ontbrekende items te vinden en fouten op te sporen
# 4 - Prestatieanalyse
De financiële positie is niet vast te stellen omdat er geen goede balans is en ook vanwege de beperkte informatie. Het maakt het moeilijk voor het management om zijn prestaties te analyseren en toekomstige statistieken te schatten
# 5 - Onvolledige records
Dit systeem richt zich voornamelijk alleen op die transacties waarbij zaken of transacties met externe partijen betrokken zijn en negeert de andere vitale transacties die mogelijk nodig zijn om de financiële positie van de onderneming te bepalen en een plaats zouden moeten hebben in de jaarrekening
# 6 - Nauwkeurigheid
Rekenkundige nauwkeurigheid kan niet worden bereikt, aangezien dit systeem geen proefbalans voorbereidt
Verschil tussen boekhoudsysteem met enkele boeking en dubbele boekhouding
De belangrijkste verschillen in boekhouding met één boeking en boekhoudsysteem met dubbele boeking
- Het kan worden gedefinieerd als een systeem waarbij slechts één aspect van elke transactie wordt gehandhaafd, dwz debet of credit, integendeel, in een boekhoudsysteem met dubbele methode worden beide transacties geregistreerd en worden alle aspecten van elke transactie
- Een transactie met een enkele boeking is eenvoudig en vereist geen gedetailleerde kennis van de rekeningen, terwijl een transactie met een dubbele boeking expertise vereist
- Onvolledige records worden bijgehouden in een systeem met één invoer, terwijl dubbele invoer zowel de zijkanten als de records vastlegt
- Systeem met één invoer houdt geldrekeningen en persoonlijke rekeningen bij, terwijl het systeem met dubbele invoer alle soorten rekeningen onderhoudt, dwz echt, nominaal en persoonlijk
- Aangezien kleine bedrijven niet over de financiële mogelijkheden en middelen beschikken, is enkelvoudige boekhouding geschikt, integendeel, voor grote bedrijven is het noodzakelijk om een boekhoudsysteem met dubbele boekhouding te hebben
- Fraude en fouten zijn gemakkelijker te identificeren in een boekhoudsysteem met dubbele boekhouding dan in het systeem met één boekhouding
- In vergelijking met het systeem met dubbele invoer kent een systeem met enkele invoer geen standaardisatie en is er geen uniformiteit tussen de verschillende bedrijven die dezelfde methode volgen. Elk bedrijf houdt accounts bij volgens het gemak en de vereisten.
