Definitie van onkostenadministratie
Onkostenboekhouding verwijst naar de identificatie van uitgaven in de huidige boekhoudperiode, waarbij veel oordeelsvorming en boekhoudkundige gegevensanalyse nodig is. Het omvat het boeken van facturen, het aanmaken van nieuwe leveranciers in het systeem, btw-boekhouding, overlopende rekeningen, vooruitbetaald, analyse van het leveranciersboek, tijdige betalingen, enz.
Kosten vastleggen bij de boekhouding met voorbeelden
# 1 - Factuurboeking
Zodra we de factuur van een leverancier ontvangen, wordt deze geboekt door de crediteurenadministratie. Bij het boeken van de factuur moet de medewerker de datum van de factuur, de periode waarop deze betrekking heeft, eventuele wijzigingen in betalingsinstructies, eventuele btw en andere details controleren. Nadat de medewerker de factuur heeft geboekt, gaat deze voor verdere goedkeuring naar het grootboekteam, dat controleert of de rekeningcodering correct is.
Daarna gaat het ter goedkeuring naar het afdelingshoofd om te controleren of de uitgave geldig en verwacht is. Zodra het goedkeuringsproces is doorlopen, gaat de factuur ter betaling naar de schatkist.
Boekhoudkundige boeking op factuurboeking
Stel dat we een factuur ontvangen van $ 1.000 voor marketingkosten -
Logboek wanneer de factuur is geboekt -
Logboek wanneer een factuur is betaald -
# 2 - Opbouw van kosten
Een van de meest kritische aspecten van onkostenverantwoording is het identificeren en overwegen van de uitgaven in de huidige boekhoudperiode. In real-life situaties ontvangen we vaak om verschillende redenen facturen van leveranciers niet op tijd of zitten ze vast tijdens het transport.
In die gevallen, als we zeker weten dat we de factuur zullen ontvangen, boeken we de toerekeningsboekingen. Opbouw is een proces waarbij de kosten van de huidige periode worden erkend, ook al hebben we de facturen niet van de leverancier ontvangen.
Boekhoudkundige boeking voor overlopende posten
Laten we zeggen dat leverancier X in juni 2019 thee en koffie had voor $ 4.000, maar de factuur is nog niet ontvangen, in dit geval worden de volgende vermeldingen geplaatst -
Logboek wanneer toerekening is geboekt -
Logboek wanneer een factuur is ontvangen -
Logboek wanneer een factuur is betaald -
# 3 - Prepaids
Soms krijgen we de jaar- of kwartaalfacturen van leveranciers, die we vooraf moeten betalen. We moeten die kosten ook spreiden over de gerelateerde periode en ze in de boeken opnemen.
Het toont het kostenbedrag met betrekking tot Prepaids in de balans, en het geeft het huidige periodebedrag vrij op de winst- en verliesrekening.
Boekhoudkundige invoer voor prepaids
Stel dat leverancier X een bedrijf driemaandelijks vooraf factureert voor het onderhoud van kantoorairconditioners. In juli wordt een rekening van $ 4.500 ontvangen voor de periode juli-september 2019. Tijdens de boekhouding in juli-maanden wordt $ 1500 vrijgegeven aan winst- en verliesrekening en wordt $ 3.000 als vooruitbetaalde activa op de balans weergegeven.
Vervolgens wordt in augustus en september 2019 $ 1500 als maandelijkse kosten vrijgegeven aan de winst- en verliesrekening. Hier is de boekhoudkundige invoer -
In juli -
Journaal wanneer vooruitbetaald is geboekt -
Logboek wanneer een factuur is betaald -
In augustus -
Logboek wanneer prepaid wordt vrijgegeven -
In de maand september -
Logboek wanneer prepaid wordt vrijgegeven -
# 4 - Betalingen
Het is een cruciale stap omdat het gaat om uitgaande gelden, die niet naar een verkeerde rekening mogen gaan. De persoon die de betaling instelt, moet ervoor zorgen dat het account correct is ingesteld en tweemaal wordt geverifieerd.
Ook bij het uitvoeren van betalingen is de valuta-instelling essentieel. Als we EURO betalen in plaats van USD, zal de bank extra kosten in rekening brengen voor het omrekenen van valuta en zal de Verkoper ook een extra betaling ontvangen.
Voordelen
- Jaarrekeningen geven een nauwkeurig en getrouw beeld van de financiële status van een entiteit
- Auditfacilitering wordt gemakkelijk aangezien kosten worden opgenomen in de periode waarop ze betrekking hebben
- Belastingaangifte, verrekenprijsberekening en andere wettelijke naleving wordt eenvoudiger
- Verbetert het publieke geloof en het vertrouwen van investeerders, wat goed is voor het bedrijfsleven
- Gegevens worden gebruikt voor budgettering en verschillende besluitvormingsstappen
- Verbeterde relatie met banken maakt het makkelijker om activiteiten te financieren
Aandachtspunten over wijzigingen in de onkostenadministratie
In de huidige globalisering en toenemende nalevingsvereisten blijft het proces veranderen. Met de wereldwijde introductie van IFRS zijn er aanzienlijke veranderingen in het proces van kostenberekening, dus de accountants moeten ervoor zorgen dat de implementatie soepel verloopt en dat de organisatie klaar is voor IFRS.
Conclusie
Onkostenverantwoording is een essentieel onderdeel van het algehele boekhoudproces, aangezien de gegevens worden gebruikt voor planning, budgettering en besluitvormingsprocessen. Een goed mechanisme voor onkostendeclaratie is een belangrijke factor in de groei van elke organisatie, dus elke organisatie moet een robuust systeem en gekwalificeerd personeel hebben voor onkostendeclaraties.
