Wat is een dashboard in Excel?
Het dashboard in Excel is een verbeterde vorm van gegevensvisualisatie. Het biedt inzicht en analyse die helpen bij het nemen van beslissingen. Het helpt bij het plannen en bereiken van zakelijke doelstellingen in de hele organisatie. Een gegevensbron voor het maken van Excel-dashboards kunnen ook spreadsheets, tekstbestanden, webpagina's en organisatiedatabases zijn.
Typen dashboards in Excel
- Strategische dashboards - Om KPI's (key performance indicators) bij te houden. Gebruikt in organisaties voor belangrijke besluitvorming, voor zakelijke kansen, focus op toekomstige bedrijfsgroei en prognoses, bijv. (Maandelijkse, driemaandelijkse en jaarlijkse verkoop)
- Analytische dashboards - Helpt bij het identificeren van huidige of toekomstige trends.
- Operationele dashboards - Wat gebeurt er in een organisatie? Monitor bedrijfsactiviteiten, activiteiten en evenementen.
- Informatieve dashboards - Het is gebaseerd op feiten, cijfers en statistieken. Bijv. Spelersprofiel en prestatiedashboard, dashboard voor aankomst / vertrek van vluchten op luchthavens.
Hulpmiddelen die worden gebruikt om een Excel-dashboard te maken
- Excel-tabellen, grafieken, draaitabel en grafieken, slicers in Excel, tijdlijnen, voorwaardelijke opmaak (gegevensbalken, kleurenschaal, pictogrammensets), benoemde bereiken in Excel, gegevensvalidatie in Excel, sparklines in Excel, macro's, automatische vormen en dashboard widgets.
- Interactieve bedieningselementen - schuifbalk in Excel, keuzerondje, selectievakje, vervolgkeuzelijst in Excel.
- Excel-formules zoals SUMIF in Excel, OFFSET Excel, COUNT, VERT.ZOEKEN, INDEX MATCH en andere formules.
Opmerking: voordat u aan dashboards gaat werken, moet u duplicaten zoeken en verwijderen, voorloop-, volg- of dubbele spaties verwijderen en spaties en fouten in het onbewerkte gegevensbestand verwijderen
Hoe maak je een dashboard in Excel? (met voorbeelden)
Voorbeeld 1 - Vergelijkend dashboard (verkoopprestaties van twee bedrijven)
In ruwe data. Ik heb een tweefarmaceutisch bedrijf met maandelijkse en driemaandelijkse verkoopgegevens. Ik moet het presenteren en de prestaties van de verkopen van 2 farmaceutische bedrijven op maand- en kwartaalbasis vergelijken in Comparative Dashboard.
- Stap 1: Kopieer het verkoopgegevensbereik van de mensheid in de eerste kolom, de maand in de tweede kolom en het verkoopgegevensbereik van Ajantha pharma in de derde kolom.
- Stap 2: Selecteer een heel gegevensbereik en vergroot de rijhoogte en -lengte met behulp van de alt + HOH- toets, dwz van 15 tot 25, voor een betere weergave van gekleurde gegevensbalken.
- Stap 3: Selecteer nu het bereik van de verkoopgegevens van de mensheid van jan tot dec, ga nu naar voorwaardelijke opmaak op het tabblad Home, onder die gegevensbalken, en selecteer in de gegevensbalken meer gegevensbalkregels.
- Stap 4: Het nieuwe opmaakregelvenster verschijnt; ons bereik voor verkoopgegevens is van 0 tot 9000, daarom selecteert u onder "bewerk de regelbeschrijving" het type als een getal en voert u een maximale waarde in, dwz 9000.
- Stap 5: Selecteer in de balkweergave de kleur van uw keuze onder kleuropties, aangezien de gegevens zich aan de rechterkant bevinden, selecteer daarom onder de balkrichting van rechts naar links.
- Stap 6: Als u niet wilt dat verkoopgegevens op de gekleurde gegevensbalken verschijnen, selecteer of klik dan alleen op de weergavebalk. Klik OK. Nu kunt u maandelijks gekleurde gegevensbalken in elke rij verkoopgegevens zien verschijnen.
- Stap 7: Vergelijkbare stappen worden gevolgd voor Ajantha Pharma-verkoopgegevens, alleen de richting van de balk, de optie moet worden gewijzigd, dwz van links naar rechts (aangezien de gegevens zich aan de linkerkant bevinden)
Opmerking: deze stappen worden tegelijkertijd toegepast op kwartaalverkoopgegevens; ook hoeft alleen het maximumaantal te worden gewijzigd in 25000 onder de regelbeschrijving met een andere kleurenbalk.
Hier in de verkoopgegevens kunt u de verkoopvoortgang van het bedrijf op maand- en kwartaalbasis bekijken.
Behalve gegevensbalken kan ook een ander type van onderstaande vergelijkingsindicatoren worden gebruikt op basis van de dashboardvereiste.
Voorbeeld # 2 - Maak een Excel-dashboard voor verkoopprestaties met behulp van Pivotchart & Slicer-object
Laten we met behulp van PivotChart- en Slicer-objecten een Excel-dashboard maken waar u eenvoudig verkoopgegevens voor elke vertegenwoordiger kunt samenvatten.
Onderstaande gegevens bevatten een compilatie van verkoopinformatie op datum, verkoper en regio.
- Stap 1: maak een tabelobject
Aanvankelijk wordt de dataset geconverteerd naar een tabelobject; u kunt dit doen door in de dataset te klikken en vervolgens op het tabblad Invoegen en vervolgens op Tabel selecteren te klikken.
Er verschijnt een pop-upvenster voor het maken van een tabel met gegevensbereik en kopteksten, en klik op OK.
Zodra het tabelobject is gemaakt, wordt het weergegeven zoals hieronder vermeld.
- Stap 2: draaitabel
In het dashboard moeten we de verkoopgegevens voor elke vertegenwoordiger per regio en per kwartaal samenvatten. Daarom moeten we twee draaitabellen maken.
- Om een draaitabel te maken voor de verkoper per regio.
Klik in het Tables-object in de dataset, klik op het tabblad Invoegen, selecteer vervolgens de draaitabel in Excel en klik op OK. Het deelvenster Draaitabelvelden verschijnt in een ander blad.
Sleep in het deelvenster Draaitabelvelden de verkoper naar de sectie Rijen, Regio naar de sectie Kolommen en verkoop naar de sectie Waarden.
Er wordt per regio een draaitabel gemaakt voor de verkoper.
Maak op dezelfde manier de tweede draaitabel aan.
- Om een draaitabel voor de verkoper te maken op datum of per kwartaal.
Sleep de datum naar het gedeelte Rijen, de verkoper naar het gedeelte Kolommen en verkoop naar het gedeelte Waarden
Er wordt een draaitabel gemaakt voor de verkoper op basis van de datum.
Hier willen we de gegevens op kwartaalbasis samenvatten; hun datums moeten worden gegroepeerd als 'Kwartaal'. Om dat te doen, klikt u met de rechtermuisknop op een cel in de kolom Rijlabels en kiest u Groep.
Het tabblad Groepering verschijnt, met de startdatum en einddatum; schakel in de BY-lijst Maanden (standaardwaarde) en andere uit; selecteer nu alleen Kwartalen, het verschijnt in blauwe kleur na selectie en klik op OK.
Na groepering op kwartaal verschijnen de gegevens zoals hieronder vermeld.
- Stap 3: Draaigrafiek
Hier moeten we een draaigrafiek baseren op elk van de gemaakte draaitabellen in beide bladen.
- Ga naar de draaitabel die is gemaakt voor het blad "Verkoop per regio", klik in de draaitabel, selecteer Draaigrafiek onder het tabblad Analyseren in een huis.
Het pop-upvenster voor het invoegen van een diagram verschijnt, in de geselecteerde balk, onder dat geselecteerde geclusterde staafdiagram.
Het draaigrafiek wordt weergegeven voor 'Verkoop per regio'.
Hier kunt u de regio, de verkoper en de som van de verkopen in het draaigrafiek verbergen door met de rechtermuisknop te klikken, en "legendaveldknoppen op het diagram" verbergen, zodat die drie velden niet in een diagram verschijnen.
- Evenzo wordt een draaigrafiek toegepast in het blad "Omzet per kwartaal", waar u een cirkeldiagram kunt kiezen voor kwartaalverkopen. Ook hier kun je die 3 velden verbergen.
Er wordt een Excel-cirkeldiagram gemaakt voor 'Omzet per kwartaal'.
- Stap 4: Snijmachines
Om de prestaties van de individuele verkoper per regio en per kwartaal te controleren, helpt Slicers u hierbij
- Ga naar het tabblad "Verkoop per regio" onder het tabblad Analyse. Klik op Slicer invoegen in de filtergroep.
Het venster Slicers invoegen verschijnt, selecteer in dat veld Regio en klik op OK.
Regio-gewijs zal Slicer verschijnen.
Op dezelfde manier kunt u slicers toevoegen in het blad "Omzet per kwartaal", ook onder het tabblad analyseren. Klik op Slicer invoegen in de filtergroep. Het venster Slicers invoegen verschijnt, in die geselecteerde verkoper. Klik OK.
Sales_Person Slicer verschijnt
- Stap 5: Dashboard
Maak een nieuw blad met de naam "Sales_DashBoard", schakel het vinkje uit of verwijder rasterlijnen in dat blad in de weergave-optie van het tabblad Home voor een betere weergave van Excel DASHBOARD.
Kopieer deze objecten, dwz draaigrafiek & slicer van zowel het blad naar het "Sales_DashBoard" -blad. Nu kunt u verkoopgegevens analyseren per regio en per individuele verkoper.
Stel dat u wilt dat de verkoopwaarden worden weergegeven op gegevensbalken of cirkeldiagrammen. U kunt het toevoegen door op gegevensbalken of cirkeldiagrammen te klikken en 'Gegevenslabels toevoegen' te selecteren.
Dingen om te onthouden
- Key Metrics voor het bewaken van de verkoop, financiën, productiviteit en andere criteria van het bedrijf
- Het dashboard helpt bij het opstellen van organisatiedoelen
- Met behulp van een Excel-dashboard kunt u negatieve trends identificeren en deze onmiddellijk corrigeren
- Het helpt bij het meten van de efficiëntie van een werknemer op basis van arbeidsproductiviteit en prestaties
