Wat is salarisadministratie?
Payroll Record kan worden gedefinieerd als een lijst van alle werknemers van dat bedrijf waarin alle informatie met betrekking tot de betalingen aan de werknemers waarop ze recht hebben, zoals salarissen, lonen, bonussen, belastingen, enz. interval kan er vanuit het oogpunt van de werkgever een goed overzicht zijn van elke betaling die aan die werknemer is betaald en als er een afwijking optreedt, kan dit gemakkelijk uit de administratie worden opgemerkt.
Uitleg
Payroll Records vormen alles en nog wat gerelateerd aan de informatie over de werknemers van het bedrijf. Het geeft het bedrag weer waarvoor de werknemers gedurende elke periode worden betaald. De tijdsduur verschilt van bedrijf tot bedrijf. Dit kan dagelijks, wekelijks, tweewekelijks, halfmaandelijks, maandelijks of elke willekeurige periode zijn, afhankelijk van de betalingsperiode van het bedrijf.
Welke informatie is opgenomen in de loonlijst?
- De belangrijkste informatie is het brutoloon, het belangrijkste in handen zijnde bedrag dat eerst wordt weergegeven voordat er enige aftrek van wordt gemaakt. Het brutoloon wordt berekend door het uurloon te vermenigvuldigen met het aantal gewerkte dagen.
- De volgende informatie zijn inhoudingen, die van twee soorten zijn, zoals verplichte inhoudingen en vrijwillige inhoudingen. Er zijn verschillende belastingen zoals beroepsbelasting, provident fund-bijdrage uit het werknemersdeel, enz.
- Het laatste is het nettoloon, het uiteindelijke bedrag nadat alle inhoudingen zijn bijgeschreven op de account van de werknemer.
Hoe verkrijgt u uw salarisadministratie?
Een werknemer kan zijn salarisadministratie altijd opvragen door zijn werkgever schriftelijk / mondeling te verzoeken hem de salarisgegevens te verstrekken. De werkgever moet reageren op het verzoek van het personeel en hij moet hem de details verstrekken binnen de voorgeschreven termijn vanaf de datum van ontvangst van het verzoek. De werkgever moet echter binnen doorgaans 21 dagen reageren op het loonadministratieverzoek van de werknemer.
Hoe lang moeten gecertificeerde salarisadministratie worden bewaard?
Het gecertificeerde salarisrecord moet door de werkgever gedurende ten minste drie jaar worden bewaard in overeenstemming met de Fair Labor Standards Act (FLSA) met andere documentatie zoals verkoop- en aankooprecords enz. De records waarop de loonberekening wordt geregistreerd, moeten twee jaar worden bewaard , dwz tijdkaarten, tabellen met lonen, werk, tijdschema's en verschillende andere records van optellen en aftrekken van de lonen en salarissen.
Deze gegevens moeten ter inzage liggen van de verantwoordelijke van de afdeling, die de werkgever kan vragen om de nodige wijzigingen aan te brengen. Deze gegevens dienen te worden bewaard in het Central Record Office / op de standplaats.
Voordelen
- Het systeem biedt ons eenvoudige berekeningen, waardoor het hele betalingsmechanisme erg overzichtelijk is.
- Dit vergemakkelijkt de nauwkeurigheid, zodat het juiste bedrag kan worden uitbetaald en het zal geen verdere verschillen veroorzaken.
- Het geautomatiseerde salarissysteem verkleint de kans op fouten en zorgt voor een gemakkelijke stroom van gegevens en informatie die kan worden vertrouwd en hergebruikt.
- Dit systeem heeft een passende structuur voor inhoudingen en betalingen die automatisch worden vastgelegd in het record om te worden gebruikt om salarissen / lonen te berekenen.
- Dit kan worden beschouwd als een veilige back-upoptie en alle informatie die achteraf wordt gevraagd; de records kunnen dan nuttig zijn.
- Het bijhouden van het salarissysteem herstelt het vertrouwen in de werknemers dat een goed georganiseerde en gedocumenteerde vorm wordt bijgehouden voor hun verdiensten, en welke inhouding er ook zal worden toegepast, want dat juiste bewijs zal worden getoond. Als een werknemer in de toekomst om een salarisadministratie vraagt, kan het bedrijf hem de juiste back-up bieden.
- Dit systeem is een zeer kosteneffectief mechanisme waarmee elke cent die aan de werknemer wordt betaald / in mindering wordt gebracht, kan worden gevolgd. Het systeem geeft terug aan de organisatie in termen van het correct onderhouden van de gegevens en het voorkomen van toekomstige problemen voor de organisatie.
- Aangezien het systeem in vergelijking met het vorige punt zeer kosteneffectief is, bespaart het in hoge mate tijd omdat het geen afwijkingen toelaat en dubbel werk voorkomt. Voor elke vaste periode van het interval geven de juiste gegevens de organisatie een foutloze toekomst van het werk.
- In het geval van een inspectie / audit / achtergrondcontrole, als een autoriteit personeelsdossiers verlangt, kan dit een bewijs van bewijs zijn. Het zal niet alleen een redder zijn voor een goed onderhouden systeem, maar ook een verschil maken in de goodwill van het bedrijf.
- Dit kan een belangrijk hulpmiddel zijn bij het voorspellen van het bedrijf. Het grootste deel van de winst van een bedrijf gaat naar de betaling van salarissen en lonen aan zijn werknemers. Als een geschat budget kan worden voorspeld voor een toekomstige periode, kan dit een geweldig hulpmiddel zijn om toekomstige kosten en budgetten voor het bedrijf te voorspellen.
- De organisatie kan hun kosten goed plannen en de reserves / investeringen dienovereenkomstig aanrekenen.
Nadelen
- De gegevens en informatie die een salarisrecord bevat, kunnen een risico lopen op gegevensbeveiliging, diefstal of datalekken. De gevoelige informatie kan worden opengesteld als deze niet goed beveiligd is.
- Het tweede nadeel kan cyberfraude zijn, wat tegenwoordig bijna heel gebruikelijk is. De rivaliteit tussen bedrijven kan een oorzaak zijn van dit probleem.
- De informatie toegang / controle kan niet aan iedereen worden gegeven. Alleen de persoon die verantwoordelijk is voor de loonadministratie mag de informatie kennen. De persoon moet betrouwbaar genoeg zijn om de gevoelige gegevens van het bedrijf niet uit te lekken.
- Het laatste maar niet het minste nadeel kunnen de kosten zijn. De software, de bekwame operator en de infrastructuur die nodig zijn om het salarisadministratiesysteem op te zetten, zijn enorm, en dat kan voor een paar organisaties een belemmering zijn om elkaar te ontmoeten.
