Wat is de aandeelhoudersvergadering?
Aandeelhoudersvergadering betekent een vergadering van de aandeelhouders van de onderneming waarin een besluit wordt voorgelegd aan de aandeelhouders om te bespreken over de zakelijke aangelegenheden en andere zaken die vereist zijn door de statuten van het bedrijf (zoals de prestaties van het bedrijf gedurende de relevante wettelijke periode worden beoordeeld en goedgekeurd, van bestuurders (RvB) van de vennootschap worden benoemd, beslissingen over verhoging van het aandelenkapitaal, belangrijke overnames, fusies, enz.) en kunnen met regelmatige tussenpozen worden uitgevoerd (zoals jaarlijks of halfjaarlijks of kwartaal of in uitzonderlijke omstandigheden),
Uitleg
- Het woord "ontmoeting" impliceert een handeling van oog in oog komen te staan of samenkomen om een discussie te voeren. Het woord "aandeelhouders" betekent de feitelijke personen die een belang hebben genomen in het bedrijf, die werkelijk geïnteresseerd zijn in de winst of het verlies van het bedrijf dat door het bedrijf wordt uitgeoefend.
- Houd er rekening mee dat het bedrijf niet wordt beheerd door de aandeelhouders. Voor het beheer van de zaken van de vennootschap benoemen de aandeelhouders enkele deskundigen op managementgebied. Al deze experts worden gezamenlijk aangeduid als "Raad van Bestuur" (BOD). BOD wordt ook wel het management van het bedrijf genoemd. BOD neemt beslissingen en vraagt de goedkeuring van de aandeelhouders van de vennootschap.
- Deze staan in de volksmond bekend als algemene vergaderingen. De vraag die hier rijst is waarom een dergelijke bijeenkomst vereist is? Kan niet het bedrijf neemt de besluiten op zijn eigen ? Laten we hiervoor bedenken dat een bedrijf geen mens is zoals jij en ik, maar een kunstmatig persoon die wordt gevormd door de leden. Daarom neemt het beslissingen door op de vergadering een resolutie aan te nemen door zijn lid.
- Het doel van de vergadering is dat de aandeelhouders kennis kunnen nemen van de zaken van de vennootschap en daardoor kunnen beslissen over de suggesties die het management in het voorgestelde besluit doet. Dit betekent dat de aandeelhouders evenveel belang krijgen in het besluitvormingsproces.
Soorten aandeelhoudersvergaderingen
Laten we, voordat we ingaan op de details van de soorten aandeelhoudersvergaderingen, de verschillende soorten bedrijfsvergaderingen in vogelvlucht bekijken:
# 1 - Jaarlijkse algemene vergadering (AVA)
- Het is de belangrijkste bijeenkomst die elk jaar verplicht wordt gehouden. Ze zijn verplicht voor zowel privébedrijven als overheidsbedrijven.
- De afstand tussen de twee AVA mag niet meer dan 15 maanden bedragen. In het geval dat er zich moeilijkheden voordoen bij het houden van een AVA binnen een voorgeschreven tijdslimiet, kan de onderneming alleen om bijzondere redenen om verlenging van de tijd verzoeken aan de minister. Een dergelijke verlenging duurt echter niet langer dan drie maanden.
- AVA mag alleen tijdens kantooruren worden gehouden.
- Een opzegtermijn van minimaal 21 dagen is vereist voordat een AVA wordt opgeroepen. De opzegtermijn kan echter worden betekend met een kortere opzegtermijn als de instemming is verkregen van alle leden die stemgerechtigd zijn.
# 2 - Buitengewone Algemene Vergadering (BAVA)
- Buitengewone vergadering betekent een vergadering die wordt bijeengeroepen in buitengewone of uitzonderlijke omstandigheden van de vennootschap. De Raad van bestuur heeft de bevoegdheid om een buitengewone algemene vergadering bijeen te roepen wanneer hij dit nodig acht.
- De belangrijkste reden voor het bijeenroepen van een BAVA is om urgente zaken te bespreken (dwz om een speciaal bedrijf af te handelen) of elke crisissituatie en dit vereist de speciale aandacht van de leden. Het management kan dus niet wachten op het moment waarop de AVA wordt opgeroepen.
- Een BAVA kan op elke dag worden gehouden, ook op feestdagen die onwaarschijnlijk zijn, zoals een AVA op andere dagen dan nationale feestdagen moet worden gehouden. Een BAVA kan worden bijeengeroepen op verzoek van aandeelhouders, leden of op bevel van het tribunaal.
# 3 - Klasvergaderingen
- Klassebijeenkomsten worden ook wel bijzondere aandeelhoudersvergadering genoemd.
- Dergelijke vergaderingen zijn vereist wanneer de onderneming een besluit moet nemen en een dergelijk besluit alleen betrekking heeft op een bepaalde categorie aandeelhouders.
- Laten we een voorbeeld nemen. Stel dat de aandelenkapitaalstructuur als volgt is:
- 20.000 aandelen van elk $ 10, volledig volgestort
- 50.000 aandelen van elk $ 10, de partij betaalde slechts $ 5
- 10.000 aandelen van elk $ 5, volledig volgestort
Hier worden de "20.000 aandelen van elk $ 10, volledig volgestort" een categorie aandeelhouders genoemd. Verder is "50.000 aandelen van elk $ 10, de partij heeft slechts $ 5 betaald" ook een andere categorie aandeelhouders. Daarom mag een vergadering alleen worden bijeengeroepen voor een bepaalde categorie aandeelhouders.
Algemene bepaling die van toepassing is op alle vergaderingen
- Specifiek quorum vereist in geval van een vergadering: in het geval van besloten vennootschappen met beperkte aansprakelijkheid zijn 2 leden vereist om een quorum te vormen. In het geval van andere bedrijven zijn minimaal 3 leden vereist om een quorum te vormen
- In het geval van andere vergaderingen dan de jaarlijkse algemene vergaderingen, is een opzegtermijn van minimaal 14 dagen (in geval van een andere vennootschap dan een onbeperkte vennootschap) of een minimum van 7 dagen (in geval van een onbeperkte vennootschap) vereist. gegeven alvorens de genoemde vergadering bijeen te roepen. De opzegtermijn kan echter worden betekend met een kortere opzegtermijn dan de gespecificeerde periode indien de toestemming van ten minste 95% in waarde van de aandelen (in het geval van een vennootschap met aandelenkapitaal) of ten minste 95% van de totale stemrechten van alle leden in die vergadering (in het geval van een vennootschap zonder aandelenkapitaal), wordt verkregen.
Hoe een aandeelhoudersvergadering houden?
- Het bedrijf is verplicht om elk lid van het bedrijf op de hoogte te stellen. In het geval van AVA is een opzegtermijn van minimaal 21 dagen vereist. In het geval van andere vergaderingen is een opzegtermijn van minimaal 14 dagen vereist (voor andere dan onbeperkte bedrijven) of minimaal 7 dagen van tevoren (voor onbeperkte bedrijven). De vergadering kan op kortere termijn worden bijeengeroepen, zoals besproken in het vorige punt.
- In de oproeping worden de aangelegenheden gespecificeerd die in de volgende vergadering zullen worden besproken, en wordt kort toegelicht. Samen met de kennisgeving worden ook conceptafschriften van de relevante documenten verspreid. De kennisgeving zal de quorumvereisten specificeren. Als het vereiste quorum niet is bereikt, kan de vergadering worden geschorst.
- De oproeping vermeldt de wijze waarop stemmen worden uitgebracht. Tegenwoordig bieden mededelingen ook de mogelijkheid om elektronisch te stemmen.
- Voer de vergadering op de dag die in de oproeping is vermeld. Er is geen specifieke, harde procedure die moet worden gevolgd. Sommige organisaties volgen Roberts 'Rules of Orders die de moties, seconden, discussie en vervolgens stemmen vereisen. Andere organisaties volgen wellicht eenvoudige procedures.
- Na afloop van de vergadering wordt een notulen van de vergadering opgesteld met een samenvatting van de besprekingen en besluiten die in die vergadering zijn genomen. Deze notulen worden vervolgens onder alle leden verspreid, inclusief degenen die bij de vergadering aanwezig waren.
Belang
Alle beslissingen worden genomen door het management van het bedrijf. Het management moet echter de goedkeuring van aandeelhouders nemen voordat de belangrijkste beslissingen van de organisatie worden geïmplementeerd. Om de genoemde goedkeuringen te verkrijgen, moet het bestuur de aandeelhoudersvergadering bijeenroepen. Welk type bijeenkomst er moet worden bijeengeroepen, hangt af van de kwestie die moet worden besproken.
Over het algemeen wordt deze vergadering bijeengeroepen voor de volgende zaken:
- De behandeling van de jaarrekening en de verslagen van de Raad van Bestuur en de accountants brengen daarover verslag uit;
- Benoeming van de raad van bestuur van de vennootschap.
- Wijzigingen in de statuten van de vennootschap.
- Benoeming van de bestuurders in de plaatsen waar zij aftreden;
- Benoeming en vaststelling van de vergoeding van commissarissen van de vennootschap;
- Beslissingen over fusies, overnames, afsplitsing, spin-off etc.
- Opgave van dividend.
- Aandeelhoudersbesluit tot ontbinding van het bedrijf
- Benoeming van vereffenaars van de vennootschap
- Uitgifte van obligaties
- Verhoging van het aandelenkapitaal van het bedrijf
- Elke andere kwestie, zoals vereist door de statuten van de vennootschap, waarover alleen in de algemene vergaderingen moet worden beslist.
Conclusie
Elk type bijeenkomst heeft zijn relevantie en belang. Elke vergadering kan geen AVA zijn en niet elke vergadering kan ook geen AVA zijn. Bedrijven moeten voldoen aan alle vereisten van het statuut met betrekking tot het bijeenroepen en houden van aandeelhoudersvergaderingen. Het niet naleven hiervan kan het bedrijf kosten om boetes te betalen aan de overheid.
