RACI-diagramsjabloon - Gratis download (ODS, Excel, PDF, CSV)

Andere versies

• Excel 2003 (.xls)
• OpenOffice (.ods)
• CSV (.csv)
• Portable Doc. Formaat (.pdf)

RACI-grafieksjabloon

RACI-diagramsjabloon is een hulpmiddel dat wordt gebruikt om rollen en verantwoordelijkheden in een project of activiteit toe te wijzen. Het brengt duidelijk in kaart welke taak door wie wordt uitgevoerd, wie reviewer is en wie verantwoordelijk is voor een taak. Uiteindelijk elimineert dit diagram elke verwarring en helpt het bij het identificeren van de persoon die verantwoordelijk is voor een activiteit.

RACI staat voor Responsible, Accountable, Consulted, Informed. Laten we deze vier verantwoordelijkheden begrijpen uit onderstaande korte beschrijving -

# 1 - Verantwoordelijk

Het is de persoon die daadwerkelijk aan de taak werkt en deze voltooit. Afhankelijk van de moeilijkheidsgraad en het tijdsbesteding kunnen er één of meerdere personen verantwoordelijk zijn voor één taak.

# 2 - Verantwoordelijk

Het is de persoon die tevens de reviewer is en de verschillende taken aan de verantwoordelijke persoon toekent. Voor sommige taken kan de verantwoordelijke persoon ook aansprakelijk worden gesteld. SOX-beoordeling die nu per dag wordt gemaakt, is echter verplicht om een ​​andere persoon de taak te laten beoordelen die door één persoon is voltooid. Het is altijd een goed idee om slechts één persoon verantwoordelijk te hebben voor één taak om onduidelijkheid te voorkomen.

# 3 - Geraadpleegd

Deze mensen worden geraadpleegd over feedback of bevestiging dat het project goed verloopt; uitvoerkwaliteit is zoals gewenst; eventuele bugs of mazen in het product of project. De partijen voor overleg kunnen intern of extern zijn, afhankelijk van de aard van de te raadplegen taak.

# 4 - Geïnformeerd

Dit zijn de partijen die worden geïnformeerd over de voortgang, knelpunten of de afronding van het project. Meestal zijn geïnformeerde mensen de uiteindelijke ontvangers of senior leiders die alleen op de hoogte willen worden gehouden van de voortgang, wijzigingen en andere belangrijke wijzigingen.

Laten we het RACI-diagramsjabloon begrijpen door het onderstaande sjabloon te gebruiken waarin een boekhoudkundige manager verschillende taken binnen zijn team heeft gedelegeerd en de follow-up kan uitvoeren met verantwoordelijke en verantwoordelijke mensen -

Over de RACI-kaartsjabloon

• Het is een eenvoudig RACI-diagram dat is opgesteld en gebruikt door een van de boekhoudkundige directeuren in een organisatie voor het uitvoeren van de maandelijkse afsluitingsactiviteit van een maand. We zien hier dus dat er verschillende teams zijn voor verschillende functies. Het boeken van facturen, dat wordt gedaan door het crediteurenadministratieteam, heeft drie leden die verantwoordelijk zijn voor het boeken van facturen in een bepaalde regio.
• De naam van de vennoten kan hier ook worden vermeld. Dan is de verantwoordelijke voor de boeking van de werkfactuur de crediteurenadministratie Lucy. Het betekent dat als er problemen zijn met het boeken van facturen of als een leverancier zich zorgen maakt over betalingen of vragen over facturering, de boekhoudkundig directeur altijd contact kan opnemen met Lucy om de update te krijgen en het probleem op te lossen. Voor advies is er een orakel- en groepsteam, Oracle is de financiële tool die gewoonlijk door de organisaties wordt gebruikt, en het groepsteam is verantwoordelijk voor het consolideren van de boekhouding van verschillende regio's en landen om deze te presenteren aan senior management, investeerders en andere belanghebbenden.
• Dus, voor het crediteurenadministratieteam, als er een systeemprobleem is, wordt verondersteld dat ze voor begeleiding en ondersteuning naar het Oracle-team verwijzen. En als er een functioneel probleem is, zoals wisselkoersen, de status van een leverancier of een boekhoudkundig probleem, moeten ze voor advies contact opnemen met het groepsteam. Dan is de geïnformeerde groep de hele boekhoudgroep, zodat iedereen weet dat een van de afdelingen zijn taak heeft volbracht, en we zijn op weg om de boeken op tijd te sluiten.
• Op dezelfde manier is in de bovenstaande sjabloon het RACI-diagram ingedeeld voor facturering, inkomsten, intercompany, CAPEX en andere functies.

Hoe de sjabloon gebruiken?

• Het is een eenvoudige, beknopte en uitgebreide sjabloon die hier wordt uitgelegd. De persoon gebruikt het RACI-diagram om een ​​wijziging aan te brengen in de bijgevoegde sjabloon en om de verschillende functies en namen van de mensen bij te werken, afhankelijk van de teamgrootte. Ze kunnen ook bepaalde leden van het team opnemen en uitsluiten, afhankelijk van de informatie en hoe belangrijk deze is voor de organisatie. Als er bijvoorbeeld een update is met betrekking tot fusie en overname en deze zich nog in de beginfase bevindt, mag deze niet met iedereen in de organisatie worden gedeeld, en kunnen geïnformeerde mensen alleen de senior leiding en betrokken medewerkers zijn. Op dezelfde manier moet de verantwoordingsplicht zo worden verdeeld dat één persoon niet met veel verantwoordelijkheden wordt belast en het voltooien van taken moeilijk wordt. Ook,dezelfde persoon mag geen verantwoording afleggen aan afdelingen met tegenstrijdige belangen om SOX en andere compliancekwesties te vermijden.
• Het belangrijkste doel van deze tabel is om te begrijpen welk team en welke persoon wat doet en om contact met hen op te nemen in het geval dat informatie van hen nodig is. Ook omdat tegenwoordig, in een digitale wereld, alle afdelingen met elkaar verbonden zijn, en er de betrouwbaarheid is van de ene afdeling bij de taakafhandeling van een andere afdeling. In een boekhoudomgeving kan het grootboek-GB-team bijvoorbeeld pas aan het werk gaan nadat het crediteuren- en debiteuren-team hun taak heeft voltooid. Op die manier geeft het RACI-diagram een ​​snel overzicht van de taakverdeling en reactievermogen van de ene afdeling naar de andere en zorgt het voor een betere integratie en taakuitvoering.