Hoe een Excel-werkmap delen? (Stap voor stap)
Om een Excel-werkmap met andere gebruikers te delen, moeten we deze opslaan op een lokale netwerklocatie waar anderen er toegang toe hebben en wijzigingen kunnen aanbrengen. We kunnen die wijzigingen ook bijhouden en kunnen deze wijzigingen accepteren of weigeren volgens de vereisten.
Laten we het onderstaande voorbeeld nemen om te begrijpen hoe u een Excel-blad deelt.
We hebben hieronder klantgegevens gegeven in een werkboek opgeslagen met de naam Klantgegevens ”.
- Stap 1: Ga naar het tabblad REVIEW.
- Stap 2: Klik op de optie Werkmap delen onder Wijzigingen. Raadpleeg onderstaande screenshot.
- Stap 3: Vervolgens verschijnt een Excel Share Workbook File-dialoogvenster. Zie de onderstaande screenshot.
- Stap 4: Schakel onder het tabblad Bewerken het selectievakje in en klik op OK.
- Stap 5: Door op dit selectievakje te klikken, geven we toegang aan andere gebruikers voor bewerking.
- Stap 6: Bovenstaand scherm laat zien wie de werkmap open heeft staan.
- Stap 7: Nadat u op OK hebt geklikt, verschijnt er een dialoogvenster met een bericht. Raadpleeg de onderstaande schermafbeelding.
- Stap 8: Klik op, OK.
- Stap 9: Sla deze werkmap op.
Markeer de wijzigingen die door andere gebruikers in Excel zijn aangebracht
We kunnen ook de wijzigingen benadrukken die door andere gebruikers zijn aangebracht. Volg onderstaande stappen:
- Stap 1: Ga naar het tabblad REVIEW.
- Stap 2: Klik op de optie Wijzigingen bijhouden in Excel onder het gedeelte Wijzigingen. Raadpleeg de onderstaande schermafbeelding.
- Stap 3: Dit toont u twee opties volgens de onderstaande schermafbeelding.
- Stap 4: Klik op Wijzigingen markeren.
- Stap 5: Hierdoor wordt hier een dialoogvenster geopend. Zie de onderstaande screenshot.
- Stap 6: Klik op, OK.
- Stap 7: Klik nu op de optie Gedeelde werkmap beschermen onder het gedeelte Wijzigingen, zoals weergegeven in de onderstaande schermafbeelding.
- Stap 8: Er wordt een dialoogvenster geopend. Vink het selectievakje aan, zoals weergegeven in de onderstaande schermafbeelding.
- Stap 9: Klik op, OK.
- Stap 10: Nu toont Excel de wijzigingen die door de gebruikers zijn aangebracht.
- Stap 11: Hoe ziet het eruit na veranderingen? Ter referentie ga ik enkele wijzigingen aanbrengen in het Excel-werkmapbestand delen en die wijzigingen opslaan.
- Stap 12: Nu markeert het blad automatisch de wijzigingen, waar ik ook ben gedaan, zoals weergegeven in de onderstaande schermafbeelding.
Hoe u de wijzigingen die door andere gebruikers zijn aangebracht, kunt accepteren / afwijzen
We kunnen de wijzigingen die door andere gebruikers zijn aangebracht, accepteren of weigeren als die wijzigingen niet volgens ons zijn. Volg hiervoor de onderstaande stappen:
- Stap 1: Ga naar het tabblad REVIEW.
- Stap 2: Klik op Wijzigingen bijhouden in Excel onder Wijzigingen zoals eerder gedaan.
- Stap 3: Kies de optie Wijzigingen accepteren / weigeren uit de lijst, zoals weergegeven in de onderstaande schermafbeelding.
- Stap 4: Vervolgens verschijnt een dialoogvenster, zoals weergegeven in de onderstaande schermafbeelding.
- Stap 5: Klik op, OK.
- Stap 6: Vervolgens verschijnt er een dialoogvenster met alle wijzigingen een voor een, zoals weergegeven in de onderstaande schermafbeelding. Het zal ook de cel in de spreadsheet markeren waar de wijzigingen zijn aangebracht.
- Stap 7: Klik op de knop Accepteren om de wijzigingen te accepteren of op de knop Afwijzen om de wijzigingen af te wijzen.
Belangrijke punten om te onthouden
De Excel-functie voor gedeelde werkmapbestanden heeft enkele beperkingen. De reden is dat niet alle functies volledig worden ondersteund in gedeelde Excel-werkmappen. Enkele van de beperkingen zijn:
- Sorteren en filteren van de gegevens in Excel
- Conditionele opmaak
- Excel-cellen samenvoegen
- Hyperlinks in Excel.
U kunt deze functies gebruiken, maar u kunt ze niet toevoegen of wijzigen.
- Na het delen van de werkmap en wanneer een of meer gebruikers tegelijkertijd aan dezelfde werkmap bewerken, kunnen sommige bewerkingen ook van invloed zijn op dezelfde cellen.
- In deze situaties bewaart het Excel-blad de wijzigingen van de gebruiker die de werkmap als eerste heeft opgeslagen.
- Wanneer een andere gebruiker de werkmap opslaat, wordt het dialoogvenster Conflicten oplossen weergegeven.
- Het zal alle informatie over de conflictwijzigingen weergeven.
- Om conflicten op te lossen, kunt u dienovereenkomstig actie ondernemen door te klikken op Accept Mine, Accept Other, etc.
