Inkooporder Betekenis
Een inkooporder (PO) dient als een juridisch document tussen koper en verkoper, waarbij de koper dit contract verstuurt met daarin de goederen en diensten, de datum van levering, de betalingsvoorwaarden volgens het contract enz. Gewoonlijk biedt de verkoper krediet aan de koper zonder enig risico aangezien de koper wettelijk verplicht is tot betaling na levering van goederen en diensten.
Types
Er zijn vier soorten inkooporders:
- Standaard PO - Ze worden veel gebruikt, meestal van toepassing op eenmalige eisen. Deze PO's worden gebruikt wanneer de bestellingen op een bepaalde datum en tijd moeten worden afgeleverd.
- Geplande bestelling - In deze bestelling wordt alles vermeld, maar de geplande leverdatum is voorlopig.
- Algemene bestelling - In deze volgorde zijn prijs, hoeveelheid, leverdatum allemaal voorlopig. Alleen details van producten en bepaalde voorwaarden worden vermeld. Andere details worden gespecificeerd wanneer de inkooporder uiteindelijk wordt vrijgegeven.
- Contract PO - In dit type worden alleen de voorwaarden van het contract vastgelegd, wordt niets anders vermeld en worden in de toekomst standaard inkooporders gecreëerd die naar deze CPO verwijzen.
Hoe een inkooporder gebruiken?
- Allereerst stuurt de koper een inkooporder, op papier of elektronisch naar de verkoper of verkoper, met daarin de vereiste order.
- Als de verkoper merkt dat hij de bestelling kan uitvoeren, wordt er een bevestiging naar de koper gestuurd.
- De verkoper / verkoper bereidt de bestelling voor door de vereiste producten eruit te halen of het vereiste personeel aan te wijzen om de diensten te verlenen.
- Vervolgens wordt het product naar de koper verzonden of worden er diensten verleend. Het wordt vermeld op de pakbonnen van de producten voor gemakkelijke identificatie en tracking.
- Na verzending van het product of het verlenen van diensten, stuurt de verkoper een factuur naar de koper met een uniek nummer erop; het inkoopordernummer zou ook op de factuur worden vermeld voor matchingsdoeleinden.
- De koper betaalt de factuur volgens de voorwaarden van de inkooporder en het contract dat in het begin door beide partijen is overeengekomen.
Voorbeeld van een inkooporder
Het bedrijf ZYX had 100 eenheden van product A nodig tegen het overeengekomen tarief van $ 50 per eenheid. Het stuurt de inkooporder naar de verkoper LML, PO vermeldt de vereiste hoeveelheid, prijs en andere voorwaarden. Verkoper LML heeft de bestelling op de leverdatum verzonden en de factuur verzonden. Het ZYX-bedrijf heeft het verzonden product geverifieerd, het PO-nummer vergeleken en de betaling van $ 5.000 binnen 30 dagen uitgevoerd volgens de betalingsvoorwaarden die in de PO worden vermeld.
Formaat van inkooporder
Hierbij wordt een eenvoudig formaat van een PO gepresenteerd. Aanvullende informatie kan worden opgemerkt in het formaat van een ander bedrijf volgens de specifieke vereisten.
U kunt deze sjabloon downloaden vanaf deze pagina - Inkoopordersjabloon.
Gewoonlijk is de onderstaande informatie aanwezig op de PO:
- De details van de producten en diensten die de koper nodig heeft.
- Merknamen, SKU-nummer, modelnummer enz. Voor de producten en diensten.
- Hoeveelheid van het product en duur van de vereiste services.
- Prijs per stuk voor het product en de diensten.
- Verwachte leverdatum
- Afleverlocatie, dwz de plaats waar de producten naartoe moeten worden verzonden.
- Facturatie adres
- Betalingsvoorwaarden zoals kredietperiode, kortingen en andere voorwaarden.
Voordelen
- Helpt bij het vermijden van dubbele bestellingen, omdat het helpt bij het volgen van wat er is besteld en betaald.
- Het dient als een juridisch document en helpt geschillen te voorkomen.
- Het helpt bij het verbeteren van de inventaris en de financiële nauwkeurigheid.
- Het helpt ook bij het budgetteren, omdat er wordt gevraagd om geld beschikbaar te zijn voordat de bestellingen worden geplaatst.
- Ten slotte helpt het ook bij een snellere geplande levering wanneer de koper het nodig heeft.
Nadelen
- Het aanmaken van inkooporders voor elke kleine of grote aankoop leidt tot veel papierwerk en handmatige inspanningen.
- Creditcards kunnen dienen als documentatie in het geval van kleinere items, waardoor de PO niet nodig is.
