Audittrail Betekenis
Een audittrail is een systematisch record om de bron van financiële gegevens te achterhalen en levert chronologisch, documentair bewijs van een reeks activiteiten en wordt daarom gebruikt om de juistheid van gegevens te verifiëren en transacties te volgen.
Het beantwoordt drie basisvragen:
- Wat was het evenement?
- Wie heeft het evenement gelanceerd / geïnitieerd?
- De datum en tijd van het evenement?
Audit Trail Voorbeelden
Hieronder staan enkele voorbeelden.
Voorbeeld 1
Wat zou een audittrail zijn voor een aankooptransactie voor dozen?
Oplossing -
Het zal bestaan uit een ontvangstbewijs met de details van contant geld betaald in ruil voor karton, de datum van de transactie en de plaats waar het is gekocht.
Voorbeeld 2
Een bedrijf wil een laptop kopen voor werknemers. Wat zou er allemaal in een controlespoor worden opgenomen?
Oplossing -
Het financiële team genereert een inkooporder om een aankoop te autoriseren. De winkel waar de laptop is gekocht, geeft de rekening met details over de verkoopdatum, het bedrag en een beschrijving van het gekochte artikel. Al deze documenten zullen bestaan uit een audit trail.
Voordelen
Verschillende gebruikers gebruiken het verschillend, afhankelijk van de vereisten. Hieronder staan de belangrijkste voordelen van deze route:
- Verantwoording: het legt verantwoording af in termen van de acties van gebruikers. Het voorkomt de introductie van ongepaste informatie of ongeautoriseerde toegang tot informatie. Verder wordt elke actie van de gebruiker geregistreerd, wat helpt bij het opsporen van respectievelijke veranderingen / aanpassingen in het systeem.
- Reconstructie van gebeurtenissen: het kan volledige informatie doen herleven en de basisdetails traceren met betrekking tot een gebeurtenis van wie, wanneer en wat. Het helpt bij het opsporen van bronproblemen en het verhelpen ervan om toekomstige gebeurtenissen te voorkomen.
- Inbraakdetectie: het helpt bij het identificeren van ongeautoriseerde toegang. Veel regelgeving heeft het verplicht gesteld om de vertrouwelijkheid van gegevens te handhaven. Het strekt zich uit tot de bescherming van intellectueel eigendom, financiële gegevens, persoonlijke informatie, enz.
- Probleemidentificatie: door middel van realtime monitoring identificeren auditlogboeken problemen die duiden op operationele problemen, ongebruikelijke of verdachte activiteiten of systeemfouten.
- Voorkom fraude - Wanneer de juiste administratie wordt bijgehouden, is het gemakkelijk om inconsistenties op te sporen. Omdat de gebruikers weten dat transacties worden geregistreerd en traceerbaar zijn, zullen ze waarschijnlijk niet proberen dergelijke activiteiten uit te voeren.
- Helpt bij audits - Voor de meeste bedrijven is een audit verplicht. Als het spoor voor elke transactie goed wordt bijgehouden, wordt het voor de auditors gemakkelijk om de validiteit vast te stellen. Het maakt audittijd en kosteneffectief. Het helpt de auditors ook om te vertrouwen op de interne controles van het bedrijf en om de reikwijdte van de audit te bepalen.
- Identificatie en correctie van fouten - Het biedt uitgebreide en direct beschikbare informatie die gemakkelijk kan worden onderzocht om eventuele fouten op te sporen. Omdat het alles bijhoudt, kan de fout in één keer worden gecorrigeerd en bespaart het meerdere mensen de tijd om de fout meerdere keren te herstellen.
- Naleving van regelgevende normen - Om te voldoen aan de regelgevende norm, is het cruciaal om een audittrail bij te houden. Het helpt bij het begrijpen van de inhoud van transacties als en wanneer dit vereist is voor juridische doeleinden.
- Leningdocumenten - Kredietverstrekkers hebben een bewijs van inkomsten en kasstromen nodig voordat ze leningen aan een bedrijf verstrekken. Dit spoor houdt een gedetailleerd overzicht bij van transacties die kunnen helpen bij het verstrekken van de nodige documenten.
Beperkingen
- Uitdaging bij het bijhouden van een audittrail, inclusief de locatie die wordt gebruikt voor toegang en opslag
- De datalogs kunnen zwaar zijn, wat leidt tot hogere opslagkosten.
- Het wordt soms moeilijk om een balans te vinden tussen gegevensbescherming en operationele prestaties.
- Het verlies van gegevens door ongepast gebruik kan veel kosten met directe schade aan de winst en de reputatie of juridische stappen.
Conclusie
- Audit trail-informatie moet op een beveiligde locatie worden opgeslagen
- Er moet een tijdige en regelmatige back-up van dit pad zijn
- Er mag alleen nuttige informatie worden verzameld om hoge opslagkosten te vermijden
- Auditlogboeken moeten regelmatig worden herzien
- De systeemgebruikers moeten op de hoogte zijn van audit trails om de beschikbaarheid van trails te garanderen
