Wat is de auditcyclus?
Auditcyclus is de procedure waarbij auditors van een organisatie de financiële overzichten beoordelen en hiaten in de huidige processen ontdekken, zodat de juiste correcties kunnen worden aangebracht; De stappen of fasen in de audit zorgen ervoor dat deze zorgvuldig wordt uitgevoerd en het rapport publiceert informatie waarvan de validiteit kan worden vastgesteld en nauwkeurig is.
Uitleg
Een auditcyclus heeft verschillende stappen die de auditor moet uitvoeren, zodat de audit nauwkeurig kan worden uitgevoerd en er niet met gegevens wordt geknoeid die het verkeerde beeld van de organisatie zouden weergeven. Het is niet nodig dat alle taken tegelijkertijd worden uitgevoerd, aangezien één taak tegelijk de meest efficiënte manier blijkt te zijn om een audit uit te voeren. Organisaties stellen doorgaans een externe auditor aan om een audit van de interne processen van de organisatie uit te voeren, zodat er geen bias is.
Voorbeeld: als proces A dat zich bezighoudt met betalingen wordt gecontroleerd in de maand augustus; Proces B dat zich bezighoudt met de aanschaf van grondstoffen, kan op elk moment worden gecontroleerd nadat de audit van proces A is voltooid.
Stadia van de auditcyclus
Ook al wordt het een cyclus genoemd, het is geen continu proces. Het proces is vrij eenvoudig en de verschillende fasen zijn zoals hieronder vermeld:
# 1 - Planning
De belangrijkste fase van een auditcyclus is het plannen van waar de audit wordt gepland, wat het doel van de audit is en welke criteria het beste passen om het doel te bereiken. Auditors moeten de tijdlijnen voor de audit ruim van tevoren plannen, zodat ze het management een voorlopige voltooiingsdatum kunnen bezorgen voor publicatie van hun rapport.
# 2 - Monsterverzameling
Nadat het plan is opgesteld, benaderen de auditors de eigenaren van een bepaald proces / bedrijfseenheid om voorbeelden te geven van de gegevens waarnaar de auditor op zoek is. Dit kan elke willekeurige datum zijn en de auditors kunnen uit deze steekproeven peilen voor het geval er afwijkingen zijn in hetzelfde proces voor verschillende datums. De auditor heeft het recht om diep in het proces te graven, tenzij hij tevreden is met de uitleg van de proceseigenaren.
# 3 - Ontwerprapport maken
Zodra de monsters zijn verzameld, is het de rol van de accountant om op basis van de bevindingen het conceptrapport op te stellen. In dit rapport moet de auditor elke vorm van fraude of illegale handelingen of iets gelijkwaardigs melden. Gecorrigeerd materiaal, meningsverschillen met het management over schattingen en grondslagen voor financiële verslaggeving en eventuele significante moeilijkheden die zich voordoen, moeten in het rapport worden gerapporteerd. Eventuele correcties / suggesties in de huidige procedure zullen aan de proceseigenaren worden gegeven, die hun eigen reeks procedures moeten doorlopen voordat de correcties / suggesties aan hun kant worden geïmplementeerd.
# 4 - Aanvullende vereisten
Als de accountant meer informatie nodig heeft, kan hij alsnog verzoeken om de aanvullende eisen te verstrekken. Bij het opstellen van de rapportage kan de auditor de behoefte ontdekken aan bewijs van een bevestiging door de proceseigenaar. In het geval dat de aanvullende vereisten niet worden geleverd, kan de auditor het onvermogen rapporteren om enig ondersteunend bewijs te leveren voor gedane claims. In deze fase kunnen wijzigingen in het rapport worden aangebracht, maar na deze stap is er geen ruimte voor correctie.
# 5 - Rapport publiceren
Het eindrapport wordt pas gepubliceerd na beoordeling door de accountants, het management en de proceseigenaren. Het rapport wordt gepubliceerd aan het management en de investeerders, die het rapport vervolgens bestuderen en hun eventuele suggesties doen. Een procesgewijs rapport wordt niet aan de investeerders gepubliceerd in plaats van een geconsolideerd rapport van het hele proces en financiële overzichten worden gepubliceerd voor de investeerders, aangezien het voor de investeerder verwarrend kan zijn om het rapport te doorlopen en de minuutprocedures in het proces te doorlopen.
Voordelen
- De auditcyclus zorgt ervoor dat de auditing soepel verloopt en er geen sprake is van proceslekken.
- Geeft de auditor de bevoegdheid om de huidige procedures en normen in twijfel te trekken.
- Het auditproces kan efficiënt worden gevolgd, wat ervoor zorgt dat er geen vertraging is in de activiteiten en dat de hele audit tijdig wordt afgerond.
- Richt zich eerder op de systematische aanpak dan op veel dingen tegelijk. Hierdoor is de uitkomst van de auditcyclus een betrouwbaar rapport.
Nadelen
- De auditcyclus is gebaseerd op gegevens die worden verstrekt door een niet-gerelateerd team / entiteit / bedrijfseenheid. De authenticiteit kan al dan niet worden geverifieerd.
- Als er geen verkeerde voorstelling van zaken wordt vastgesteld, is het een tekortkoming aan de kant van de auditor en zal de hele auditcyclus in twijfel worden getrokken over de integriteit en nauwkeurigheid van het rapport.
- Het is een tijdrovend proces omdat het zich richt op controletaken die door anderen worden uitgevoerd en het verzamelen van monsters vereist die volledig afhankelijk is van wanneer de proceseigenaren de monsters leveren. Als de juiste steekproeven niet worden verstrekt, moet de auditor opnieuw naar de vereisten zoeken en dezelfde controles uitvoeren die eerder zijn uitgevoerd voor de onjuiste steekproeven.
- Het rapport dat wordt gegenereerd na de auditcyclus is volledig afhankelijk van de steekproeven en gegevens zoals geleverd door de business units / proceseigenaar die kunnen worden gemaskeerd of verkeerd kunnen worden voorgesteld; waardoor een onjuist rapport ontstaat dat aan de investeerders wordt gepubliceerd. De kennis van de accountant speelt ook een belangrijke rol in de eindrapportage.
Conclusie
De auditcyclus is een proces dat helpt bij het efficiënt controleren van een proces of een bedrijfseenheid of het bedrijf als geheel. Het richt zich op de procedures of fasen die de auditor moet volgen om op basis van de geleverde informatie en hun begrip van de business tot een objectief rapport te komen. Het stelt de auditors in staat om de voortgang van de audit weer te geven aan het management.
