De crediteurencyclus, ook wel Procure to Pay genoemd, is de reeks verschillende processen in het bedrijf die de verschillende activiteiten omvatten die nodig zijn voor de aankoop van het product, vanaf het plaatsen van de bestelling voor de goederen bij de leveranciers, vervolgens het kopen en ontvangen van de goederen en eindelijk de laatste verschuldigde betaling aan de leverancier tegen hetzelfde doen.
Wat is de crediteurencyclus (AP)?
De crediteurencyclus is ook bekend als 'Procure to Pay' of 'P2P'-cyclus is een reeks processen waarbij de aankoop- en betalingsafdeling van het bedrijf betrokken is en waarbij alle noodzakelijke activiteiten worden uitgevoerd, van het plaatsen van een bestelling bij leveranciers, het kopen van goederen en het doen van de laatste betalingen aan de leveranciers.
Elk bedrijf heeft twee belangrijke bedrijfscycli: inkomstencyclus en uitgavencyclus.
- De inkomstencyclus omvat activiteiten zoals verkoop, marketing, klantrelatie, inning van inkomsten, enz.
- De uitgavencyclus omvat aankopen, leveranciersbetalingen, productiekosten, lonen en salarissen, enz. De crediteurencyclus is een belangrijk onderdeel van de uitgavencyclus.
Hieronder volgen de stappen die zijn opgenomen in de crediteurencyclus -
- Bepaling van benodigde goederen
- Inkoopproces
- Zoek naar leveranciers
- Verzoek om voorstel
- Bekijk de ontvangen offerte
- Onderhandelen
- Bestelling
- De bevestiging van de leverancier
- Plicht van leveranciers
- Over succesvolle levering van goederen
- Factuurinvoer
- Betaling
Laten we deze in detail bespreken -
Stappen opgenomen in de crediteurencyclus
De volgende stappen zijn opgenomen in de aanbestedingscyclus:
# 1 - Bepaling van benodigde goederen
De inkopen gebeuren op basis van de voorraden die de productieafdeling van het bedrijf nodig heeft. De productiemanager identificeert de benodigde voorraden en informeert de inkoopafdeling.
# 2 - Inkoopafdeling start het inkoopproces
Na goedkeuring van leveringsaanvragen vanuit de productie zal de inkoopafdeling kijken of er al een aantal soortgelijke bestellingen zijn geplaatst; zo niet, dan worden nieuwe documenten van inkooporders gegenereerd.
# 3 - Zoek naar leveranciers
Het vinden van leveranciers is een lastige klus die verschillende factoren omvat, zoals locatie, transportgemak, kredietbeleid, goodwill van de leverancier en zijn producten, eerdere banden met het bedrijf en nog veel meer. Het bedrijf geeft echter de voorkeur aan transacties met zijn beproefde leveranciers. In andere gevallen worden potentiële leveranciers lokaal, nationaal of internationaal geselecteerd met behulp van een online business to business portals (zoals Alibaba.com), verwijzingen, enz.
# 4- Verzoek om voorstel
Na het selecteren van enkele potentiële leveranciers, wordt een formeel document afgeleverd om offertes van de artikelen te ontvangen. Het document wordt een aanvraag voor voorstel (RFP) genoemd. De leverancier stuurt een voorstel, inclusief producttarieven en kwaliteiten, en vraagt het bedrijf zaken met hen te doen.
# 5 - Bekijk de ontvangen offerte
Het bedrijf beoordeelt de offertes van verschillende leveranciers en filtert de leveranciers die aan de eisen van het bedrijf kunnen voldoen. Het bedrijf informeert de geselecteerde leveranciers over zijn interesse om koopovereenkomsten te sluiten.
# 6 - Bedrijf begint het onderhandelingsproces
Onderhandelen is een hectisch en soms tijdrovend proces waarbij de koper de verkoper vraagt om zijn tarieven te verlagen, een ruim kredietbeleid en andere basisonderhandelingsvoorwaarden aan te bieden, zoals kortingen, kwaliteit van producten, vrachtkosten, levering en verzekeringsvoorwaarden. Het onderhandelingsproces voert de filtering uit en het bedrijf heeft de beste leveranciers geïdentificeerd.
# 7 - Inkooporder
Na goedkeuring van de gewenste leverancier kent het bedrijf hem de bestelling toe door het officiële bestelbon document toe te sturen. Het bevestigt de leverancier over de vereisten van het bedrijf en de deadline voor de levering van de producten of diensten.
# 8 - De bevestiging van de leverancier
De overeenkomst komt tot stand wanneer een leverancier ermee instemt zijn producten tegen de gevraagde voorwaarden te verkopen. Een bevestiging van acceptatie moet door de leverancier schriftelijk per post of e-mail worden verzonden.
# 9 - Plicht van leveranciers
Het is de plicht van de leverancier om de goederen klaar en verzonden te krijgen volgens de deadlines en om het bedrijf op de hoogte te houden van de voortgang van de bestelling. Er moet een kennisgeving worden verzonden wanneer de goederen klaar zijn voor verzending en een verzendingsbericht, inclusief geldige documenten met een beschrijving van de goederen, inclusief gewicht of eenheden, leverdatum, locatie, enz.
# 10 - Inspectie van geleverde goederen
Het inspectieproces begint, dat zowel kwaliteits- als kwantiteitscontroles omvat. De inkoopafdeling controleert of de geleverde goederen voldoen aan de inkooporder.
# 11 - Factuurinvoer
Als alles bij een succesvolle inspectie past, stuurt de inkoopafdeling de goedkeuring naar de crediteurenadministratie om het betalingsproces te starten. De crediteurenadministratie maakt dus een overzicht van de factuur, die alle specificaties bevat over de betaling, zoals uiterste datum en / of een einddatum met korting, bedrag van de terugbetaling en andere officiële details.
# 12 - Betaling
Na elke noodzakelijke controle begint de crediteurenadministratie betalingen aan de leverancier geheel of gedeeltelijk te doen volgens de bedrijfsnormen. Er zijn verschillende manieren om betalingen aan de leveranciers te doen, zoals:
- Contante betalingen
- Betaling per cheque (of andere verhandelbare instrumenten)
- Online overdracht door derden
- Creditcard betaling
- Betalingen in dollars of andere vreemde valuta (algemeen van toepassing bij importtransacties);
- Ruilhandel, dwz het betalen van bepaalde goederen en / of diensten tegen de goederen en / of diensten die de leverancier heeft ontvangen.
Relevante documenten die betrokken zijn bij AP-cyclus
De volgende zijn belangrijke documenten die zijn opgenomen in de cyclus van aanbesteding tot betaling:
# 1 - Inkooporder
De inkoopafdeling van het bedrijf genereert een bestelling van de benodigde goederen en stuurt deze naar de verkoper. De bestelling geeft de leverancier informatie over de artikelen, samen met de hoeveelheden. Het geeft ook een datum aan waarop de goederen moeten worden afgeleverd.
# 2 - Rapport ontvangen
Nadat de goederen zijn afgeleverd, inspecteert het management de verzending en controleert de kwaliteit, kwantiteit en andere essentiële aspecten. Na een volledige inspectie maakt het een gedetailleerd rapport met de naam het rapport ontvangen.
# 3 - Factuur van leverancier
Het document is het juridische contract waarin de verkoper de goederen, het tarief per eenheid en het totale bedrag samen met het toepasselijke belastbare bedrag beschrijft. Het specificeert ook het kredietbeleid en de uiterste datum voor betaling.
