Evenementbudget-sjabloon - Gratis download (ODS, Excel, PDF en CSV)

Andere versies

• Excel 2003 (.xls)
• OpenOffice (.ods)
• CSV (.csv)
• Portable Doc. Formaat (.pdf)

Gratis sjabloon voor evenementbudget

Een sjabloon voor een evenementenbudget wordt gebruikt om de financiën met betrekking tot evenementenbeheer te plannen, waaronder de verkregen inkomsten, die in de vorm van sponsoring of registratie- / ticketkosten kunnen zijn en de kosten die kunnen bestaan ​​uit eten, accommodatie, geld, geschenken, enz. Het verkregen verschil is de winst of het verlies dat wordt gemaakt door het organiseren van het evenement. Als het saldo positief is, betekent dit dat het evenement wat geld heeft verdiend, en als het saldo negatief is, betekent dit dat de organisator van het evenement uit zijn / haar zak moest uitgeven.

Raadpleeg het Excel-bestand voor de sjabloon. Het sjabloon dat hier wordt gebruikt, is voor een typisch evenement, zoals een kantoorseminar, waar verschillende uitgaven en inkomsten met betrekking tot het organiseren van een dergelijk evenement worden vastgelegd. De kosten en opbrengsten zijn weergegeven in twee afzonderlijke secties.

Over de sjabloon voor evenementbudget

• De sjabloon voor het evenementbudget bevat alle bronnen van inkomsten die men heeft voor het organiseren van het evenement en ook de uitgaven. Het zorgt voor een initieel begrotingssaldo en geeft ook een eindsaldo-projectie, die er naar verwachting zal zijn na aftrek van alle uitgaven van de inkomsten. Hier hebben we specifiek een voorbeeld genomen van het organiseren van een evenement ten behoeve van een seminarie.
• Het seminar kan een kantoorseminar zijn waar we naar schatting zo'n 200 aanwezigen hebben, en de organisator moet hun voedsel dragen en hen ook wat op maat gemaakte lekkernijen schenken. De goodies worden gebruikt als promotiebron voor het bedrijf en worden meestal geleverd door een externe leverancier.

Deel 1

• Hier leggen we de totale kosten en inkomsten vast die zijn gemaakt voor het organiseren van het evenement, die we hier als voorbeeld van een seminar hebben genomen. Het seminarie wordt georganiseerd voor een kantoordelegatie waarvan de geschatte opkomst 200 zou zijn, maar we hadden ongeveer 150 aanwezigen.
• De kosten zijn hier verder onderverdeeld in locatie, programma, eten en drinken, benodigdheden en overige. Het saldo laat hier zien of er meer geld is uitgegeven dan het gestelde budget of dat we wat inkomen hadden na het organiseren van het evenement. De grafiek werd getoond om een ​​picturaal beeld te geven van de uitgaven en het werkelijke inkomen met het geschatte inkomen.

Deel 2

• In dit gedeelte laten we een overzicht zien van de kosten die zijn gemaakt om het evenement te organiseren. In ons geval nemen we het voorbeeld van een kantoorseminarie. Voor het organiseren van zo'n evenement zijn er een aantal velden waar de kosten moeten worden gemaakt. Het belangrijkste bedrag voor het organiseren van het evenement is richting de locatie of de evenementenhal. Afhankelijk van de locatie van het evenement, variëren de tarieven voor het organiseren van het evenement.
• De op een na hoogste kosten voor het organiseren van het evenement zijn catering of eten. Het varieert afhankelijk van het aantal aanwezigen en wordt over het algemeen meer geschat dan het aantal dat het evenement bijwoont. Het wordt voornamelijk gedaan om een ​​buffer aan te houden voor het aantal bezoekers van een evenement, zodat ze niet te kort komen aan voedselborden.
• Dan zijn er de kosten die verband houden met luidsprekers of de elektronische instrumenten die tijdens het evenement worden gebruikt. Dit zijn enkele verplichte kosten die nodig zijn voor het organiseren van elk soort evenement. Voor elk evenement dat wordt gehouden, wordt er een geschenk of op maat gemaakte goodies gegeven aan de bezoekers, die weer gebaseerd zijn op het aantal medewerkers dat het evenement bijwoont.
• Deze zijn over het algemeen verbonden met externe leveranciers die de goodies leveren op basis van het personeelsbestand. Dit worden beschouwd als meer promotieartikelen die het bedrijf gebruikt om hun naam te promoten. Deze fungeren ook als een feel-good-factor voor de aanwezigen van een evenement.
• De laatste en laatste kosten voor het organiseren van een seminar zijn de diverse kosten zoals kleine uitgaven. Toch moeten deze ook in de totale kosten worden verantwoord om een ​​definitief beeld te krijgen van de kosten van het organiseren van het evenement.

Deel # 3

• Het laatste deel hier is het inkomen of het financieringsgedeelte van het evenement. Elk evenement is niet mogelijk als er geen financiering of inkomsten worden gegenereerd. Geen enkel bedrijf zal een evenement organiseren als er geen financiering of winst mee wordt verdiend.
• De belangrijkste bron van inkomsten of financiering, die bij elk evenement plaatsvindt, is de registratieprijs of de tickets die voor het evenement worden verkocht. Hier wordt het inkomen per hoofd gegenereerd.
• De bezoekers die het evenement bijwonen, moeten vooraf betalen voor de registratie of het ticket voor het evenement, en op deze manier verdient de organisator geld om het evenement te verdoezelen. De tweede bron van inkomsten voor elk soort evenement zijn de sponsorgelden, die erg handig zijn om het evenement te organiseren.
• Sponsors krijgen in zekere zin ook promotie op plaatsen waar grote aantallen mensen het evenement komen bijwonen. Het wordt een win-winsituatie voor zowel de organisator als de sponsor, en in de vorm van sponsorvergoeding krijgt de organisator een tweede bron van inkomsten. De sponsor krijgt een vorm van promotie onder een groot publiek onder één dak.
• In deze sectie wordt dus het totale gegenereerde inkomen getoond voor het organiseren van een evenement. Het hangt nu af van de grootte van het evenement dat wordt gehouden, wat het beoogde inkomen of geld is dat de organisator van plan is om de kosten te dekken.

Hoe deze sjabloon te gebruiken?

De sjabloon is erg handig en beheert de aan het evenementbeheer gerelateerde kosten en inkomsten voor elke organisator. Het primaire doel van het gebruik van de sjabloon is om de volledige inkomstenbron vast te leggen en deze te matchen met alle uitgaven die een organisator moet dragen voor elk gehouden evenement. Het omvat zowel terugkerende als niet-terugkerende. Het behaalde resultaat of het verkregen verschil wordt vergeleken met een vast budgetbedrag dat aan het begin van de maand is vastgesteld en uiteindelijk komen we uit op een netto. Het sjabloon is erg handig wanneer men de in- en uitstroom van geld moet kennen voor het organiseren van een evenement.