Gegevensvalidatie in Excel
Gegevensvalidatie in Excel wordt gebruikt om een gebruiker te beperken tot het leveren van invoer aan bepaalde cellen of invoerbereiken, voor gegevens met een groot aantal gebruikers kunnen er meerdere indelingen zijn voor dezelfde gegevens, dus we gebruiken gegevensvalidatie waar we een pre- gedefinieerde invoer waaruit een gebruiker kan kiezen om meerdere verschillende formaten van dezelfde gegevens te vermijden, gegevensvalidatie is beschikbaar in de gegevenstools van het gegevenstabblad.
Met gegevensvalidatie kunt u - een lijst maken van de items die wel / niet mogen worden ingevoerd in een werkbladcel, een fout- / waarschuwings- / waarschuwingsbericht maken om meer uit te leggen over de toegestane waarden in een werkbladcel, weergegeven wanneer ongeldige gegevens in een cel worden ingevoerd.
Doel van gegevensvalidatie
- Het doel van gegevensvalidatie is om te voorkomen dat gebruikers de ongeldige gegevenswaarden in het werkblad invoeren.
- Het is ook handig om de gegevens snel te verzamelen, te sorteren en te bestuderen, aangezien voor de waarden een criterium is gedefinieerd en die kunnen worden bekeken via het venster Gegevensvalidatie.
- Dit fungeert als een richtlijn voor de gebruikers bij het invoeren van de gegevens, aangezien aangepaste berichten waarin het geldige gegevensformaat wordt vermeld, worden weergegeven wanneer een werkbladcel wordt geselecteerd.
Hoe gegevensvalidatie in Excel te gebruiken?
Stap 1: De eerste stap bij het maken van gegevensvalidatie is het selecteren van de cellen of kolommen die gegevens bevatten.
Stap 2: Ga naar het tabblad Gegevens en klik op Gegevensvalidatie.
Stap 3: Kies optie 1, dwz gegevensvalidatie uit de lijst met opties.
Stap 4: Zodra u op Gegevensvalidatie klikt, verschijnt een nieuw venster, zoals weergegeven in de volgende schermafbeelding.
Stap 5: 1 st tabblad Instellingen. Het bevat validatiecriteria en het gegevensformaat dat moet worden toegestaan.
Stap 6: Men kan ervoor kiezen om blanco waarden te negeren door op het selectievakje 'Blanco negeren' te klikken.
Stap 7: 2 e tabblad Input Message waar men het bericht kunt invoeren die moet worden weergegeven wanneer een cel is geselecteerd.
Stap 8: 3 rd tabblad Fout Alert. Dit wordt gebruikt om de foutmeldingen te configureren die moeten worden weergegeven wanneer er een ongeldige gegevensinvoer wordt gemaakt in de geconfigureerde cellen of kolom. De soorten fouten en dus het teken dat voor de fout wordt weergegeven, kunnen Stop, Waarschuwing of Informatie zijn.
Verschillende gegevensformaten van toegestane gegevens
- Het hele getal - geeft aan dat het toegestane formaat de hele getallen is.
- Decimaal - geeft aan dat het toegestane formaat decimale getallen is.
- Lijst - geeft aan dat het toe te staan formaat een vervolgkeuzelijst is.
- Datum - geeft aan dat de toegestane notatie de datums is.
- Tijd - geeft aan dat het toegestane formaat de tijdwaarden zijn.
- Tekstlengte - geeft de toegestane lengte aan van de tekst die in een cel moet worden ingevoerd.
- Aangepast - geeft een aangepaste formule aan.
Verschillende criteria voor gegevensvalidatie
- between - geeft aan dat de waarde tussen het opgegeven minimum en maximum aantal moet liggen.
- niet tussen - geeft aan dat de waarde niet tussen het opgegeven minimum en maximum aantal mag liggen.
- gelijk aan - geeft aan dat de waarde gelijk moet zijn aan het opgegeven getal.
- niet gelijk aan - stelt dat de waarde niet gelijk mag zijn aan het opgegeven getal.
- groter dan - geeft aan dat de waarde groter moet zijn dan het opgegeven getal.
- minder dan - geeft aan dat de waarde lager moet zijn dan het opgegeven getal.
- groter dan of gelijk aan - geeft aan dat de waarde groter dan of gelijk moet zijn aan in Excel het opgegeven getal.
- kleiner dan of gelijk aan - geeft aan dat de waarde kleiner dan of gelijk moet zijn aan het opgegeven getal.
Verschillende waarschuwingsstijlen in Excel-gegevensvalidatie
- Stoppen - Het voorkomt dat gebruikers ongeldige gegevens invoeren in een werkbladcel. Het venster Stopwaarschuwing biedt de gebruiker twee opties: Opnieuw proberen en Annuleren.
- Waarschuwing - Het waarschuwt gebruikers dat de ongeldige gegevens zijn ingevoerd. Een waarschuwing weerhoudt de gebruiker er echter niet van ongeldige gegevens in te voeren. Het geeft de gebruiker drie opties: Ja, Nee en Annuleren.
- Informatie - Het informeert de gebruiker dat de ingevoerde gegevens ongeldig zijn. Net als bij Warning weerhoudt het de gebruiker er niet van ongeldige gegevens in te voeren. Er worden twee opties voor de gebruiker weergegeven: OK en Annuleren.
Voorbeeld van Excel-gegevensvalidatie (nummervalidatie)
Zoals weergegeven in de afbeelding. 1, -2.5 is rood gemarkeerd, wat ongeldige gegevens aangeeft. Een tooltip met een bericht - 'Voer getal groter dan nul in' wordt weergegeven. Een regel wordt als volgt aan kolom B toegewezen.
Zoals weergegeven in de afbeelding. 2, het ingevoerde validatiecriterium is dat het getal "decimaal" getal groter dan of gelijk aan nul moet zijn. Dit betekent dat negatieve waarden beperkt zijn.
Dingen om te onthouden
- Het is niet volledig getest en kan gemakkelijk worden geschonden.
- Als de gegevens van cellen zonder validatie worden gekopieerd naar de cellen met validatie, worden de ingevoerde gegevens niet gevalideerd en heeft de gegevensvalidatie voorrang op de gegevensvalidatie, wat resulteert in geen validatie van de gekopieerde gegevens.
