Filters in draaitabellen lijken niet op filters in de tabellen of gegevens die we gebruiken, in draaitabelfilters hebben we twee methoden om filters te gebruiken, een is door met de rechtermuisknop op de draaitabel te klikken en we zullen de filteroptie voor het draaitabelfilter vinden is een andere methode door gebruik te maken van de filteropties in de draaitabelvelden.
Hoe filter je in een draaitabel?
De draaitabel is een gebruiksvriendelijke spreadsheet-tool in Excel waarmee we de georganiseerde gegevens die in een database zijn opgeslagen, kunnen samenvatten, groeperen en wiskundige bewerkingen zoals SOM, GEMIDDELDE, AANTAL etc. kunnen uitvoeren. Afgezien van de wiskundige bewerkingen, heeft de draaitabel een van de beste functies, namelijk filteren, waarmee we gedefinieerde resultaten uit onze gegevens kunnen extraheren.
Laten we eens kijken naar verschillende manieren om een filter in een Excel-draaitabel te gebruiken: -
# 1 - Ingebouwde filter in de Excel-draaitabel
- Laten we de gegevens in een van de werkbladen hebben.
De bovenstaande gegevens bestaan uit 4 verschillende kolommen met S.No, Flat no's, Carpet Area & SBA.
- Ga naar het tabblad Invoegen en selecteer een draaitabel, zoals hieronder weergegeven.
- Wanneer u op de draaitabel klikt, verschijnt het venster "Een draaitabel maken".
In dit venster hebben we de mogelijkheid om een tabel of bereik te selecteren om een draaitabel te maken, of we kunnen ook een externe gegevensbron gebruiken.
We hebben ook de mogelijkheid om het draaitabelrapport te plaatsen, hetzij in hetzelfde werkblad of in een nieuw werkblad, en we kunnen dit zien in de bovenstaande afbeelding.
- Draaitabelveld is beschikbaar aan de rechterkant van het blad, zoals hieronder.
- We kunnen het filterveld bekijken, waar we de velden naar filters kunnen slepen om een draaitabelfilter te maken. Laten we het veld Flat no's naar Filters slepen en we kunnen zien dat het filter voor Flat no's zou zijn gemaakt.
- Hieruit kunnen we de Flat no's filteren volgens onze vereiste, en dit is de normale manier om het filter in de draaitabel te maken.
# 2 - Maak een filter voor het waardengebied van een Excel-draaitabel
Wanneer we gegevens in waardegebieden opnemen, wordt er over het algemeen geen filter gemaakt voor die draaitabelvelden. We kunnen het hieronder zien.
We kunnen duidelijk zien dat er geen filteroptie is voor waardegebieden, dat wil zeggen Som van SBA & Som van tapijtoppervlak. Maar we kunnen het echt creëren en het helpt ons bij verschillende besluitvormingsdoeleinden.
- Ten eerste moeten we een cel naast de tabel selecteren en op het filter op het gegevenstabblad klikken.
- We kunnen zien dat het filter in de waardegebieden komt.
Omdat we de filters hebben, kunnen we nu ook verschillende soorten bewerkingen uitvoeren vanuit waardegebieden, zoals ze sorteren van groot naar klein om de beste verkopen / gebied / wat dan ook te weten. Op dezelfde manier kunnen we sorteren van klein naar groot, sorteren op kleur, en zelfs nummerfilters zoals <=, =,> en nog veel meer. Dit speelt een grote rol bij de besluitvorming in elke organisatie.
# 3 - Geef een lijst met meerdere items weer in een draaitabelfilter.
In het bovenstaande voorbeeld hadden we geleerd hoe we een filter in de draaitabel moesten maken. Laten we nu eens kijken naar de manier waarop we de lijst op verschillende manieren weergeven.
De 3 belangrijkste manieren om een lijst met meerdere items weer te geven in een draaitabelfilter zijn: -
- Slicers gebruiken.
- Een lijst met cellen maken met filtercriteria.
- Lijst met door komma's gescheiden waarden.
Slicers gebruiken
- Laten we een eenvoudige draaitabel hebben met verschillende kolommen, zoals Regio, Maand, Unitnummer, Functie, Industrie, Leeftijdscategorie.
- Maak eerst een draaitabel met behulp van de hierboven gegeven gegevens. Selecteer de gegevens, ga vervolgens naar het tabblad Invoegen en selecteer een draaitabeloptie en maak een draaitabel.
- Aan de hand van dit voorbeeld gaan we de functie in ons filter bekijken en kijken hoe deze kan worden vermeld met slicers en varieert volgens onze selectie. Het is eenvoudig omdat we gewoon een cel in de draaitabel selecteren en we gaan naar het tabblad Analyse op het lint en kiezen de snijmachine voor invoegen.
- Dan gaan we de dia de snijmachine van het gearchiveerde in ons filtergebied plaatsen, dus in dit geval de "Functie" gearchiveerd in ons filtergebied en dan op Ok drukken, en dat zal een snijmachine aan het vel toevoegen.
- We kunnen zien dat items die zijn gemarkeerd in de slicer, items zijn die zijn gemarkeerd in onze filtercriteria voor draaitabellen in het vervolgkeuzemenu voor filters.
Dit is een vrij eenvoudige oplossing die de filtercriteria weergeeft. Hierdoor kunnen we gemakkelijk meerdere items uitfilteren en kunnen we het resultaat zien variëren in waardegebieden. Uit het onderstaande voorbeeld blijkt duidelijk dat we de functies hebben geselecteerd die zichtbaar zijn in de slicer en dat we het aantal leeftijdscategorieën voor verschillende industrieën kunnen achterhalen (dit zijn rijlabels die we naar het rijlabelveld hadden gesleept) die zijn gekoppeld met die functie die in een snijmachine zit. We kunnen de functie wijzigen volgens onze vereisten en kunnen observeren dat de resultaten variëren afhankelijk van de geselecteerde items.
Als u hier echter veel items in uw lijst heeft en deze is erg lang, worden die items mogelijk niet correct weergegeven en moet u mogelijk veel scrollen om te zien welke items zijn geselecteerd, dus dat leidt ons naar de nest oplossing voor het opsommen van de filtercriteria in cellen.
Dus "Maak een lijst met cellen met filtercriteria voor draaitabellen" komt ons te hulp.
Maak een lijst met cellen met filtercriteria voor draaitabellen: -
We gaan een verbonden draaitabel gebruiken en we gaan in feite de bovenstaande slicer gebruiken om twee draaitabellen met elkaar te verbinden.
- Laten we nu een kopie van de bestaande draaitabel maken en deze in een lege cel plakken.
Dus nu hebben we een duplicaat van onze draaitabel, en we gaan een klein beetje aanpassen om dat veld Functies in het rijengebied te laten zien.
Om dit te doen, moeten we een cel in onze draaitabel hier selecteren en naar de lijst met draaitabelvelden gaan en Industrie uit de rijen verwijderen, de telling van de leeftijdscategorie verwijderen uit het waardengebied, en we gaan nemen de functie die zich in ons filtergebied tot het rijgebied bevindt, en dus nu kunnen we zien dat we een lijst met onze filtercriteria hebben, als we hier in ons vervolgkeuzemenu voor filters kijken, hebben we de lijst met items die zich in slicers bevinden en functiefilter.
- Nu hebben we een lijst met onze filtercriteria voor draaitabellen, en dit werkt omdat beide draaitabellen zijn verbonden door de slicer. Als we met de rechtermuisknop ergens op de slicer klikken en verbindingen rapporteren
- Draaitabelverbindingen die een menu openen dat ons laat zien dat beide draaitabellen zijn verbonden als selectievakjes zijn aangevinkt.
Dit betekent dat wanneer een wijziging wordt aangebracht in het eerste draaipunt, deze automatisch wordt weerspiegeld in de andere.
Tafels kunnen overal worden verplaatst; het kan in alle financiële modellen worden gebruikt; rijlabels kunnen ook worden gewijzigd.
Lijst met door komma's gescheiden waarden in Excel-draaitabelfilter: -
Dus de derde manier om onze filtercriteria voor draaitabellen weer te geven, is in een enkele cel met een lijst met door komma's gescheiden waarden, en dat kunnen we doen met de functie TEXTJOIN . We hebben nog steeds de tabellen nodig die we eerder hebben gebruikt en zojuist een formule hebben gebruikt om deze reeks waarden te maken en ze te scheiden met komma's.
Dit is een nieuwe formule of nieuwe functie die is geïntroduceerd in Excel 2016 & het heet TEXTJOIN (als er geen 2016 is, kunt u ook de aaneenschakelfunctie gebruiken); tekst samenvoegen maakt dit proces veel gemakkelijker.
TEXTJOIN geeft ons in feite drie verschillende argumenten
- Scheidingsteken - dit kan een komma of spatie zijn
- Negeer leeg - waar of onwaar om lege cellen te negeren of niet
- Tekst - voeg een celbereik toe of specificeer ze, ze bevatten de waarden die we willen samenvoegen
Laten we het type TEXTJOIN - (delimiter- die zou worden “” in dit geval, TRUE (zoals we lege cellen moeten negeren), K: K (zoals de lijst van geselecteerde items uit het filter beschikbaar in deze column zal zijn) om eventuele toetreden waarde & negeer ook elke lege waarde)
- Nu zien we een lijst krijgen van al onze filtercriteria voor draaitabellen, verbonden door een string. Het is dus in feite een door komma's gescheiden lijst met waarden.
- Als we deze filtercriteria niet in de formule wilden weergeven, zouden we de cel kunnen verbergen. Selecteer gewoon de cel en ga naar het tabblad Analyseopties; klik op veldkoppen & dat zal de cel verbergen.
Dus nu hebben we de lijst met waarden in hun filtercriteria voor draaitabellen. Als we nu wijzigingen aanbrengen in het draaitabelfilter, wordt dit weerspiegeld in alle methoden. We kunnen er allemaal een gebruiken. Maar uiteindelijk is voor een door komma's gescheiden oplossingsnijder & de lijst vereist. Als u de tabellen niet wilt weergeven, kunt u ze verbergen.
Dingen om te onthouden over Excel-draaitabelfilter
- Draaitabelfiltering is geen toevoeging, want als we één criterium selecteren en als we opnieuw willen filteren met andere criteria, wordt de eerste weggegooid.
- We hebben een speciale functie in het draaitabelfilter, namelijk "Zoekvak", waarmee we handmatig enkele van de resultaten die we niet willen, kunnen deselecteren. Bijvoorbeeld: als we een enorme lijst hebben en er zijn ook lege plekken, dan kunnen we, om blanco te selecteren, gemakkelijk geselecteerd worden door te zoeken naar blanco in het zoekvak in plaats van naar beneden te scrollen tot het einde.
- Het is niet de bedoeling dat we bepaalde resultaten met een voorwaarde in het draaitabelfilter uitsluiten, maar we kunnen dit doen door het 'labelfilter' te gebruiken. Bijvoorbeeld: als we een product willen selecteren met een bepaalde valuta, zoals roepie of dollar, etc., dan kunnen we een labelfilter gebruiken - 'bevat niet' en moeten we de voorwaarde geven.
U kunt deze Excel-draaitabelfiltersjabloon van hier downloaden - Draaitabelfilter Excel-sjabloon.
