Excel Work Breakdown Structure
Een Work Breakdown Structure (WBS) in Excel wordt gebruikt om visueel de volgorde van verschillende taken en projectactiviteiten en de planning van middelen weer te geven tijdens de projectplanning. Het stelt ons in staat om het project op te splitsen of te splitsen in beter beheersbare delen door de projecttaken te classificeren in een hiërarchie van gebeurtenissen die verder worden opgesplitst in een reeks taken die voor voltooiing niet afhankelijk zijn van een andere taak. Het wordt ook gebruikt om overeenkomende apparatuur, kosten, materialen, arbeid en tijdsduur toe te wijzen voor het voltooien van elke taak.
Hoe maak je een Work Breakdown Structure in Excel?
Voorbeeld 1
Er zijn sjablonen beschikbaar voor Work Breakdown Templates in Excel. Met deze sjablonen kunnen we twee soorten work breakdown-structuren maken:
Boomstructuur
Deze structuur ziet er als volgt uit:
Tabelweergave
Dit ziet er als volgt uit:
Stap 1: Invoer verzamelen
Voordat WBS wordt gemaakt, zijn er verschillende invoer nodig. De inputs van WBS bestaan uit:
- Project Scope Statement: Dit is een gedetailleerde beschrijving van de taken en deliverables van het project
- Verklaring van vereisten: Dit is een gedetailleerde beschrijving van het resultaat dat zou worden geleverd
- Organisatorische procesmiddelen: dit omvat beleid, richtlijnen, sjablonen, procedures, plannen van de organisatie
- Project Scope Management Plan: Dit is een document dat helpt te begrijpen hoe met veranderingen in de scope van het project kan worden omgegaan
Stap 2: Team en belanghebbenden verzamelen
Deze stap omvat het identificeren van wie kan helpen bij het maken van de WBS. Het vereist samenwerking met teamleden. De teamleden kunnen bijvoorbeeld helpen bij het opschrijven van alle taken voor de voltooiing van het project.
Stap 3: Bepalen vertegenwoordiging en aanpak van WBS
De weergave kan een tabelweergave zijn of een boomstructuur zoals hierboven beschreven. Voor een bepaald project zijn de twee weergaven van WBS bijvoorbeeld als volgt:
Stap 4: De belangrijkste resultaten en niveaus definiëren
Dit omvat het opsplitsen van de belangrijkste resultaten in aanvullende componenten en niveaus. Er zijn drie niveaus in een WBS. De eerste is het complete project, de tweede omvat alle deliverables die nodig zijn voor de voltooiing van het project, en de derde omvat de verdeling of uitsplitsing van deliverables in kleinere delen zoals werkpakketten. Aan de werkpakketten is een regel verbonden, dat wil zeggen dat ze niet in minder dan 8 of meer dan 80 uur mogen worden voltooid. Deze 8/80-regel wordt alleen toegepast op werkpakketten, aangezien dit de elementen zijn die aan het teamlid worden toegewezen samen met een toegewezen deadline.
Stap 5: 100% regel
Deze regel stelt dat elk uitsplitsingsniveau in de WBS alle te leveren elementen moet hebben die 100% van het bovenliggende product vertegenwoordigen. Deze regel is essentieel om ervoor te zorgen dat er geen duplicaten zijn. Hiervoor is het noodzakelijk om ervoor te zorgen dat de som van alle WBS-deliverables 100% van het volledige project uitmaakt. 100% moet worden toegepast op alle subniveaus voor optimale resultaten.
Stap 6: Nummeringsschema
Na het definiëren van de WBS-componenten, krijgt elke component een nummer dat kan worden aangeduid als een WBS-ID. Dit vertegenwoordigt de locatie in de WBS-structuur waarop elk niveau van WBS wordt geplaatst. Op het eerste niveau moet het eerste nummer of ID 1 zijn, en de volgende componenten worden daarna opeenvolgend genummerd. Zo zou 1.1 worden toegewezen voor het eerste subniveau-element, 1.1.1 voor verdere subniveau-elementen. 1.2 zou worden toegewezen aan een ander subelement van het eerste niveau.
Stap 7: WBS-woordenboek
Dit is een document waarin alle elementen van WBS worden beschreven.
Dus na al deze stappen zou een WBS-sjabloon hieronder willen:
De taakbeschrijvingen kunnen handmatig worden ingesprongen met de knoppen 'Inspringen' op het tabblad 'Start' of met voorwaardelijke opmaak. Een andere benadering zou ook kunnen zijn om een lijst te maken waarin het nummeringsschema ook deel uitmaakt van de taakbeschrijving, zodat er geen extra inspringing nodig is.
Voorbeeld 2
Bij het opsplitsen van het project hebben we nu Excel ingesteld voor toegang tot of ontvangst van de gegevens. Laten we nu eens kijken hoe we zo'n sjabloon in Excel kunnen maken:
Stap 1: Maak de onderstaande kolommen bovenaan:
- Taak-ID
- Taakomschrijving
- Voorganger
- Eigenaar
- Rol
- % Voltooiing
- Begin datum
- Einddatum
- Bezorgen aan
Stap 2: Nadat deze kolommen zijn gemaakt, moeten de cellen worden opgemaakt. Eerst formatteren we de taak-ID van de cel. Om het op te maken, markeren we eerst de kolom die is aangewezen voor taak-ID-nummers door op de letter bovenaan de kolom te klikken. Klik met de rechtermuisknop op de geselecteerde kolom en selecteer vervolgens 'Cellen opmaken' -> 'Getal' en zet decimalen op 1. Vervolgens formatteren we kolom: Voorganger, die taakafhankelijkheden bijhoudt. Dit moet op dezelfde manier worden ingesteld als 'Taak-ID'. 'Startdatum' en 'Einddatum' moeten worden ingesteld om ingevoerde datums te accepteren.
Stap 3: Voer de gegevens in.
Stap 4: Vervolgens kunnen we voorwaardelijke opmaak gebruiken voor verschillende taken, bijvoorbeeld zeggen dat we taken willen markeren die zijn gekoppeld aan een bepaald product, of die zijn toegewezen aan een bepaald lid, of taken die binnen een bepaald tijdsbestek moeten worden uitgevoerd.
Stap 5: We kunnen ook de 'gegevensbalk'-functie zien om een kolom als'% voltooiing grafisch 'weer te geven. Deze functie is toegankelijk via de vervolgkeuzelijst 'Voorwaardelijke opmaak'.
Dingen om te onthouden
- Om een efficiënte WBS te creëren, moeten zelfstandige naamwoorden worden gebruikt in plaats van werkwoorden om de focus op te leveren producten te houden.
- Er moet een hiërarchie of boomstructuur worden gebruikt om de relatie tussen te leveren producten voor de projectomvang te illustreren.
- Bij het inzoomen door niveaus van WBS moet de 100% -regel worden gevolgd.
- WBS moet in samenwerking met alle leden worden opgebouwd.
- Het hoogste niveau van WBS vertegenwoordigt het laatste project.
- Elke taak mag niet meer dan 10 dagen duren.
- Elke taak moet uniek zijn en er mogen geen duplicaten zijn.
- Het kan helpen bij een gedetailleerde kostenraming.
