Wat is kostenoverschrijding?
Kostenoverschrijding, ook wel budgetoverschrijding genoemd, is het scenario waarin de kosten van een project of bedrijf de neiging hebben om te stijgen dan waarvoor het was gebudgetteerd en kan te wijten zijn aan de stijging van de kosten als gevolg van een onjuiste budgettering of een onderschatting van de werkelijke kosten op rekening van enkele onvoorziene scenario's waarmee geen rekening werd gehouden tijdens het budgetteringsproces.
Kenmerken
- Kostenoverschrijdingen komen over het algemeen voor bij infrastructuur-, bouw- en IT-projecten, die veel onverwachte kosten met zich meebrengen tijdens de fase van projectafronding.
- Ze hebben voornamelijk te maken met drie factoren, zoals politieke redenen, psychologische redenen en technische redenen.
- Dit is voornamelijk te wijten aan een gebrek aan financiering, gebrek aan coördinatie, ongeplande kosten of vertragingen in het project.
- Het is altijd onzeker, en hiervoor is geen budgettering mogelijk. Het wordt geacht te gebeuren wanneer bepaalde fasen van een project of bedrijf de werkelijke begrote kosten overschrijden.
- De meting van kostenoverschrijdingen is verschillend voor verschillende industrieën of bedrijven.
Soorten kostenoverschrijdingen
# 1 - Schattingen
De kosten met betrekking tot het bedrijf kunnen worden onderschat vanwege factoren zoals persoonlijke vooringenomenheid en gecompliceerde procedures die bij de voltooiing van de taak betrokken zijn. We kunnen de prognosemethodologie van de referentieklassen gebruiken om de kans op nauwkeurigere schattingen te vergroten. Het probleem is dat de beste prognoses verkeerd kunnen blijken te zijn om de perfecte schatting te berekenen, en daarom is het altijd een goede gewoonte om een onvoorziene gebeurtenis als onderdeel van het budget te houden om met ongunstige scenario's in de toekomst het hoofd te bieden.
# 2 - Risico
Risico kan elk scenario zijn waarvoor we geen waarschijnlijkheid kunnen toewijzen. Ze kunnen niet eerder worden voorspeld en vallen soms niet onder de controle van het bedrijf, zoals een natuurramp, wat de voltooiing van een project of de prestaties van een leverancier kan vertragen, wat uiteindelijk het bedrijf kan schaden. Een goed risicobeheerplan kan het bedrijf helpen het risico tot op zekere hoogte te beperken, maar risico is het primaire type waarmee elk bedrijf of project wordt geconfronteerd.
# 3 - Scope Creek
Scope creek wordt gedefinieerd als gelegenheden waarbij niet-geregistreerde activiteiten opduiken in het project of bedrijf, die niet waren opgenomen in het budget of de werkelijke kosten. Het kan gebeuren wanneer het management doorgaat met het toevoegen van functies aan het project als en wanneer het wordt geëvolueerd of vereist, of in de gevallen waarin het projectteam te creatief wordt en begint met het opnemen van ongedocumenteerde activiteiten. Projectmanagement en -controles zijn primair zo ontworpen dat dergelijke scenario's worden voorkomen door de constante herbeoordeling van het budget.
# 4 - Kostenescalatie
Kostenescalatie houdt meer verband met economische factoren zoals inflatie, waaronder mogelijk de prijsstijging van een bepaald item gedurende een periode die niet in de oorspronkelijke begroting was opgenomen.
Hoe kostenoverschrijding te voorkomen?
- Traditionele technieken omvatten de toepassing van projectmanagementtools zoals PRINCE, hoewel de resultaten niet gegarandeerd zijn.
- In het huidige scenario nemen modernere tools en applicaties zoals Agile traditionele technieken over om bedrijven te helpen omgaan met kostenoverschrijdingen.
- Zaken als een eenheid moeten proactief plannen en verschillende scenario's omvatten die tot een dergelijke overschrijding kunnen leiden.
- De maandelijkse of driemaandelijkse prognose is een must om rekening te houden met de veranderingen in de werkelijke cijfers in vergelijking met het budget en dienovereenkomstig te plannen.
- Het bedrijf moet veel aandacht besteden tijdens de projectplanningsfasen, aangezien dit als basis dient.
- Het vermogen van de verkoper om te presteren en te leveren, moet grondig worden gecontroleerd op het moment dat de leverancier wordt aangenomen.
- Het bedrijf zou moeten oefenen om moderne planningstools en grafieken te gebruiken om de kosten beter te beheersen.
- De projectmanager moet het project continu bewaken en controleren.
- Stakeholders van het project of het bedrijf moeten altijd op de hoogte worden gehouden van de veranderende scenario's, zodat ze op één lijn staan en op deze manier kan het bedrijf hun kennis gebruiken.
- Vechten met Scope Creek is een must, en bedrijven moeten ervoor zorgen dat ze binnen de oorspronkelijk geplande scope blijven.
Oorzaken
- Kosten die niet zijn gepland : onvoorziene scenario's kunnen een aantal activiteiten met zich meebrengen die aanvankelijk niet in het plan of budget waren opgenomen. Het kan te wijten zijn aan technische, politieke of psychologische redenen.
- Communicatiestoring: een misverstand tussen twee afdelingen of betrokken personen kan onnodige kosten veroorzaken.
- Verandering in Project Scope: Event, die leidt tot Scope Creek, is een van de belangrijkste redenen. Scope creek wordt gedefinieerd als gelegenheden waarbij niet-geregistreerde activiteiten opduiken in het project of bedrijf, die niet waren opgenomen in het budget of de werkelijke kosten.
- Onderschatting van de complexiteit van projecten: Bepaalde fasen van een project of bedrijf zijn zo complex dat een juiste budgettering ervan soms een zware klus is. Dit is waarschijnlijker bij grote, dure projecten.
- Onvoldoende financiering: financiering vormt de ruggengraat van elk bedrijf of project. Het kapitaaltekort kan uiteindelijk leiden tot kostenoverschrijdingen, waarbij het project of het bedrijf te maken kan krijgen met een crisis bij de financiering van hun gemeenschappelijke activiteiten.
- Gebrek aan leiderschapservaring: een relatief onervaren management of inefficiënt management kan leiden tot een onjuiste planning van het project en een onnauwkeurige projectbudgettering. Zo kan het project na verloop van tijd het slachtoffer worden van een verkeerde budgettering en in een geval van kostenoverschrijding.
- Ontbreken van een noodplan : het bedrijfsleven lijdt ook als er geen back-upplanning of een noodplan is voor onvermijdelijke scenario's. Een back-upplan is een must, vooral voor grootschalige projecten, aangezien sommige afwijkingen van de gebruikelijke gebudgetteerde kosten miljoenen kunnen kosten.
- Projectvertragingen: Vertragingen in de voltooiing van het project ten opzichte van de gebruikelijke geplande voltooiing leiden uiteindelijk tot kostenoverschrijdingen, aangezien activiteiten die verder gaan dan de voltooiingsdeadline niet in de begroting werden verantwoord.
Voorkomen van kostenoverschrijding
# 1 - Goede planning
Planning vormt de basis van elk project of bedrijf en de beste manier om kostenoverschrijding te voorkomen, is door het te plannen voordat het project wordt uitgevoerd. Hoe nauwkeuriger de schattingen zijn, hoe groter de kans dat het project binnen het budget blijft.
# 2 - Kennis van leveranciers
Verkopers moeten grondig worden beoordeeld voordat ze worden aangenomen. Volledige kennis over hun capaciteiten en ervaring in het dossier moet worden verkregen door het project en het bedrijf om worstcasescenario's te vermijden. De juiste due diligence is vereist voordat de relatie met de verkoper wordt versterkt.
# 3 - Vermijd Scope Creek
Veel onnodige activiteiten zouden geen plaats mogen vinden in het project, en het bedrijf of project zou binnen de oorspronkelijke scope van het project moeten blijven met een minimale afwijking van het plan.
# 4 - Gebruik van Project Planning Tool
Om het project te bewaken en te besturen, moet het gebruik van moderne tools zoals de Gantt Excel-grafiek of projecttrackingsjabloon worden geïmplementeerd, zodat de projectmanager op de hoogte is van elke fase van het project en de kans op kostenoverschrijding.
Conclusie
Dit is een onvermijdelijk scenario waarmee elk bedrijf of project wordt geconfronteerd, maar hoe het te minimaliseren of te verminderen hangt sterk af van het management of de projectmanager. Een proactieve aanpak kan het bedrijf helpen om de kans op kostenoverschrijding te verkleinen met een goede planning en een grondige analyse van de schattingen.
