Sjabloon voor actie-items - Gratis download (ODS, Excel, PDF en CSV)

Andere versies

• Excel 2003 (.xls)
• OpenOffice (.ods)
• CSV (.csv)

Sjabloon voor actie-item voor vergadering

Het gebruik van het Actie-item-sjabloon is om de actie-items bij te houden, en er zijn veel verschillende doeleinden waarvoor hetzelfde kan worden gebruikt. Verschillende soorten actie-items kunnen een sjabloon voor corrigerende maatregelen, een actie voor projectbeheer, een prioritaire actie of een corrigerende actie zijn. Het sjabloon voor corrigerende maatregelen geeft een van alle details weer met betrekking tot problemen met de actie-items. Zorg ervoor dat u de naam van het bedrijf en de controledatum vermeldt. Verder kan men het documentlognummer, de corresponderende corrigerende acties en problemen met betrekking tot de actie-items opnemen.

Raadpleeg het Excel-bestand voor de sjabloon.

Over de sjabloon voor actie-items

• Om dit type sjabloon te voltooien, moet men de datum van voltooiing en ook de deadline voor de correctie opnemen, en dit zou verantwoording kunnen afleggen aan de mensen die verantwoordelijk zijn voor het nemen van de corrigerende maatregelen voor de gegeven actiepunten.
• Doorslaggevend actiesjabloon is een ander type waarin een beschrijving van de beslissingen die men moet nemen voor die specifieke actie, en hier kan men de prioriteit van de taak omvatten, de persoon die verantwoordelijk is voor dezelfde en die naar verwachting tot op heden voltooid zal zijn.
• Prioriteitsactiesjabloon is een andere variant waarin de taak wordt vermeld in termen van prioriteit, samen met de beoogde voltooiingsdatum, de verantwoordelijke persoon, de status van het probleem en het gebied. Het kan ook een invulveld bevatten.
• Projectbeheeractiviteiten omvatten de fasen van het project, de eigenaar, de prioriteit ervan, de geschatte voltooiingsdatum en eventuele corrigerende maatregelen die, indien nodig, moeten worden ondernomen.

Componenten

Hieronder vindt u de details van de sjabloon voor het generaliseren van actie-items, en u kunt naar behoefte extra kolommen toevoegen of deze verwijderen.

Deel # 1: actie-item

Het allereerste deel van de sjabloon voor actie-items is een actie-item, en dit zal een uniek identificerend taaknummer zijn dat zichzelf zal onderscheiden van andere taken en hetzelfde zal herkennen. Het zal helpen om door de actie-items te navigeren, bijvoorbeeld A20122, A20123 of Item Task I, enz.

Deel # 2: prioriteit

Het behouden van het prioriteitsveld zal letterlijk helpen om naar de actie of de taak te navigeren, en men kan het meest gevoelige deel identificeren, en men kan zich daarop concentreren. De prioriteitstaak moet worden ingevoerd met tijdigheid, de hoogste mate van focus, enz. Prioriteit kan worden gedefinieerd, zoals 'H' als hoge prioriteit, 'L' als lage prioriteit en 'M' als gemiddelde prioriteit, of daar kunnen andere notaties worden gebruikt, zoals kleuren zoals rood weergeven als de hoogste prioriteit. Afhankelijk van het doel, kan men bepalen hoe hetzelfde te volgen.

Deel # 3: vervaldatum

Dit is het meest kritieke veld in de sjabloon voor actie-items, omdat dit zal worden gebruikt om de vervaldatum bij te houden waarop het specifieke actie-item moet zijn voltooid.

Deel # 4: Beschrijving

Het is het hart van het actie-item, aangezien dit veld zal worden gebruikt om te bepalen wat dat specifieke actie-item zal vertegenwoordigen. Samen met het prioriteitsniveau, actie-items en beschrijving, kan men de exacte taak kennen die moet worden voltooid en wat er moet worden gedaan. Men kan bijvoorbeeld invoeren "Om de fouten te corrigeren en corrigerende maatregelen te nemen om hetzelfde te vermijden."

Deel # 5: eigenaar

Deze wordt gebruikt om degene te volgen en te identificeren die verantwoordelijk is voor het voltooien van die taak, en de naam zal voor dezelfde worden geïdentificeerd. Die persoon is verantwoordelijk voor het voltooien van de taak en neemt de verantwoordelijkheid als de taak niet binnen de vervaldatum wordt voltooid. Het wordt van tevoren overeengekomen voordat een naam wordt toegekend.

Deel # 6: Notes

Het is een extra veld waarin men de voortgang van de taak kan volgen, dat is hoeveel dezelfde is voltooid en of er een probleem of uitdagingen zijn of dat er aanvullende opmerkingen zijn die moeten worden genoteerd en die allemaal hier moeten worden vermeld. Voer bijvoorbeeld de datum in - en het stadium van voltooiing.

Deel # 7: Status

De status kan in deze sectie worden bijgewerkt, en dit kan op één regel staan. Actie-items kunnen bijvoorbeeld worden genoemd als Open, wat betekent dat ze nog steeds niet zijn opgelost; onderhanden werk zou betekenen dat er nog aan het actiepunt wordt gewerkt; er zou kunnen worden uitgesteld, waarbij het zou betekenen dat het actiepunt voorlopig is uitgesteld. De geannuleerde status zou betekenen dat het actie-item is geannuleerd en er niet langer aan hoeft te worden gewerkt en dat het de definitieve status zal zijn, wat zou betekenen dat het actie-item is voltooid door de eigenaar en nu niet meer openstaat en kan worden gemarkeerd als groen.

Hoe deze sjabloon te gebruiken?

Zoals hierboven vermeld, zijn er veel verschillende doeleinden waarvoor het actiepuntsjabloon kan worden gebruikt, of het nu wordt gebruikt om corrigerende maatregelen te nemen, of om een ​​project te beheren, of om een ​​vergadering te volgen of om corrigerende of beslissende maatregelen te nemen. Om dit sjabloon te gebruiken, moet men hun taken verdelen in verschillende items en toegewezen datums, samen met hun eigenaar, de streefdatum van voltooiing, de beschrijving van wat dat item vertegenwoordigt, en deze vervolgens volgen via notities, statuskolom. Men kan ook meerdere sjablonen gebruiken voor meerdere taken met meerdere taken eronder. Het ontwerp van de sjabloon moet eenvoudig en gemakkelijk te begrijpen worden gehouden, zodat als een nieuwe persoon een taak krijgt toegewezen om hetzelfde te volgen, hij dit moet kunnen doen.