Wat is een boekhoudprocedure?
De boekhoudprocedure wordt gedefinieerd als het proces van gestandaardiseerde aard dat een specifieke boekhoudfunctie vervult die ontworpen is om beter risicobeheerbeleid op te nemen, zodat deze functies op een productievere en efficiëntere manier worden uitgevoerd. De boekhoudafdeling voert verschillende functies uit, zoals het uitvoeren van facturen voor hun klanten, het verstrekken van facturen aan leveranciers, het uitvoeren van bankafstemming, en daarom vereisen dergelijke taken normaal gesproken uitgebreide en gestroomlijnde procedures.
Kenmerken van de boekhoudprocedure
# 1 - Het verzamelen van financiële informatie
Het begint met het verzamelen van financiële documenten. De verzamelde informatie kan worden vastgelegd en onderhouden via fysieke modus of elektrische modus. De kassabanden, inkomende rekeningen, bonnetjes, salarisadministratie, reisbewijzen en formulieren samen met facturen zijn voorbeelden van financiële documenten.
# 2 - Accountafstemming en verificatie
Eenmaal ingelogd op het systeem, verifiëren de accountants de financiële informatie met het beschikbare bewijs. Accountafstemming en interne en externe rapportage worden uitgevoerd volgens de vastgestelde boekhoudprocedures. Deze procedures moeten zo worden ontworpen en geconstrueerd dat ze geldige, objectieve en nauwkeurige informatie vastleggen. De procedures moeten consistent en vergelijkbaar zijn.
Voorbeelden van boekhoudkundige procedures
Voorbeeld 1
Het beste voorbeeld om het bovenstaande punt te beschrijven, is dat van voorraadwaardering. Zodra is vastgesteld dat voorraden moeten worden geregistreerd en gewaardeerd met behulp van de First-in-first-out-inventarisatiemethode, mag deze niet worden gewijzigd in een alternatieve waarderingsmethode, zoals de LIFO-inventarisatiemethode of de gewogen gemiddelde methode.
Voorbeeld 2
Een ander voorbeeld zou kunnen zijn van factureringsprocedures waarbij facturen over het algemeen aan de klanten worden uitgereikt. Dit omvat drie brede taken, namelijk het verzamelen van informatie voor facturen, het aanmaken van facturen en deze teruggeven aan de klanten. De mensen die verantwoordelijk zijn voor het factureringsproces kunnen de dagelijkse factureringsinformatie bekijken en prijzen verifiëren om de bestelling te verwerken. Zodra de beoordelingsactiviteit is voltooid, kan het het systeem vragen om de facturen in een batch af te drukken en waarbij dergelijke afgedrukte facturen vervolgens naar het factuuradres worden gestuurd.
Voorbeeld # 3
De bepaling van de loonlijst voor de werknemers is een ander voorbeeld. De salarisadministrateur kan de volgende informatie verzamelen, zoals urenstaten waarin ze de urenstaten kunnen bekijken en goedkeuren om de uren te registreren die door de werknemers zijn besteed aan de genoemde taak. Voor de uitgevoerde taken wordt het overeenkomstige loonpercentage toegepast, en dit wordt op zijn beurt gebruikt om het brutoloon en het nettoloon na aftrek van belastingen te bepalen.
Voorbeeld # 4
De berekening van de afschrijving van vaste activa is een ander voorbeeld. Op basis van de rapportagevereisten op belastingen of voor boekhoudkundige doeleinden, kan de toepassing van de MACRS-afschrijvingsmethode of lineaire afschrijvingsmethode worden bekeken om de afschrijvingskosten van het actief te bepalen.
Voordelen
- IT helpt bij het besluitvormingsproces omdat het een kader biedt en ook een effectieve werkverdeling tussen boekhoudafdelingen.
- Verschillende boekhoudprocedures vereisen verschillende niveaus van specialisatie en vaardigheden om de informatie in de boekhoudsystemen te registreren.
- Het helpt bij het vastleggen van informatie van financiële aard en niet-financiële aard.
- Het zorgt ervoor dat de opgenomen informatie onderling kan worden geverifieerd. Het helpt bij het maken van financiële overzichten die uniform van aard zijn en die kunnen worden gebruikt voor analyse van de industrie.
- De toepassing van de juiste boekhoudprocedures zorgt voor efficiëntie en tijdwinst bij het vastleggen van informatie in het systeem.
- Het zorgt ervoor dat de bedrijfsgegevens in chronologische volgorde worden bijgehouden.
- Het zorgt ervoor dat het bedrijf voldoet aan alle wet- en regelgeving.
Nadelen
- De rekeningen die volgens de boekhoudkundige procedures worden bijgehouden en gevormd, kunnen gemakkelijk worden gemanipuleerd als de processen niet worden herzien volgens de huidige toepasselijke richtlijnen die zijn voorgeschreven volgens de boekhoudnormen en wettelijke naleving.
- De informatie die via goedgekeurde procedures wordt gedeeld en voorbereid, kan vertekend zijn door menselijke fouten en oordelen.
- Het niet naleven van boekhoudkundige principes in de procedures kan resulteren in een onjuiste vastlegging van informatie.
- Het helpt bij de werkverdeling tussen verschillende afdelingen. Toch leidt het ook tot het ontstaan van onnodige silo's, wat op zijn beurt weer moeilijkheden oplevert bij het reconciliatieproces van de financiële informatie.
Conclusie
De boekhoudprocedures zijn een reeks taken of processen die de boekhoudafdeling helpen bij het stroomlijnen en uitvoeren van nuttige boekhoudfuncties. Dit zorgt voor een beter beheer van informatie met meer transparantie en robuuste rapportage van feiten. Correcte en to-the-point boekhoudkundige procedures helpen bij het opstellen van nuttige en nauwkeurige financiële overzichten.
